Штатная ведомость – это расчетный документ, с помощью которого определяют заработную плату каждого работника цеха. Штатная ведомость дает исчерпывающие сведения о главной части основных расходов – заработной плате производственных рабочих (определяет годовой фонд заработной платы производственных рабочих). В штатной ведомости приводятся и сведения о заработной плате цехового штата.

Для расчета штатной ведомости необходимо иметь некоторые исходные данные и справочные материалы:

Средний тарифный разряд работ в цехе (выбирается в соответствии с нормативами трудоемкости работ в цехе);

Штатное расписание рабочих с разбивкой по квалификации и в пределах рассчитанного списочного количества рабочих;

Выписку из действующей тарифной сетки с тарифными коэффициентами, часовыми тарифными ставками по каждому квалификационному разряду.

Средний тарифный разряд рабочих не должен превышать среднего разряда работ в цехе. Но он не должен отличаться и в сторону занижения, так как в этом случае низкий уровень квалификации рабочих не обеспечит требуемого качества работ. Завышенный уровень квалификации рабочих приводит к перерасходу фонда заработной платы, который определен по уровню среднего разряда работ в цехе.

Полученное расчетом число производственных рабочих разбивается согласно тарифной сетке по образцу Приложения 27, а по разрядам – Приложения 28.

Штатная ведомость оформляется по форме, представленной в табл. 3.1.

Тарифная сетка должна быть действующей на момент выполнения дипломного проекта. Для того чтобы определить часовые тарифные ставки какого-либо квалификационного разряда, достаточно иметь сведения о минимальной заработной плате первого тарифного разряда. Зная эту ставку, легко определить стоимость тарифного часа любого разряда, используя тарифные коэффициенты.

Выбрав предположительно уровень квалификации рабочих и их число, необходимо проверить уровень среднего тарифного разряда рабочих на соответствие со средним тарифным разрядом работ. Проверка выполняется в следующем порядке.

Средний тарифный коэффициент (k ср) определяется по формуле:

где k – тарифный коэффициент соответствующего разряда (см. Приложение 27);

Ч сп – списочное число рабочих с соответствующим разрядом (в рассматриваемом примере рабочих со 2-м – 8 чел., с 3-м – 1 чел., с 4-м – 1 чел., с 5-м – 35 чел., с 6-м – 5 чел.).

Таким образом,

Средний разряд рабочих Т ср может быть определен по следующему выражению:

Где Т м – ближайший меньший тарифный разряд (в данном примере тарифный коэффициент 2,28 занимает место между тарифными коэффициентами 2,18 и 2,4, то есть между 4-м и 5-м тарифными разрядами; следовательно, Т м = 4);

k 1 – тарифный коэффициент ближайшего меньшего тарифного разряда (см. Приложение 27);

k 2 – тарифный коэффициент ближайшего большего тарифного разряда (см. Приложение 27).

Таким образом, вычисляется средний разряд рабочих:

Если этот результат удовлетворяет условиям соотношения разрядов рабочих и работ, то расчет продолжают далее. Если нет – производят перераспределение рабочих по уровню квалификации и вновь определяют средний разряд рабочих.

Расчет штатной ведомости можно вести для каждого работника отдельно с учетом его уровня квалификации по соответствующему тарифному разряду и тарифной ставке этого разряда. Однако для планирования можно все расчеты выполнить по рассчитанному среднему разряду рабочих, что может заметно сократить объем расчетов.

Расчет и заполнение формы штатной ведомости (см. табл. 3.1) производится в определенном порядке.

Графа 1 . Указывается номер статьи расходов для цеха.

В настоящее время для отражения расходов локомотивного хозяйства на техническое обслуживание, ремонт электровозов используются следующие статьи:

6101 «Техническое обслуживание электровозов, работающих в грузовом движении»;

6102 «Текущие виды ремонта электровозов, работающих в грузовом движении»;

6103 «Капитальные виды ремонта электровозов, работающих в грузовом движении»;

6105 «Техническое обслуживание электровозов, работающих в пассажирском движении»;

6106 «Текущие виды ремонта электровозов, работающих в пассажирском движении»;

6107 «Капитальные виды ремонта электровозов, работающих в пассажирском движении».

В данном примере цех ТР-1 выполняет один вид ремонта, поэтому в графе 1 указывается одна статья расхода.

Графа 2 . Приводится перечень профессий рабочих (слесари, электрики, аккумуляторщики и т.д.).

