Для определения времени осуществления мероприятий, направленных на достижение целей проекта, и для установления взаимосвязей между ними по временному параметру с учётом наиболее рисковых событий, составляется календарный план проекта. Календарное планирование заключается в создании и последующем уточнении расписания, которое учитывает состав работ, риски, ограничения. Поскольку календарный план в виде перечня исключительно плановых параметров работ без сравнения с фактическими сроками выполнения утрачивает свой смысл, нередко, вместо календарного плана, применяют название календарного графика.
В результате создания календарного плана получается полное проектное расписание, учитывающее длительность работ и ресурсную базу, необходимую для выполнения проекта. Календарное планирование, в целом, включает несколько основных стадий, среди которых:
После перехода проекта на стадию практической реализации – исполнения запланированных действий – по календарному плану-графику отслеживается ход выполнения работ, и вносятся корректирующие изменения.
Планирование состава работ предполагает назначение ответственных исполнителей за задачи и сроки. Задачи как статическая категория с их последовательностью переводятся в динамическую категорию состояния работ, которые приводят к результату проекта. Эти приведённые в формат работ задачи сводятся в график и/или таблицу. Задачи выражают суть результатов по критерию выполнения («решены / не решены»). Соответственно, момент начала действия для задач не столь существенен, как срок окончания.
Составляет календарный план, как правило, менеджер проекта, который привлекает для этих целей экспертов в различных областях. Эксперты должны помочь иерархически выстроить полный перечень работ. Затем определяется продолжительность работ и их взаимозависимости. Некоторые работы могут выполняться одновременно (параллельно), а некоторые – только последовательно. Для наглядности данные взаимосвязи представляются в виде диаграмм Ганта, у которых по одной оси (вертикально) расположен иерархический перечень задач, а по другой оси – календарная шкала. По итогам составления графика должен получиться календарно-ориентированный, структурированный по иерархии план, включающий полный перечень работ.
Ресурсная модель проекта тоже является частью календарного планирования. Учитывается необходимость исполнителей для того или иного этапа работ и степень уникальности их квалификации, наличие сырья и расходных материалов, механизмов и оборудования. Ресурсная база оценивается по характеристикам времени (календарная или суточная занятость), затрат на использование ресурсов, максимальной доступности ресурса в процентах.
В простейшем виде параметрами календарного плана становятся даты начала и завершения каждой работы, продолжительность, а также необходимые для этих работ ресурсы. Сложные календарные планы насчитывают несколько вариантов начала и завершения работ, их продолжительности и резервов времени. Методика расчёта сетевых моделей даёт возможность рассчитывать лишь ранние и поздние даты. Исходные (базовые) плановые даты и текущие даты нужно выбирать с учётом иных факторов. Основных вариантов выбора три:
В случае различия дат раннего и позднего начала интервал между ними (период, когда работа может начаться), становится резервом времени. В большинстве систем планирования за исходное принимается утверждение, что продолжительность работ останется неизменной, а, значит, разница между поздним и ранним начало и поздним и ранним завершением работ совпадёт. Критической работой (продолжительность которой указывает на продолжительность проекта в целом) становится работа с резервом времени, равным нулю. Соответственно, критической продолжительностью считается минимальное время, необходимое для выполнения всего комплекса работ, а будет иметь длину критической продолжительности.
Поскольку в основе управления проектами лежат параметры содержания работ, ограничений и рисков, составление календарного следует рассматривать с учётом этих параметров. Этапы разработки плана ткже будут соответствовать этим параметрам: этап № 1 и № 2 – содержанию работ, этап № 3 и № 4 – ограничениям, этап № 5 – рискам.
