ที่จริงแล้วจดหมายฉบับนี้สะท้อนถึงบุคลิกภาพของผู้สมัคร ผู้พิพากษาเริ่มมีความเห็นเกี่ยวกับผู้สมัครว่าเขาได้เสนอข้อโต้แย้งของตนเองโดยรับรู้ถึงคำอุทธรณ์และความคิดของเขา จะต้องรับผิดชอบอย่างมากในสถานการณ์ที่ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับการโน้มน้าวทางปัญญา การขอรับตัวอย่างที่เป็นประโยชน์จากทนายความมีราคาแพงมาก เหตุผลก็คือแรงงานซึ่งเป็นไปไม่ได้หากไม่มีทักษะ

บันทึกช่วยจำคือประเภทของการกระทำทางการฑูตที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งเป็นเอกสารราชการที่ใช้ในการโต้ตอบระหว่างหน่วยงานต่างประเทศด้านความสัมพันธ์ภายนอก รัฐบาลของประเทศต่างๆ ตลอดจนระหว่างหน่วยงานภายในรัฐเดียว บันทึกนี้แตกต่างจากเอกสารประเภทนี้อื่น ๆ (บันทึก บันทึก ฯลฯ) ประกอบด้วยข้อมูลที่สมบูรณ์ที่สุดในประเด็นแยกต่างหากที่กล่าวถึงในนั้น รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง ตำแหน่งที่สมเหตุสมผลของรัฐผู้รับ และ ข้อสรุปที่มีเหตุผล นอกจากนี้ บันทึกข้อตกลงอาจรวมข้อโต้แย้งกลับพร้อมข้อโต้แย้งจากอีกฝ่ายหนึ่งด้วย

ประเภทของเอกสารทางการทูต

การดำเนินการทางการฑูตเป็นข้อความลายลักษณ์อักษรที่ส่งหรือส่งโดยหน่วยงานความสัมพันธ์ระหว่างประเทศของรัฐหนึ่งไปยังหน่วยงานความสัมพันธ์ระหว่างประเทศของรัฐอื่น การดำเนินการทางการฑูตที่พบบ่อยที่สุดคือบันทึก บันทึก และแถลงการณ์ จดหมายทางการทูต

หมายเหตุคือการอุทธรณ์อย่างเป็นทางการจากรัฐหนึ่งไปยังรัฐบาลอีกรัฐหนึ่ง เอกสารที่มีเนื้อหาควรได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังและรวดเร็ว บันทึกย่อคือการกระทำทางการฑูตซึ่งสามารถยืนยันสิทธิหรือข้อเรียกร้องได้ ซึ่งเป็นการประท้วงต่อต้านการกระทำผิดของรัฐบาลอื่น หมายเหตุ เช่นเดียวกับเอกสารทางการทูตอื่นๆ อาจไม่แสดงความยินยอมหรือการประท้วง แต่อาจมีลักษณะเป็นข้อมูล แต่แม้ในกรณีนี้ สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญทางกฎหมายบางประการ: ข้อเท็จจริงที่ระบุไว้ในบันทึกในข้อความบางถ้อยคำแสดงถึงมุมมองอย่างเป็นทางการของรัฐบาลที่กำหนด

หมายเหตุควรมีเนื้อหาสั้น ไม่มีวลีที่ไม่จำเป็น และแก้ไขอย่างระมัดระวัง

หมายเหตุแบ่งออกเป็นวาจาและส่วนตัว (ส่วนตัว)

หมายเหตุวาจาถูกจัดทำขึ้นในนามของสำนักงานตัวแทนแห่งหนึ่งไปยังอีกสำนักงานหนึ่ง หมายเหตุคำพูดถูกเขียนโดยไม่มีตัวตนเช่น ในบุคคลที่สามบนหัวจดหมายมีการอุทธรณ์คำชมเบื้องต้น ( กระทรวงการต่างประเทศเข้าเฝ้าสถานเอกอัครราชทูตอิตาลี และเป็นเกียรติอย่างยิ่งที่จะแจ้ง...) คำชมสุดท้าย ( กระทรวงการต่างประเทศ สหพันธรัฐรัสเซียถือโอกาสนี้ต่ออายุการรับรองสถานทูตสาธารณรัฐฝรั่งเศสในสหพันธรัฐรัสเซียด้วยความนับถืออย่างสูง) ไม่ได้ลงนาม (มีได้เฉพาะชื่อย่อของหัวหน้าสถานทูตเท่านั้น) แต่มีการปิดผนึกและมีหมายเลข ที่ด้านล่างของบันทึกระบุผู้รับและเมืองที่ตั้งของเขา