Графа 3 . Приводится средний тарифный разряд рабочих (по расчету).

Графа 4 . Списочное число рабочих отделения и штата было произведено ранее.

Графа 5 . Месячную тарифную ставку одного рабочего необходимо выбрать из тарифной сетки или рассчитать.

Тарифная ставка одного производственного рабочего за час (Т ч, руб.) определяется путем интерполяции. Если средний разряд рабочего не целое число, тогда

где Т ч – часовая тарифная ставка искомого не целого разряда по цеху, руб. (в данном примере – для разряда 4,5);

а – часовая тарифная ставка ближайшего меньшего целого разряда тарифной сетки, руб. (см. Приложение 27);

в – часовая тарифная ставка ближайшего большего целого разряда, руб. (см. Приложение 27);

n – число десятых долей к целому разряду (для нашего примера целый разряд – 4, десятых долей – 5);

10 – постоянное число, показывающее число десятых долей в целом разряде.

Таким образом,

Месячная тарифная ставка (Т мес, руб.) определяется по формуле:

где Д – число рабочих часов в месяц, ч (Д = 166,7 ч).

Таким образом, Т мес = 24,9·166,7 = 4150,83 (руб.).

В графу 5 заносят данные расчета тарифных ставок (Т ст) по видам ремонта для континента рабочих цеха по формуле:

Оплата труда цехового штата (мастера, старшего мастера, бригадира и т.д.) производится по месячным должностным окладам.

Оклады работников цехового штата в депо определяются также по тарифной сетке в соответствии с присвоенным квалификационным разрядом бригадира, мастера или начальника цеха. Для расчета можно принять их разряды несколько выше разряда рабочих цеха, участка или отделения. Иногда эти разряды могут быть установлены вышестоящими организациями в соответствии с группой депо.

В приведенном примере оклад бригадира составляет 6938 руб., мастера – 7965 руб. Если обязанности бригадира выполняет один из квалифицированных рабочих (неосвобожденный бригадир), то ему начисляется доплата в установленном размере (10% от его тарифной части заработка при составе бригады 10 человек и 15% - при составе бригады более 10 человек).

Графа 6 . Определяется сдельный приработок. Категория сдельного приработка учитывает возможные работы, которые будут выполнены рабочими сверх установленной нормы выработки. Для расчета и планирования расходов принимается величина сдельного приработка (Т пр, руб) не более 15% от общего заработка производственных рабочих:

Т пр = Т ст · 0,15, (3.10)

где Т ст – общий заработок производственных рабочих, руб.

Графа 7 . Определяется средний размер премии. Этот вид доплаты в современных условиях работы локомотивных депо может и отсутствовать по различным причинам. Наиболее вероятен этот вид доплаты в условиях действия тарифной системы оплаты. При договорной или аккордной оплате труда такой доплаты нет, если она не будет оговорена по условиям договора. Если величину премии (Т прем) необходимо учесть при планировании расходов, то расчет можно выполнить примерно следующим образом:

1) для производственных рабочих можно принимать до 25% от сдельного заработка (от суммы граф 5-й и 6-й штатной ведомости):

Т прем = (Т ст + Т пр)0,25; (3.11)

2) для работников с повременной оплатой труда можно средний размер премии принимать до 30% от тарифной ставки (от графы 5 штатной ведомости)

Т прем = Т окл · 0,3 (3.12)

Графа 8 . Рассчитывается доплата за работу в праздничные дни. Этот вид доплаты имеет место для работающих по круглосуточному графику работы. При планировании расходов эта доплата не превышает обычно 2,2% от сдельного заработка. Процент определить нетрудно, если известно количество праздничных дней на планируемый период.

Работа в праздничные дни оплачивается в двойном размере. Если работа организована не по круглосуточному графику, то расчет этой графы не производится.

Графа 9 . Определяется доплата за работу в ночное время. При круглосуточном графике работа в ночное время выпадает каждому работнику почти обязательно. А она считается работой с ненормальными условиями труда и требует или доплаты, или установления каких-либо льгот для работника.

Доплата за каждый час ночной работы на каждом предприятии может быть установлена по согласованию между работниками и руководством. На предприятиях железной дороги эта доплата была установлена около 40% от часовой тарифной ставки.

Если работа организована не по круглосуточному графику, то расчет этой графы не производится.