Подобная этапность соответствует общей логике разработки календарного плана, обуславливающей следующую смысловую последовательность:
Поскольку существуют две противоположные стратегии реагирования – активная и пассивная – они тоже находят отражение в календарном плане. Так активное реагирование предполагает включение в план дополнительных работ, которые направлены на минимизацию рисков, а это, в свою очередь, влияет и на сроки выполнения связанных работ. Если рассмотреть включение этого учётного параметра на примере выведения на рынок новой услуги, то в случае обнаружения угрозы невостребованности услуги, для минимизации потерь проводят дополнительное исследование. Это исследование как отдельная работа включается в план и меняет его. Пассивное реагирование тоже оказывает опосредованное влияние на план, поскольку предполагает создание дополнительных финансовых резервов под обнаруженные риски.
Чтобы определить окончательные расчётные сроки операций, входящих в состав проекта, и его общую продолжительность необходимо осуществить заключительное согласование и утверждение документа календарного плана. Согласование с участниками проекта уточняют степень детализации графика, которая должна быть достаточной, но не избыточной. Другими словами, если за смежные операции ответственность несёт тот же ресурс, то необходимости в дальнейшем делении вышестоящей работы нет. Если выделенная в самостоятельную работу задача должна быть передана в исполнение другому ответственному лицу, то процесс разделения пока нельзя назвать завершённым.
В ходе предварительной подготовки календарного плана создаётся целый ряд промежуточных документов, включающий планы вех, сетевые модели, ИСР и другие. Сам же календарный план становится не только документом планирования, но и документом контроля исполнения. В полном виде документация по пакету календарного графика проекта включает:
Таким образом, календарный проектный план функционально нужен для:
С помощью программ по управлению проектами (например, Microsoft Project) можно создавать электронную форму план-графика в виде диаграммы Ганта или табличной формы. «Шапка» план-графика в табличной форме может состоять из колонок «Работы», «Сроки» (с разделением по колонкам на сроки начала и окончания работ), «Ответственные исполнители», «Результат», «Факт реализации». Нередко в отдельных колонках все работы нумеруют, и для каждой из них оставляют ячейку комментария.
На практике с составлением расписания управление проектным планированием не заканчивается, поскольку корректировка бюджета и изменение зависимого от него плана-графика предполагает прохождение нескольких итераций.
Окончательный план собирается в сводный комплексный документ после разработки организационной структуры, планирования поставок, оценивания рисков.
Наверняка, у каждого из вас есть уже свой проект, или идея, которую вы готовы реализовать. Если нет, то на первом этапе занятия лучше организоваться в небольшие группы и ответьте на ряд вопросов по методу «Качели времени». Данный метод позволит вам дать основные советы с чего можно начать, реализуя свою идею.
На следующем этапе попробуйте смоделировать свое будущее, и ответить на ряд вопросов, фиксируя свои ответы. После того, как вы ответите на все вопросы, вы вернетесь в настоящее, где проанализируете свои ответы из будущего, определяя шаги к его созданию прямо сейчас.
«Качели времени» реализованного проекта:
После того, как ответили на вопрос «качелей», и «в настоящем» получили ключ к вопросам, вы осознаете, что все начинается именно сейчас, что будущее зависит от того, что вы предпринимаете сегодня.
Основная часть.
Проект - это ограниченное во времени мероприятие, направленное на создание уникальных продуктов и услуг или получение принципиально новых результатов.
Все ли понимают зачем управлять проектом? Может ли проект осуществляться самостоятельно? Запишите ключевые ответы, исходя из которых формулируется понятие «управление проектами».
Управление проектами - деятельность, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями.
Этапы управления проектом:
Основные термины для работы в рамках учебного курса:
Стоимость (издержки, затраты). В наиболее простом виде издержки – это количество потраченных на его реализацию ресурсов.
Сроки (время) – временной интервал, необходимый для реализации проекта с момента его старта.
Риски – это неопределенные события или условия, которые в случае реализации имеют позитивное или негативное влияние, по меньшей мере, на одну из основных областей проекта, например содержание, сроки или стоимость.