หมายเหตุ verbale คือบันทึกทางการฑูตที่เทียบเท่ากับคำแถลงด้วยวาจา (ก่อนหน้านี้ note verbale เป็นเอกสารที่ไม่ได้มีไว้สำหรับการตีพิมพ์ เช่น ข้อความที่จัดทำขึ้นด้วยวาจาแล้วเขียนลง)

บันทึกส่วนตัว - เอกสารที่วาดเป็นคนแรกบนหัวจดหมายพร้อมสัญลักษณ์ประจำรัฐและลายเซ็นใต้แขนเสื้อ (“กระทรวงการต่างประเทศ”หรือ "สถานเอกอัครราชทูต"- บันทึกส่วนตัวมีที่อยู่ สามารถพิมพ์เอกสารได้ แต่ที่อยู่และคำชมเชยสุดท้ายจะต้องเขียนด้วยมือ (ไม่เช่นนั้นจะเป็นการไม่เคารพผู้รับ) โดยปกติแล้ว ด้วยบันทึกส่วนตัว เอกอัครราชทูตจะแจ้งให้เอกอัครราชทูตคนอื่นๆ ทราบถึงการนำเสนอหนังสือรับรองของตน หรือแจ้งให้พวกเขาทราบถึงการมาถึงเมืองหลวงของประเทศเจ้าบ้าน ที่อยู่ที่ใช้ในบันทึกส่วนตัวได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด:

– ถึงรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ: นายรัฐมนตรีหรือ สำนักงานตัวแทนของคุณ

- ถึงเอกอัครราชทูต: นายเอกอัครราชทูตหรือ สำนักงานตัวแทนของคุณ

– ถึงบุคคลนักบวช: ถึงสมเด็จพระสันตะปาปา – สมเด็จพระเจ้าอยู่หัวถึงพระคาร์ดินัล - พระคุณเจ้าถึงบาทหลวง - พระเจ้าข้าหรือ ความยิ่งใหญ่ของคุณถึงอธิการ - พระเจ้าข้าหรือ พระคุณของคุณ;

- ในอังกฤษ เมื่อกล่าวถึงรัฐบุรุษ จำเป็นต้องเอ่ยถึงตำแหน่งขุนนาง ( บารอนเน็ต ท่านลอร์ดฯลฯ)

บันทึกส่วนตัวจะเริ่มต้นด้วยคำปราศรัยอย่างเป็นทางการ จากนั้นตามด้วยคำชมเชย (หากมีการสื่อสารบางสิ่งที่เป็นทางการ บันทึกจะเริ่มต้นด้วยคำว่า: ผมมีเกียรติที่จะแจ้งให้ทราบว่า...) คำชมสุดท้าย ( โปรด,< ชื่อหรือชื่อ > ยอมรับคำรับรองของความเคารพอย่างสุดซึ้งของฉันที่มีต่อคุณ...).

บันทึกข้อตกลง บันทึกข้อตกลงจาก lat บันทึกข้อตกลง'สิ่งที่ต้องจำ') คือเอกสารทางการทูตที่มอบให้กับตัวแทนของประเทศอื่น เพื่อแสดงความคิดเห็นของรัฐบาลในบางประเด็น

บันทึกช่วยจำมักเป็นภาคผนวกของบันทึกย่อ บันทึกข้อตกลงระบุรายละเอียดด้านข้อเท็จจริงของประเด็นใดประเด็นหนึ่ง ให้การวิเคราะห์บทบัญญัติใด ๆ หรือมีการคัดค้านข้อโต้แย้งของอีกฝ่าย บันทึกแนบไม่ได้เขียนไว้บนหัวจดหมาย เอกสารไม่มีหมายเลข และโดยปกติ (แต่ไม่ใช่ในทุกประเทศ) จะระบุสถานที่และวันที่ออกเดินทาง หากบันทึกข้อความถูกส่งแยกกัน (ที่เรียกว่าบันทึกข้อความด่วน) หรือทางไปรษณีย์ จะมีการเขียนไว้บนหัวจดหมายเพื่อระบุสถานที่และวันที่ออกเดินทาง แต่จะไม่มีลายเซ็นหรือตราประทับเสมอ