Графа 10 . В целях обеспечения материальной заинтересованности работников ОАО «РЖД» в повышении эффективности деятельности и качества работы, стимулирования непрерывной трудовой деятельности работников, закрепления профессионального кадрового состава введена выплата работникам единовременного вознаграждения за преданность компании. Размер вознаграждения за преданность компании устанавливается в зависимости от стажа непрерывной работы.

В дипломном проекте доплата за преданность компании не производится.

Графа 11. Определяется доплата за вредные условия труда (Т вред), которые необходимо принять для проекта 8% от тарифной ставки:

Т вред = Т ст · 0,08 (3.13)

В дипломном проекте следует принять, что работы при тяжелых и вредных условиях труда выполняются в размере 5% от всех работ на соответствующем виде ремонта, тогда

Графа 12 . Для оплаты труда работников железных дорог, расположенных в северных и отдаленных районах, на Дальнем Востоке, в Сибири и на Урале, а также в районах с тяжелыми природными и климатическими условиями, применяются районные коэффициенты к заработной плате.

Так, например, доплата по Уральскому коэффициенту производственным рабочим производится в размере 15% от заработка, в который включаются все рассчитанные выше ставки, доплаты и премии, кроме железнодорожной надбавки. Доплата определяется по следующей формуле:

Доплата по Уральскому коэффициенту штату отделения определяется по выражению:

Графа 13 . Определяется общий заработок:

1) для производственных рабочих:

2) для бригадиров и мастера:

Графа 14 . Определяется годовой фонд заработной платы путем умножения месячного заработка на число месяцев в году.

Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Штатная расстановка

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Какие сведения содержит документ:

Перечень структурных подразделений.

Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.

Размер тарифной ставки (оклада) каждого.

Дополнительные сведения или примечания.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

определить наличие вакантных мест;

установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;

проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.

В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.

Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.

В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.

Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.

Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

В организации производства цеха производится явочный состав производственных рабочих и цехового персонала, обслуживающих технологическое оборудование и выполняющих производственные операции.

К составу производственных рабочих относят всех лиц, непосредственно занятых в технологическом процессе. В составе цехового персонала начальник цеха, старшие и сменные мастера, младший обслуживающий персонал (уборщицы).

Выбор обслуживаемых рабочих мест должен обеспечить бесперебойную стабильную работу оборудования с выпуском продукции требуемого качества.

На предприятиях по изготовлению ячеистого бетона принята бригадная форма организации труда рабочих с распределением обязанностей между членами бригады по технологическим постам.

Если же на запроектированном производстве неизбежны операции, выполняемые вручную с помощью механизированных приспособлений и инструментов или без них, то количество рабочих по этим рабочим местам определяется специальным расчетом по формуле

где Р с – количество рабочих в смену для выполнения данной операции;

П с – объем работ (производительность цеха) по данной операции в смену;

Н в.з – сменная норма выработки на звено рабочих;

Р з – количество рабочих в звене.

Если работы выполняются не звеном, а единолично каждым рабочим, то формула принимает вид

где Н в – сменная норма выработки на 1 человека.

Объем работ берется из расчета материального баланса производства. Эта величина должна быть выражена в той же размерности, что и норма выработки по данной операции. Норма выработки берется из специальных справочников для данной отрасли промышленности или данных заводской практики.

Таблица 18

Штатная ведомость цеха

4.5. Потребность предприятия в энергетических ресурсах

К энергетическим ресурсам относят топливо, пар, электроэнергию и сжатый воздух, потребляемые для выполнения технологических операций.

Основными материалами для получения необходимых данных служат нормы технологического проектирования предприятий данной отрасли промышленности, типовые или повторно используемые экономичные проекты и показатели, полученные на передовых предприятиях, выпускающих аналогичную продукцию.

В ориентировочном расчете потребности цеха в электроэнергии коэффициент загрузки по мощности отражает использование мощности двигателя, установленного при данном оборудовании; он связан с использованием оборудования по времени. Величину этого коэффициента условно можно принять по формуле

где К зм – коэффициент загрузки мощности двигателя;

К вн – коэффициент использования оборудования по времени;

 – коэффициент, зависящий от степени загрузки оборудования.

Так, при К вн =0,20–0,30 =1,30;

К вн =0,40–0,50 =1,20;

К вн =0,60–0,70 =1,20;

К вн =0,80–0,90 =1,00.

Коэффициент использования двигателя по времени характеризует отношение времени фактической работы оборудования в смену к продолжительности смены и определяется расчетно:, где П ф и П т соответственно фактическая и техническая производительность оборудования.