Для компактного описания ситуации, в рамках которой предстоит разрабатывать и реализовывать конкретный проект, можно использовать такой метод, как SWOT-анализ. Название метода образовано от первых букв английских терминов: сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunities), угрозы (threats). Этот метод позволяет проанализировать проект с позиции каждой из четырех указанных выше сторон, что дает полное представление о ситуации и рисках проекта.
Практическое задание.
Участники учебного курса получают карточки с уже разработанным SWOT-анализом какого-либо проекта. Задача - проанализировать, в какой ситуации находится проект, жизнеспособен ли он, и презентовать всем участникам процесса. Время на выполнение задания: 4 минуты. Время на презентацию: 4 минуты.
Шаги по разработке календарного плана-графика проекта
Календарный план-график проекта – это документ, в котором определены плановые даты начала и завершения всего проекта, пакетов работ и операций проекта. Календарный план-график используется для того, чтобы по нему оценивать прогресс исполнения проекта.
Наиболее распространенными формами представления информации о календарных сроках проекта является сетевой план-график и диаграмма Ганта.
Сетевой план-график проекта
Схематическое отображение хронологической последовательности выполнения запланированных действий и их сроков называется сетевым план-графиком проекта.
На рисунке представлен сетевой план- график, он всегда создается слева направо. На графике логические взаимосвязи показаны стрелками, а действия - прямоугольниками.
На сетевом графике выделяется так называемый критический путь, которому соответствует самая продолжительная последовательная цепочка операций проекта (действий) (на рисунке критический путь выделен прямоугольниками красного цвета).
Задержка выполнения операций, находящихся на критическом пути, приведет к удлинению длительности проекта.
Диаграмма Ганта
К числу наиболее распространенных форм наглядного представления расписания проекта относится так называемая «ленточная диаграмма», или диаграмма Ганта.
По внешнему виду диаграмма Ганта представляет собой размещенный в прямоугольной системе координат набор полос («лент»), местоположение и длина которых соответствуют временным параметрам отдельных элементов (фаз, пакетов работ, операций).
Общий вид диаграммы Ганта представлен на рисунке.
Описание операции |
Календарные единицы |
Временные рамки проекта |
||||
Пакет работ (1) |
|
|
|
|
|
|
Пакет работ (2) |
|
|
|
|||
Пакет работ (3) |
|
|
||||
Пакет работ (4) |
|
Практическое упражнение. Закрепление знаний.
Исполнение проекта направлено на непосредственное создание продукта (услуги), ради которых реализуется данный проект. Вначале набирается команда проекта в соответствии с планом проекта, проводится инструктаж, запуск работы. В ходе выполнения работ, запланированных в плане проекта, идет отладка командного взаимодействия, реализуются меры по устранению недопустимого отклонения от плановых показателей. Главным при исполнении проекта становится эффективное достижение намеченных целей.
Это означает, что практические шаги, согласно утвержденному плану, должны обеспечить достижение в установленные сроки качественных результатов за счет использования выделенных ресурсов.
Мониторинг и контроль нацелены на обеспечение исполнения проекта в соответствии с планом проекта, отслеживание определенных параметров проекта, которые должны сохраняться в заданных пределах, а также на своевременное обнаружение возможных проблем и отклонений, принятие решений в ответ на изменения, возникающие в проекте, контроль качества. В ходе контроля проводится проверка результата на степень его соответствия плановым показателям. По итогам такой проверки может быть принято решение либо о доведении качества продукта или услуги до требуемого уровня, либо о досрочном завершении проекта.
Завершение проекта включает процедуры по составлению итоговых отчетов, проведение окончательных взаиморасчетов между участниками проекта. Отдельной частью завершающего этапа может стать обобщение и описание накопленного опыта. Главная часть успешного завершения проекта - передача произведенного продукта (услуги) тому пользователю, которому он и предназначался.
Подумайте и запишите, в чем может заключаться социальная или иная выгода Вашего проекта? Почему Вы считаете, что продукт проекта будет востребован?