แถลงการณ์ (ฝรั่งเศส) การสื่อสารจาก lat การสื่อสาร'ฉันแจ้ง') – ข้อความอย่างเป็นทางการ หน่วยงานระดับสูงหน่วยงานของรัฐ หน่วยงานความสัมพันธ์ระหว่างประเทศ ตัวแทนของรัฐต่าง ๆ หรือองค์กรระหว่างประเทศเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่มีลักษณะระหว่างประเทศ: สถานการณ์ในด้านใด ๆ ของความสัมพันธ์ระหว่างรัฐ ความคืบหน้าหรือผลการเจรจา การปฏิบัติการทางทหารที่กำลังดำเนินอยู่ เป็นต้น นอกเหนือจากงานที่ให้ข้อมูลเพียงอย่างเดียวแล้ว แถลงการณ์ยังมีความสำคัญมากกว่าอีกด้วย โหลดความหมาย: หากเป็นการเน้นย้ำจุดยืนของผู้จัดพิมพ์ในเรื่องปัญหาทางการเมืองและกฎหมาย ให้การประเมิน เปิดเผยภาระหน้าที่และเป้าหมายของผู้มีส่วนได้เสียต่อสาธารณะ เจตนา การตักเตือน ในบางกรณี แถลงการณ์อาจรวมถึงเอกสารที่มีผลเป็นเอกสารของการติดต่อระหว่างรัฐที่เกิดขึ้น

จดหมายทางการทูต ในการปฏิบัติทางการฑูต บางครั้งมีการใช้จดหมายทางการฑูต ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วเป็นรูปแบบหนึ่งของบันทึกส่วนตัว จดหมายและบันทึกอย่างเป็นทางการมักจะจัดทำขึ้นในภาษาของผู้ส่งหรือในภาษาทางการทูตภาษาใดภาษาหนึ่ง จดหมายเขียนด้วยหัวจดหมายอย่างเป็นทางการ (เอกอัครราชทูตหรือรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ) ต้องระบุวันที่และลายเซ็นในจดหมายทางการทูต

วัตถุประสงค์ของจดหมายส่วนตัวที่มีลักษณะกึ่งทางการคือเพื่อสร้างการติดต่อส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ: การสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การได้รับข้อมูลทางการเมือง ฯลฯ ตัวอย่างเช่นในอังกฤษ จดหมายดังกล่าวหลังจากการเชิญไปงานเลี้ยงรับรองส่วนตัวยืนยันความตั้งใจที่จะสื่อสารต่อไป และการไม่มีจดหมายบ่งบอกถึงความไม่เต็มใจที่จะรักษาความสัมพันธ์ แต่มีบางคนที่คุณอดไม่ได้ที่จะส่งจดหมายตอบกลับ (เช่น ราชินี)

เอกสารทางการทูตใด ๆ ก็มีระเบียบการในการเตรียมการของตนเอง ซึ่งเขียนแสดงความเคารพต่อผู้รับเป็นลายลักษณ์อักษร ตามกฎแล้ว เอกสารทางการทูตจะเริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยคำชมทางสังคมที่เป็นที่ยอมรับ

มีบทบาทสำคัญใน จดหมายทางธุรกิจมารยาทการพูดเล่น ตัวอักษรที่เขียนอย่างเหมาะสมจะสร้างความประทับใจให้กับผู้ส่ง

พื้นฐานของกฎเกณฑ์ มารยาททางธุรกิจถือเป็นทัศนคติที่สุภาพและให้ความเคารพต่อคู่ค้าทางธุรกิจ การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ระยะห่างระหว่างพนักงานที่ดำรงตำแหน่งราชการต่างกันความสามารถในการพูด เลขที่- โดยไม่รุกรานคู่ครอง ความอดทนต่อความคิดเห็นของผู้อื่น ความสามารถในการวิพากษ์วิจารณ์ตนเอง

ถึงคอมไพเลอร์ จดหมายธุรกิจคุณไม่ควรสนับสนุนให้ผู้รับเร่งรีบหรือกำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวังโดยใช้ประโยคเช่น: โปรดแก้ไขปัญหาในเชิงบวก .