В случаях, когда расчет коэффициента использования оборудования по времени затруднен, его величина может быть принята по группам оборудования (при работе в течение смены):

для оборудования технологического непрерывно действующего (шаровые мельницы, дробилки, ленточные прессы, вращающиеся печи, вентиляторы и т.д.) – 0,80–0,90;

для оборудования транспортного непрерывно действующего (элеваторы, конвейеры, шнеки) – 0,80–0,90;

для оборудования транспортного и грузоподъемного повторно-кратковременного режима (краны и кран–балки, лебедки, скиповые подъемники и т.д.) – 0,30–0,40.

Потребляемую мощность получают умножением мощности каждого электродвигателя в отдельности для каждой машины на коэффициенты загрузки и использования во времени. Потребляемая мощность численно равна часовому расходу электроэнергии для выполнения технологических и транспортных операций.

После проведенных расчетов мощности, потребляемой каждым электродвигателем, находят общую установленную мощность электродвигателей технологического и транспортного оборудования в цехе и потребляемую мощность всех электродвигателей с учетом коэффициента загрузки. Пользуясь полученными данными, устанавливают расход электроэнергии в смену, сутки и год, а также удельный расход электроэнергии, который подсчитывают по формуле

где Э у – удельный расход электроэнергии на товарную единицу продукции;

Э р – годовой расход электроэнергии (итоговый результат последней колонки табл. 20);

Результаты, полученные на основании расчетов потребности в энергетических ресурсах (топливе, паре, электроэнергии, сжатом воздухе) в отдельные периоды работы цеха, приводятся в виде сводной табл. 19.

Таблица 19

Расчет потребности в энергетических ресурсах

Таблица 20

Расчет потребности в энергоресурсах

Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Хотя прямого указания в законодательстве на это и не содержится, но штатное расписание упоминается в нескольких статьях Трудового Кодекса РФ, что косвенно подтверждает необходимость его наличия.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является одним из основополагающих документов всех организаций. Оно содержит сведения о структуре предприятия, должностях и количестве штатные единиц.

В тех организациях, где система оплаты труда ограничивается только окладами это основной документ для начисления заработной платы.

На основании чего заполняется

Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.

Ответственный за составление

Штатное расписание составляет любой работник, которому это поручено. Как правило, это работник отдела кадров либо бухгалтер.

Ознакомление с данным документом

Поскольку штатное расписание не является локально-нормативным актом организации (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием.

Основные требования

Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Там прямо говорится, о том, что организации вправе разрабатывать свои формы этого документа и пользоваться ими, главное учесть требования законодательства.

В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.

Как правильно заполнить штатное расписание для ООО и ИП

Реквизиты

• полное наименование организации, должно указываться в полном соответствии с учредительными документами;
• ОКПО, это 8-значный код организации. Эти данные содержатся в информационном письме органов статистики, которое должно быть на каждом предприятии;
• номер штатного расписания. Здесь нет четких требований. Можно применять сквозную нумерацию, можно каждый год начинать с цифры 1 и указанием года через дробь, можно любой другой способ нумерации.
• дата составления. Проставляется фактическая дата составления, она может отличаться от срока введения штатного расписания в действие (например составленное в декабре текущего года штатное расписание вступает в действие с 1 января следующего года);
• указывается период действия штатного расписания, чаще всего 1 год, и с какой даты оно вступает в силу;
• в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания. Поверх грифа «Утверждено», как правило ставится печать организации, хотя это и не закреплено законодательно.

Бланк штатного расписания 2020 года

Форму бланка можно скачать в любой правовой системе, такой как Консультант или Гарант. Как правило, предлагается к скачиванию формат Word либо Excel, принципиальной разницы здесь нет, но в табличной форме удобнее вести, поскольку в соответствующие ячейки можно внести формулы и документ сам подсчитает количество штатных единиц и фонд оплаты труда.

Порядок заполнения формы Т-3

Графа 1 «Наименование структурного подразделения»

К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, цеха, отделы и т.д.

Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.

Например: правление, отдел финансов и инвестиций, экономический отдел, отдел реализации и т.д.