Формула успеха проекта:
Успех проекта = Успех управления проектом + Востребованный продукт проекта
Формула провала проекта:
Провал проекта = Неудачные планы + Никому не нужный продукт проекта
Форма представления плана влияет на его восприятие, а следовательно, и на эффективность его реализации и контроля исполнения. Для повышения практического эффекта плана форма его представления должна учитывать/3/: 1) масштаб планируемого процесса (число необходимых элементов плана); 2) предметную область планирования; 3) характер элементов плана (детерминированные, случайные, неопределенные); 4) особенности воображения и психологии восприятия информации конкретной группой потенциальных исполнителей плана; 5) наглядность и удобство контроля и корректировки хода исполнения плана для менеджера. В силу этого на практике наибольшее распространение получили следующие формы представления планов: ординарное (простое) представление планов, графики Ганта (циклограммы), план-графики, сетевые графики. При ординарном представлении плана его пункты формулируются предметно и записываются либо по порядку их исполнения, либо группируются в разделы в соответствии с областью деятельности (производственная, научная и т.п.), функциональным назначением (безопасность, развитие, маркетинг и т.п.), исполнителем (начальник производства, отдел снабжения и т. д.). Такой план может содержать пять столбцов. В первом столбце проставляются номера пунктов плана. Во втором столбце формулируют содержание конкретного пункта плана. В третьем, четвертом, пятом записывают, соответственно, срок исполнения, фамилию или должность ответственного исполнителя, фамилию или должность контролирующего лица (менеджера). На титульном листе такого плана должны располагаться утверждающие и согласующие подписи вышестоящих руководителей и менеджером, наименование плана и другие необходимые для принятия и исполнения плана атрибуты и сведения. Такое представление плана не позволяет легко и наглядно установить соответствие и логическую взаимосвязь работ и времен их выполнения. Поэтому ординарное представление планов характерно для простых процессов или агрегировано и упрощенно представляемых процессов высокого уровня иерархии. План-графики по форме представления близки к ординарным планам, но в перечень работ включают решения по результатам выполнения одной или нескольких работ плана и вспомогательные работы (передача информации, контроль результатов и т. п.), которые позволяют судить о взаимной обусловленности работ, входящих в план. При представлении тана в виде графиков Ганта (циклограмм) в крайнем левом столбце таблицы записывают номера пунктов III . В следующем за ним столбце формулируют содержание пунктов плана, наименование работ, используемое оборудование. Затем идут столбцы, соответствующие календарному времени выполнения плана, например, недели, месяцы, годы. В этих столбцах отмечаются время начала работы по пункту плана, а продолжительность работы соответствует длине горизонтального отрезка, изображенного на плане. В менеджменте учетно-плановый график Ганта считается инструментом оперативного планирования и управления производством. Его можно использовать на всех этапах оперативного управления производством: при планировании, диспетчеризации, выдаче нарядов на работу, контроле сроков выполнения работ/1/. Такое представление плана позволяет наглядно представить соотношения времен выполнения отдельных работ в планируемом периоде, загрузку конкретного образца технологического оборудования, но не позволяет установить логические взаимосвязи и взаимообусловленность выполнения работ. Поэтому рассматриваемое представление плана может быть наиболее полезно при качественном анализе равномерности загрузки производственных мощностей и т.