ในแวดวงธุรกิจและการทูต จำเป็นต้องมีนามบัตร ในการปฏิบัติทางการฑูต นามบัตรไม่เพียงแต่ใช้เพื่อแนะนำเจ้าของเท่านั้น การใช้สัญลักษณ์สั้นๆ ที่เขียนไว้ที่มุมซ้ายล่าง คุณสามารถแสดง:

สนธิสัญญาและบันทึกข้อตกลงในกฎหมายระหว่างประเทศ

เจตนาแท้จริงของรัฐมีอยู่ในสนธิสัญญาของตน

วิลเฮล์ม ชเวเบล

การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างสนธิสัญญาและบันทึกข้อตกลงถือเป็นประเด็นที่ค่อนข้างซับซ้อน แม้แต่สำหรับนักการทูตที่มีประสบการณ์ ไม่ต้องพูดถึงพลเมืองทั่วไปที่ไม่เข้าใจกฎหมายซึ่งพบว่าเป็นการยากที่จะเข้าใจความซับซ้อนของกฎหมายระหว่างประเทศ อย่างไรก็ตามในความสว่าง เหตุการณ์ล่าสุด- เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่มีการโต้เถียงเกี่ยวกับบันทึกข้อตกลงบูดาเปสต์และการละเมิดข้อกำหนด ปัญหานี้ก่อให้เกิดความขัดแย้งมากมายทั้งในสื่อระดับชาติและสื่อตะวันตก

มีการกล่าวกันมากมายเกี่ยวกับความจริงที่ว่ารัฐบาลยูเครนอ้างถึงบันทึกข้อตกลงบูดาเปสต์ซ้ำแล้วซ้ำอีกราวกับว่าเป็นสนธิสัญญาทางทหารที่แท้จริง แม้ว่าผู้เชี่ยวชาญหลายคนจะกล่าวว่าไม่ใช่ก็ตาม ในความเป็นจริง เรามีข้อเท็จจริงที่น่าเสียดายของการอ่านบันทึกนี้ไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจเรียกได้ว่าไม่ใช่ข้อตกลงอย่างเป็นทางการ แต่เป็นเอกสารทางการทูต โดยการลงนามซึ่งทั้งสองฝ่ายได้ให้สัญญาต่อกันซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการปลดอาวุธนิวเคลียร์ของอดีตสหภาพโซเวียต สาธารณรัฐหลังจากการล่มสลายของสหภาพโซเวียต ด้วยเหตุนี้ จึงไม่มีใครปกป้องยูเครนซึ่งไม่ใช่สมาชิกของ NATO และไม่มีพันธมิตรทางทหารตามกฎหมายหรือสนธิสัญญาป้องกันใดๆ เช่น กับสหรัฐอเมริกา และยิ่งไปกว่านั้น ก็ไม่ถือเป็นภาระผูกพัน เนื่องจาก พันธกรณีของประเทศผู้ค้ำประกันยังคงอยู่นอกกรอบที่กำหนดไว้ในกฎบัตรสหประชาชาติ มติของสหประชาชาติหลายข้อ และพระราชบัญญัติขั้นสุดท้ายของ CSCE

แล้วอะไรคือความแตกต่างระหว่างแนวคิดเหล่านี้? ดังนั้น หากเราพูดถึง “เอกสาร” ระหว่างรัฐ ก็อาจเรียกได้ว่าเป็น “เครื่องมือ” ซึ่งบางฉบับมีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างสิทธิและพันธกรณีภายใต้กฎหมายระหว่างประเทศ และบางฉบับเพื่อระบุเจตนารมณ์และการตัดสินใจที่มีลักษณะทางการเมือง แต่ไม่ได้ผูกมัด เอกสารประเภทแรกตามข้อกำหนดของอนุสัญญาเวียนนาว่าด้วยกฎหมายสนธิสัญญาปี 1969 จริงๆ แล้วเรียกว่า "สนธิสัญญา" และหมายถึงข้อตกลงระหว่างประเทศที่ทำขึ้นระหว่างรัฐเป็นลายลักษณ์อักษรและอยู่ภายใต้กฎหมายระหว่างประเทศ ไม่ว่าข้อตกลงนี้จะหรือไม่ก็ตาม มีระบุไว้ในเอกสารที่เกี่ยวข้องตั้งแต่หนึ่งฉบับขึ้นไป