Графа 2 «Код подразделения»

Здесь кодирование присваивается по тому же принципу, который используется в первой графе и указывает на подчиненность структурных подразделений. Например, отдел финансов и имущества – код 02, подчиненные ему бухгалтерия и экономический отдел будут иметь код 02.1 и 02.2 соответственно. Это графа заполняется редко, в основном на очень крупных предприятиях. И ее можно вообще исключить из документа.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Должности вписываются в именительном падеже и единственном числе, полностью, без сокращений.

Работодатель вправе сам определять название должностей, кроме тех, которые связаны с тяжелыми и вредными условиями труда и получением государственных льгот (досрочная пенсия). Эти должности должны вноситься в соответствии с квалификационно-тарифным справочником, либо профессиональным стандартам, которые в настоящее время только еще разрабатываются.

Графа 4 «Количество штатных единиц»

Здесь указывается количество штатных единиц для каждой должности, оно может быть как целым, так и дробным, например 05 или 0,25 ставки, это означает, что количество рабочего времени для такой должности сокращается в два или в четыре раза.

Примечание: при указании должностей и штатных единиц работодатель вправе указывать любое количество, не зависимо от фактически работающих. То есть он может внести в штатное расписание 3 единицы бухгалтера, но принять на работу 2, а 3 единица может оставаться вакантной сколько угодно долго.

Исключением является штатная единица, которая отведена под квоту для инвалидов. О ее вакантности нужно обязательно сообщать в органы занятости.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»

Здесь все зависит от принятых в организации систем оплаты труда. Сюда может проставляться оклад, тарифная ставка, либо различные проценты и коэффициенты.

Если нет возможности проставить конкретные цифры, то можно просто указать форму оплаты труда «сдельная», «аккордная». Но тогда в следующих графах должна быть ссылка на Положение об оплате труда или другой документ, где расписано начисления заработной платы.

Графы 6,7,8 «Надбавки, руб.»

Заполняются согласно Положению об оплате труда и других локально-нормативных документов. Сюда обычно проставляется:

• надбавка за работу в ночное время;
• уборка санузлов;
• северные надбавки;
• прочие доплаты и надбавки.

В этих строках можно просто указать документ в котором все это прописано, особенно если надбавок много. Единственное, что не указывается в этих графах — это надбавки которые начисляются на всю оплату труда. Например, премия, которая платится в размере определенного процента от всех ранее начисленных сумм (оклад или тарифная ставка плюс надбавки).

Графа 9 «Всего в месяц»

Эту графу можно заполнить только если в графах 5-10 суммы прописаны в рублях и за одинаковый промежуток времени (руб./день, руб./час), в противном случае ставится либо прочерк, либо сумма только оклада, умноженного на количество штатных единиц.

Графа 10 «Примечание»

Здесь может указываться локально-нормативный акт, регламентирующий оплату труда, минимальный размер оплаты если он установлен (например оплата сдельная, а в примечании указывается: «не менее 10000 руб.»)

Как уже было сказано выше, работодатель может исключить ненужные ему графы.

Образец заполнения штатного расписания форма Т-3

О чем следует помнить

При заполнении графы 5 штатного расписания нужно помнить, что так называемую «вилку» оплаты труда нельзя проставлять в штатном расписании. Поскольку законодательно установлено, что за равный труд – равная оплата (ст. 22 ТК РФ).

То есть если в одном подразделении 2 штатной единицы бухгалтера, то оклад или тарифная ставка должна быть одинаковой. Но можно устанавливать индивидуальные доплаты и надбавки.

Кто подписывает

Форма Т-3 предусматривает две подписи под штатным расписанием: работника отдела кадров и главного бухгалтера. Если какая то категория отсутствует, то можно обойтись одной подписью, либо соответствующим приказом по организации назначить других лиц.

Сроки и место хранения

Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.

Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.

Внесение изменений

Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.

Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий . В этом случае срок внесения изменения установлен Трудовым Кодексом.

Итоги

Штатное расписание является одним из основных документов предприятия любой формы собственности, содержащим важные документы. Поскольку в документообороте не предусмотрено аналогов данному документу, то ведение штатного расписания является не только обязательным, но и необходимым для оптимальной организации работы предприятия.

Видео — как составить штатное расписание предприятия в программе 1С:

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

• Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

• Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

• Возможность организации рабочего времени персонала;
• Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
• Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
• Оставление правил внутреннего распорядка дня;
• Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

1. Если происходит реорганизация фирмы;
2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
4. В случае изменения штатных единиц;
5. Изменения должности в штатном расписании;
6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

• Наименование организации, согласно учредительным документам;
• Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
• Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
• Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.