п. Сетевое планирование /9,10/ позволяет установить логические взаимосвязи и взаимообусловленность выполнения работ, а также оценить время выполнения соответствующих работ и плана в целом. Поэтому система сетевого планирования нашла широкое применение на промышленных предприятиях, в строительстве, научно-исследовательских, проектных институтах. План в этом случае изображается в виде сетевого графика, т. е. сетевой модели или сети. Основными элементами сетевой модели являются: работа, событие, продолжительность работы, различные виды путей. Работа в сетевом графике изображается стрелкой. Различают несколько видов этого понятия: действительная работа, ожидание, зависимость, «фиктивная работа». Под действительной работой понимается процесс, требующий затрат времени и ресурсов. Ожидание - процесс, который требует только затрат времени и не нуждается в использовании ресурсов (застывание бетона, остывание детали и т. п.). Фиктивная работа (зависимость) - логическая связь между двумя или несколькими событиями. Фиктивная работа не требует для своего осуществления затрат ни времени, ни ресурсов. Этот вид работы указывает только на то, что определенное событие (работа) не может начаться без осуществления другого события (работы). Действительная работа и ожидание отображаются в сетевом графике сплошной стрелкой, а «фиктивная работа» - пунктирной. Событие - это момент времени, определяющий возможность осуществления начала или окончания данной работы или нескольких работ. Продолжительность события во времени равна нулю. Событие обозначается кружком. Номер события проставляется внутри кружка. Использование понятия «событие» в качестве важнейшего элемента плана существенно отличает сетевой график от других методов планирования. Событие разграничивает работы плана. Оно является результатом выполнения предшествующей работы плана, а также необходимым условием начала последующей работы. Событие, с которого начинается данная работа, называется «начальным», а то, которое завершает данную работу, - «конечным». В любом сетевом графике есть два особых события: исходное и завершающее. Исходное событие не имеет входящих в него работ и обозначается как нулевое. Это отправной момент начала работ по данному сетевому графику. В завершающем событии только сходятся работы и ни одна из него не выходит. Номер работы может состоять из двух цифр. Первая цифра соответствует номеру начального события, вторая -номеру конечного события. Важнейшим элементом сетевого графика является путь - непрерывная последовательность работ. Путь определяется по направлению стрелок. При этом ни один путь не должен дважды проходить через одно и то же событие. Длина пути рассчитывается как сумма продолжительности составляющих его работ. Продолжительность выполнения отдельных работ определяется различными методами: нормативным, экспертных оценок и др. Трудоемкость выполнения работ проставляется над линией-стрелкой, которая обозначает данную работу. Различают несколько видов путей: предшествующий событию, полный, критический. Предшествующий событию путь - последовательность работ от исходного события до данного события. Любой путь от исходного до завершающего события на сетевом графике называется полным. Критическим называется путь наибольшей длины между исходным и завершающим событиями. Критический путь определяет возможность выполнения работы в желаемые сроки. Задержка в реализации любой из работ, лежащих на критическом пути, ведет к нарушению сроков выполнения данного плана. Пути обычно обозначаются L n , где п - номера событий, через которые проходит данная последовательность работ. Допускается упрощенное обозначение пути - перечислением через тире номеров событий на данном пути. При построении сетевого графика необходимо соблюдать ряд правил: 1. Общее направление стрелок, отражающих работы (операции), должно быть слева направо, снизу вверх, сверху вниз. 2. Сетевой график не должен иметь лишних пересечений стрелок. 3. Все события, кроме завершающего, должны иметь последующую работу. 4. В сетевом графике не должно быть событий, кроме исходного, в которые не входит ни одна работа (то есть хвостовых событий). 5. Все события должны иметь различные номера. 6. В сетевом графике не должно быть замкнутых циклов, т. е. цепочек работ, которые возвращались бы к тому событию, из которого они вышли. Наличие таких циклов свидетельствует об ошибке в исходных данных или неправильном структурировании множества работ. 