วิธีเดียวที่จะกำหนดให้เอกสารเป็นสนธิสัญญาได้คือการดูคำบางคำที่ระบุสิทธิและหน้าที่ของคู่สัญญาอย่างชัดเจนภายใต้กฎหมายระหว่างประเทศ เช่น "บังคับ" หรือ "ตกลง" ในเวลาเดียวกัน การใช้คำอื่นๆ เช่น “ตัดสินใจ” แทน “ตกลง” อาจให้ความรู้สึกว่าทั้งสองรัฐกำลังพยายามหลีกเลี่ยงภาษาที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย และกำลังใช้คำอื่นแทน ดังนั้นสิ่งสำคัญในเอกสารคือคำศัพท์ เนื่องจากแม้แต่ชื่อก็ไม่สำคัญ: "กฎหมาย" หรือ "กฎบัตร" อาจเป็นเอกสารที่ไม่มีผลผูกพัน ในขณะที่ "วาระการดำรงตำแหน่ง" อาจเป็นสัญญา

หากเราพูดถึงบันทึกช่วยจำเราจะเห็นว่าสิ่งนี้เป็นการยืนยันความจริงที่ว่าชื่อของเอกสารไม่เกี่ยวข้องกับสถานะทางกฎหมาย ในอดีตและแม้กระทั่งทุกวันนี้ การเตรียมสนธิสัญญาเป็นเอกสารชื่อ "บันทึกความเข้าใจ" ถือเป็นเรื่องปกติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในประเทศสมาชิกเครือจักรภพ อย่างไรก็ตาม ภายหลังข้อพิพาทระหว่างสหราชอาณาจักรและสหรัฐอเมริกาเกี่ยวกับสถานะทางกฎหมายของ "บันทึกความเข้าใจ" โดยเฉพาะ มีแนวโน้มมากขึ้นที่จะใช้ชื่อ "บันทึกความเข้าใจ" สำหรับเอกสารที่ไม่มีผลผูกพัน (ไม่มีสัญญา) ซึ่งส่งผลให้ สถานะทางกฎหมายของ "บันทึกข้อตกลง" ไม่ชัดเจนและสับสนโดยสิ้นเชิง ดังนั้น บทบาทและข้อได้เปรียบของบันทึกข้อตกลงบูดาเปสต์ในปัจจุบันจึงประเมินได้ยากมาก เนื่องจากการลงนามในความเป็นจริงกลายเป็นคำแถลงเกี่ยวกับนโยบายทางการฑูตในเวลานั้น และด้วยเหตุนี้ ในความเป็นจริงทางภูมิรัฐศาสตร์ใหม่จึงไม่ กลายเป็นปัจจัยในการปกป้องบูรณภาพแห่งดินแดนของประเทศยูเครน

ควรเข้าใจด้วยว่าสัญญาบางฉบับสรุปในรูปแบบที่เรียบง่าย ในขณะที่สัญญาอื่นๆ มีจุดประสงค์เพื่อจัดการกับหัวข้อที่สำคัญหรือเป็นที่ถกเถียงมากกว่า ก็สรุปในรูปแบบที่เคร่งขรึม ดังนั้นในทางปฏิบัติ เอกสารที่เรียกว่า "บันทึกความเข้าใจ" มักจะเป็นสัญญาในรูปแบบที่เรียบง่าย หากแน่นอนว่าตั้งใจให้เป็นสัญญาและไม่ใช่เอกสารที่ไม่มีผลผูกพัน

การกระทำทางการฑูต

DIPLOMATIC ACT ข้อความลายลักษณ์อักษรที่ส่งมอบหรือส่งโดยหน่วยงานความสัมพันธ์ระหว่างประเทศของรัฐหนึ่งไปยังหน่วยงานความสัมพันธ์ระหว่างประเทศของรัฐอื่น การกระทำทางการฑูตที่พบบ่อยที่สุดคือบันทึก บันทึกช่วยจำ จดหมายอย่างเป็นทางการ และผู้ช่วยบันทึกความทรงจำ