7. Если в сетевом графике одно событие служит началом нескольких работ, заканчивающихся другим событием (т. е. при необходимости отобразить параллельные работы), то в этом случае вводится дополнительное событие и «фиктивная работа». Первичные сети являются наиболее детализированными. Они строятся на уровне конкретных исполнителей с отражением всех работ и их взаимосвязей. Частные сети более укрупнены: в них объединяют первичные сети данного объекта. Сводная сеть объединяет полный комплекс работ ряда объектов. Сводная сеть - наиболее укрупненный вид сети. Она разрабатывается на основе интеграции (сшивания) первичных и частных сетей. Сводная сеть строится в три этапа/10/. На первом этапе проверяют правильность составления первичных графиков. При этом анализируют выполнение комплекса правил построения сетей. Порядковые номера событий, наличие событий, в которые не входит ни одна работа (кроме исходной), события (кроме завершающего), из которых не выходит ни одна работа, правильность отображения параллельно выполняемых работ, наличие замкнутых контуров и др. Обнаруженные неточности устраняются. На втором этапе осуществляется интеграция первичных сетей в сводную сеть, конечное событие которой соответствует заданной цели. На этом этапе определяется и проверяется полное совпадение граничных событий и работ. Граничной работой называется работа, у которой непосредственно предшествующие или последующие события являются граничными. Граничным событием называют событие, принадлежащее двум или нескольким первичным сетям. От первичной сети в сводном сетевом графике граничные события и работы должны сохраняться. Поэтому проверяют формулировку этих событий и работ в первичных сетях. На третьем этапе производится укрупнение сетей. Необходимость в укрупнении возникает в тех случаях, когда/10/: 1) сетевой график становится малообозримым из-за большого числа входящих в него работ и событий; 2) планирование ведется на различных уровнях иерархии. Решая эту задачу, необходимо соблюдать ряд правил. Правило первое: группа взаимосвязанных работ может быть заменена одной работой, если эта группа имеет фиксированное входное и выходное события, которые на укрупненном сетевом графике могут быть представлены как начальное и конечное события новой работы. Второе правило - входные и выходные события для сетей различных уровней должны быть одинаковы. Третье правило - нельзя вводить в укрупненную сеть события, которых нет на первоначальной сети.ЛИТЕРАТУРА К ГЛАВЕ 3
1. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.-М.:« Дело», 1993-702 с. 2. Саркисян С.А., Ахундов В.М., Минаев Э.С. Анализ и прогноз развития больших технических систем. М.: Наука, 1982-279 с. 3. Глушенко В.В. Прогнозирование, планирование, успех или прогнозирование и планирование в условиях рынка. М.: рук. деп. в ВИНИТИ N 1581-В-96 от 17.05.1996, 272 с., сб.реф.М. 4. Рабочая книга по прогнозированию / Редкол.: И.В.Бестужев-Лада (отв. ред.). - М.: Мысль, 1982.-430 с. 5. Четыркин Е.М. Статистические методы прогнозирования. Изд.2-е., М.: Статистика, 1977-200 с. 6. Растригин Л.А., Пономарев Ю.П. Экстраполяционные методы проектирования и управления. - М.: Машиностроение, 1986.-120с., ил. 7. Ф.Котлер. Основы маркетинга. С-Петербург, АО «КОРУ-НА», АОЗТ «ЛИТЕРАТУРА ПЛЮС», 1994, 698 с. 8. Бизнес-план: Методические материалы/ Под ред. проф. Р.Г.Маниловского. - М.: Финансы и статистика, 1994.-80с. 9. Организация, планирование и управление деятельностью промышленных предприятий. Учебник для вузов. Под ред. С.Е.Каменицера, М., « Высш.школа», 1976. 10. Ларионов А.И., Юрченко Т.И. Экономико-математические методы в планировании.- М.: Высш. шк., 1984.-224 с., ил.
Практическая работа № 1.1
ЦЕЛЬ: формирование общих представлений о работе с программой MS Project.
В ходе выполнения этой работы Вы должны научиться:
· создавать, удалять, перемещать задачи; создавать, изменять, удалять связи между задачами;
· изменять продолжительность и даты начала задач с помощью мыши;
· создавать составные задачи; создавать и назначать ресурсы;
· управлять структурой представления данных в таблицах разных представлений.
Введение
Проект состоит из задач, направленных на достижение определенного результата. Чтобы задача могла быть выполнена, на нее выделяются ресурсы -материальные (оборудование) и рабочие (сотрудники). Выделение ресурса на задачу называется назначением, и у задачи может быть неограниченное число назначений.