บันทึกย่อเป็นการกระทำทางการฑูตด้วยความช่วยเหลือในการประกาศสิทธิหรือการเรียกร้อง การประท้วงต่อต้านการกระทำผิดของรัฐบาลอื่น และสามารถสรุปข้อตกลงได้ด้วยการแลกเปลี่ยนบันทึก (ในกรณีหลัง ข้อตกลงคือ ระบุไว้ในบันทึกของฝ่ายหนึ่ง และฝ่ายที่สองกล่าวซ้ำในบันทึกตอบกลับ) หมายเหตุ เช่นเดียวกับเอกสารทางการทูตอื่นๆ อาจไม่มีข้อตกลงหรือการประท้วงโดยตรง แต่อาจมีลักษณะเป็นข้อมูล แต่แม้ในกรณีนี้ พวกเขามีความสำคัญทางกฎหมายบางประการ: ข้อเท็จจริงที่ระบุไว้ในบันทึกในถ้อยคำบางอย่างเป็นการแสดงออกถึงมุมมองอย่างเป็นทางการของรัฐบาล

ตามกฎแล้วบันทึกย่อเป็นการกระทำทางการฑูตส่วนบุคคล แต่ในทางปฏิบัติเมื่อเร็ว ๆ นี้ก็มีบันทึกรวมด้วย นั่นคือ ข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ผู้แทนจากหลายรัฐร่วมกันส่งถึงรัฐบาลใดรัฐบาลหนึ่งโดยเฉพาะในกรณีใดกรณีหนึ่ง บันทึกรวมมักจะมีลักษณะเคร่งขรึมและถือว่ามีความสัมพันธ์ใกล้ชิดระหว่างรัฐที่ลงนาม โดยทั่วไปในทางปฏิบัติ รวมถึงในทางปฏิบัติของสหภาพโซเวียต เป็นสิ่งที่เรียกว่าบันทึกที่เหมือนกัน (หรือคู่ขนาน) เมื่อสำนักงานตัวแทนหลายแห่งกล่าวถึงบันทึกที่มีเนื้อหาเหมือนกันทุกประการกับรัฐบาลของประเทศที่กำหนด ในบางกรณี รัฐบาลหนึ่งจะส่งบันทึกที่เหมือนกันไปยังคู่สัญญา 3-4 ฝ่าย ตัวอย่างเช่น การเป็นตัวแทนของสหภาพโซเวียตในประเด็นภัยคุกคามต่อสันติภาพที่สังเกตได้ในกิจกรรมของรัฐจักรวรรดินิยมบางรัฐจัดทำขึ้นในรูปแบบนี้ โดยปกติแล้ว สื่อมวลชนจะให้ข้อความในบันทึกฉบับหนึ่งที่ระบุว่ามีการส่งบันทึกที่เหมือนกันไปยังรัฐบาลของรัฐอื่น

บันทึกเดี่ยว (หรือรายบุคคล) แบ่งออกเป็นบันทึกส่วนตัว (ส่วนตัว) และบันทึกด้วยวาจา บันทึกส่วนตัวเขียนด้วยเครื่องหมายบุคคลที่หนึ่งบนหัวจดหมายของผู้ลงนามและจัดทำขึ้นในรูปแบบเฉพาะ (มีการอุทธรณ์ลายเซ็นส่วนตัว ฯลฯ ) มันถูกส่งโดยไม่มีหมายเลขและเป็นต้นฉบับ ข้อความวาจาเขียนโดยไม่ได้ตั้งใจ กล่าวคือ ในบุคคลที่สามบนหัวจดหมาย มีการอุทธรณ์พร้อมกับคำชม (“กระทรวงการต่างประเทศแสดงความเคารพต่อสถานทูตลักเซมเบิร์กและเป็นเกียรติอย่างยิ่งที่จะแจ้งให้ทราบ”) คือ ไม่ได้ลงนามแต่ประทับตราและมีหมายเลข