Задачи могут объединяться в группы или фазы, и задача, объединяющая другие, называется суммарной (родительской).
Задача характеризуется длительностью, то есть временем необходимым на ее выполнение. Задачи с нулевой длительностью называются вехами. Вехи используются для обозначения важного события в календарном плане, например, завершения крупного этапа.
Кроме того задача характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и затратами или стоимостью, необходимыми для ее выполнения.
В плане проекта задачи связаны с помощью зависимостей, определяющих порядок выполнения задач относительно друг друга.
Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней с учетом зависимостей между задачами. Если при увеличении длительности задачи увеличивается длительность всего проекта, задача называется критической.
Порядок выполнения работы
Запустите программу Microsoft Project. Для создания готового учебного проекта, на основе имеющихся шаблонов воспользуйтесь командой Файл - Создать... , затем в области задач на панели Создание проекта в разделе Создание с помощью шаблона - Общие шаблоны выберите проект Новое предприятие. Сохраните файл в своей рабочей папке. Закройте панель Создание проекта.
Не забывайте сохранять файл по ходу выполнения заданий работы!
1. В левой части окна MS Project расположена Панель представлений,
содержащая значки,
щелкая по которым, можно быстро переключаться между
различными представлениями. По умолчанию активным является представление
Диаграмма Гантта. Для отключения/включения
панели представлений
используйте Вид - Панель представлений.
Ознакомьтесь со структурой и назначением основных представлений. С помощью кнопки Другие представления... переключитесь в представления Форма задач. Форма ресурсов. Лист задач. Вернитесь к виду Диаграмма Гантта.
2. Проект Новое предприятие
имеет
сложную структуру задач с
многоуровневой иерархией. Для управления
отображением структур
ы задач
используйте кнопки «Показать
подзадачи» и «Скрыть подзадачи»
панели инструментов или пункт меню Проект
- Структура
А.
С помощью команды Проект - Структура - Показать перейдите к режиму отображения задач второго уровня.
3. Отображением задач на диаграмме Гантта также
можно управлять. С
помощью команды меню Вид -
Масштаб
выберите такой масштаб диаграммы
Гантта, чтобы в окне отображался весь проект, а затем, выделив задачу Этап 2,
только выбранная задача. Проследите,
как изменяется временной масштаб
диаграммы Гантта.
Для управления временным масштабом диаграммы Гантта используется также команда меню Формат - Шкала времени или двойной щелчок мыши в области временной шкалы, расположенной в верхней части окна диаграммы Гантта. Диалоговое окно Шкала времени позволяет устанавливать количество уровней временной шкалы, изменять единицы измерений каждого уровня шкалы, а также вид надписей на временной шкале.
Установите удобный для вас временной масштаб диаграммы Гантта.
4. С помощью команды Проект - Структура -
Показать
перейдите к режиму
отображения задач первого уровня. Откройте содержание задачи Этап
3 -
Планирование деятельности - Разработка подробного бизнес-плана на 5 лет. Добавьте перед задачей Перечисление исходных положений задачу Составление резюме проекта длительностью 4 часа.
Для этого щелкните мышью на строке задачи Перечисление исходных положений, нажмите клавишу Insert на клавиатуре и внесите в таблицу данные о названии и длительности добавляемой задачи. При добавлении задачи таким способом MS Project автоматически встраивает новую задачу в цепочку последовательных связей. Чтобы убедиться в этом установите курсор мыши на задачу Составление резюме проекта, выполните команду меню Проект -Сведения о задаче. В открывшемся окне Сведения о задаче перейдите во вкладку Предшественники и проверьте, что в качестве предшествующей указана задача Описание представления и перспективы. Информацию о связи между задачами можно получить и с помощью непосредственно диаграммы Гантта, расположенной в правой части экрана. Подведите курсор мыши к стрелке, отображающей связь между задачами, и прочтите информацию о характеристике связи.
5. Резюме проекта, как правило, пишется уже после
того, как составлен весь
план. Поэтому перенесите задачу Составление
резюме проекта
таким образом,
чтобы она начиналась только после окончания задачи Описание
рисков и
перспектив.
Для этого необходимо выделить задачу Составление резюме проекта и выполнить команду меню Правка - Вырезать задачу. После чего выделить задачу Публикация бизнес-плана и выполнить команду Правка - Вставить. Проверьте правильность установленной связи.
Перенесите задачи Разработка стратегии сбыта и маркетинга и Разработка структуры распространения таким образом, чтобы они предшествовали задаче Выработка стратегии ценообразования.
6.
Для удаления связей между задачами в MS Project предусмотрено несколько
возможностей.
6.1. Откройте окно, сведения о задаче Разработка плана начала деятельности и убедитесь, что на вкладке Предшественники указана задача Определение требований лицензирования, тип связи «окончание - начало», запаздывание - О дней. Выделите задачу и выполните команду Правка - Разорвать связи задач или нажмите аналогичную кнопку на панели инструментов. При этом задача Разработка плана начала деятельности будет полностью удалена из последовательной цепочки связанных задач и дата ее начала переместится к началу проекта. Отмените удаление связи или заново установите связь между задачами.
6.2. Выделите задачу Определение требований лицензирования и перейдите во вкладку Предшественники окна сведений об этой задаче. Щелкните мышью на
Сетевой график не содержит календарного плана выполнения проекта, он отражает только информацию для его разработки. Определившись со сроками, вы сможете приступить к оформлению графика работ в любом из перечисленных форматов.
^ График ключевых событий.
Перечень событий и плановые даты их наступления.
^ График работ. Список работ вместе с датами их начала и окончания.
У Диаграмма Гантта. Графическое изображение работ в виде линий на временной шкале с указанием дат начала, окончания и, возможно, степени их завершенности на текущий момент.
У Диаграмма Гантта с отметками событий. Кроме перечисленного, на временной шкале также указываются ключевые события.
На рис. 4.12-4.14 представлено расписание работ вашего пикника в форматах графика ключевых событий, графика работ и диаграммы Гантта соответственно.
При выборе формата графика учитывайте следующее.
^ График ключевых событий и график работ больше подходят для отображения конкретных дат.
^ График Гантта дает наглядное представление о ходе выполнения нескольких работ, и если они перекрывают друг друга - это сразу видно. Ключевое событие Исполнитель Срок исполнения (в минутах после начала) Комментарии Готовы грузить вещи Вы и подруга 10 Критический путь в машину Готовы ехать Вы и подруга 15 Критический путь Конец: прибыли Вы и подруга 45 Критический путь на озеро Примечание: график отражает только ключевые события, которые вы определили для проекта. При желании вы можете отобразить события в конце каждой работы.
Рис. 4.12. График ключевых событий для организации пикника на озере Работа Исполнитель Срок начала (в минутах после начала) Срок окончания (в минутах после начала) Комментарии 1. Погрузить вещи Вы и подруга 10 15 Критический путь в машину 2. Получить деньги Вы 0 5 3. Приготовить Your friend 15 25 сэндвичи с яйцом 4. Поехать на озеро Вы и подруга 15 45 Критический путь 5. Выбрать озеро Вы и подруга 10 12 6. Заправить машину Вы 0 10 Критический путь 7. Сварить яйца Your friend 0 10 Критический путь Рис. 4.13. График работ для организации пикника на озере
Работа/Событие Получить деньги Заправить машину Сварить яйца Выбрать озеро Погрузить вещи в машину Приготовить сэндвичи с яйцом Поехать на озеро
Жирными линиями выделен критический путь
о 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 Время (в минутах после начала)
Рис. 4.14. График Гантта для организации пикника на озере