บันทึกช่วยจำมักเป็นภาคผนวกของบันทึกย่อ กำหนดรายละเอียดข้อเท็จจริงของประเด็นใดประเด็นหนึ่ง ให้วิเคราะห์บทบัญญัติใด ๆ หรือมีข้อความคัดค้านข้อโต้แย้งของอีกฝ่าย คำร้องขอบันทึกข้อตกลงจะไม่เขียนด้วยกระดาษหัวจดหมาย โดยไม่มีตัวเลข (แต่ไม่ใช่ทั้งหมด) ประเทศ) ระบุสถานที่และวันที่ออกเดินทาง หากบันทึกข้อความถูกส่งแยกกัน (ที่เรียกว่าบันทึกข้อความด่วน) หรือทางไปรษณีย์ บันทึกจะถูกเขียนไว้บนหัวจดหมายเพื่อระบุสถานที่และวันที่ออกเดินทาง แต่จะไม่มีลายเซ็นหรือตราประทับเสมอ

การดำเนินการทางการฑูตประเภทหนึ่งคือบันทึกความทรงจำของผู้ช่วย ซึ่งคล้ายกับบันทึกช่วยจำสั้นๆ นอกเหนือจากคำแถลงด้วยวาจา จัดทำขึ้นในรูปแบบไม่มีตัวตน ไม่มีที่อยู่ เลขที่ และที่อยู่ ระบุเพียงสถานที่และวันที่ออกเดินทางเท่านั้น

ตามกฎแล้วจะถูกส่งต่อจากมือหนึ่งไปยังอีกมือหนึ่งระหว่างการสนทนา บันทึกข้อตกลงด่วนจะถูกส่งแยกต่างหากโดยผู้จัดส่งและทำหน้าที่เป็นตัวเตือนถึงปัญหาหนึ่งหรือปัญหาอื่นที่ได้รับการแจ้งหรือระบุไว้ในบันทึกข้อตกลงแล้ว ในรูปแบบบันทึกข้อความด่วนแทบจะไม่แตกต่างจากบันทึกด้วยวาจา: มันถูกเขียนด้วยบุคคลที่สามบนหัวจดหมายพร้อมตัวเลขพร้อมวันที่และวันที่มีการอุทธรณ์และคำชมเชย แต่ในเนื้อหาเป็นเพียง เตือนใจถึงข้อเท็จจริง

ในการปฏิบัติทางการฑูต บางครั้งเรียกว่าจดหมายอย่างเป็นทางการ ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วเป็นรูปแบบหนึ่งของบันทึกส่วนตัว จดหมายและบันทึกอย่างเป็นทางการมักจะจัดทำขึ้นในภาษาของผู้ส่งหรือในภาษาทางการทูตภาษาใดภาษาหนึ่ง

ข้อมูลนี้จำเป็นสำหรับซีซาร์ เอกอัครราชทูต และเลขานุการของพวกเขาเป็นหลัก กฎเหล่านี้จะพิมพ์เป็นชุดสี่ชุดและมอบให้กับบุคคลที่ได้รับมอบหมาย

เอกสารทางการทูตนั่นคือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับนโยบายต่างประเทศของรัฐครอบครองสถานที่พิเศษ

ซึ่งรวมถึง: คำปราศรัยของเจ้าหน้าที่ของรัฐ ข้อความ บันทึก บันทึก จดหมายจากรัฐบาลที่สรุปจุดยืนของรัฐในประเด็นที่อยู่ระหว่างการสนทนา เนื้อหาของเอกสารทางการทูตสะท้อนถึงความหลากหลายของสิ่งมีชีวิต ในรูปแบบเหล่านี้อาจเป็นข้อความที่ตระหนักถึงความเป็นอิสระของรัฐและข้อเสนอเพื่อสร้างความสัมพันธ์ทางการฑูต ข้อความที่ส่งผลกระทบต่อชะตากรรมของประชาชนทุกคน และคำเตือนและการประท้วงเกี่ยวกับการกระทำของรัฐบางรัฐในเวทีระหว่างประเทศที่เป็นภัยคุกคามต่อสันติภาพและ ความเป็นอิสระของรัฐอื่น

การติดต่อทางการทูตประเภทต่อไปนี้จะถูกนำมาใช้ในเกมนี้:

บันทึกส่วนตัว;
บันทึกอย่างเป็นทางการ
บันทึกความทรงจำ
จดหมายส่วนตัวที่มีลักษณะกึ่งทางการ

เอกสารเหล่านี้บางส่วนถูกล้อมกรอบด้วยสิ่งที่เรียกว่าสูตรความสุภาพ - คำชมเชย ไม่มีสูตรดังกล่าวในเอกสารอื่น

สูตรความสุภาพของพิธีสารใช้ในบันทึกส่วนตัวและทางวาจา บันทึกที่ส่งโดยผู้ให้บริการจัดส่ง (รูปแบบหนึ่งของเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้)

บันทึกส่วนตัวถูกส่งไปในประเด็นสำคัญและสำคัญพื้นฐาน หรือมีข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญใดๆ บันทึกย่อจะถูกร่างขึ้นในบุคคลแรกในนามของบุคคลที่ลงนามในบันทึกย่อและเริ่มต้นด้วยที่อยู่ รูปแบบที่พบบ่อยที่สุดคือ: “Dear Mr. (ชื่อ)”, “Dear Mr. Ambassador” ข้อความนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อกำจัดผู้รับเกี่ยวกับเนื้อหาของข้อความในทางที่ดี ถัดมาคือส่วนความหมายของเอกสาร บันทึกลงท้ายด้วยคำชมเชย (สูตรสุภาพ) ซึ่งผู้เขียน “เป็นพยานถึงความเคารพของเขา”

โทนเสียงของบันทึกส่วนตัวอาจมีความอบอุ่นไม่มากก็น้อย หากข้อความขึ้นต้นด้วยคำว่า “Mr. Extrerrior”, “Mr. Ambassador” และลงท้ายด้วย “ด้วยความเคารพ” (โดยไม่มีคำว่า “จริงใจ” หรือ “ลึกซึ้ง”) แสดงว่าผู้เขียนตั้งใจที่จะให้ข้อความมีลักษณะที่ยับยั้งชั่งใจอย่างชัดเจน .

วิสามัญหรือเอกอัครราชทูต: ฉันขอให้คุณเอกอัครราชทูตยอมรับคำรับรองด้วยความเคารพอย่างสูงสุดของฉัน

ซีซาร์หรือกษัตริย์: ข้าพระองค์ขอฝ่าพระบาททรงยอมรับคำรับรองอันเป็นที่เคารพอย่างสูงของข้าพระองค์

ลักษณะคำชมเชยต้องคำนึงถึงหลักการตอบแทนซึ่งกันและกัน โดยเฉพาะกรณีส่งใบตอบรับกลับ

รูปแบบการอุทธรณ์ยังขึ้นอยู่กับกรณีเฉพาะและแนวปฏิบัติของท้องถิ่นด้วย จดหมายอาจมี:

สู่ภายนอก - นายภายนอก ฯพณฯ;
เอกอัครราชทูต - นายเอกอัครราชทูต ฯพณฯ;
ถึงผู้ปกครองของรัฐ - พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว

ตราประทับตลอดจนนามสกุลและตำแหน่งของผู้ลงนามไม่ได้ประทับอยู่ในบันทึกส่วนตัว

ที่อยู่จะถูกเขียนไว้ที่มุมซ้ายล่างของหน้าแรกของบันทึกย่อ โดยไม่คำนึงถึงจำนวนแผ่นงาน ที่อยู่ระบุตำแหน่งของบุคคลที่ส่งบันทึกให้ ในบางกรณี ขึ้นอยู่กับการปฏิบัติในท้องถิ่นและบนพื้นฐานของการเคารพซึ่งกันและกัน ชื่อจะถูกใช้ก่อนนามสกุลของบุคคลที่ส่งบันทึกส่วนตัวไปให้

ตัวอย่างบันทึกส่วนตัว:
สำนักเลขาธิการของพระองค์ Caesar Driksen

เรียนท่านเอกอัครราชทูต

โปรดยอมรับความกตัญญูอย่างจริงใจสำหรับการแสดงความยินดีอย่างเป็นมิตรในโอกาสการหมั้นหมายของเจ้าหญิง (ชื่อ) และเจ้าชาย (ชื่อ)

ฉันแบ่งปันความคิดเห็นของคุณอย่างเต็มที่ว่าสหภาพนี้จะทำหน้าที่เสริมสร้างมิตรภาพระหว่างประเทศของเรา

ด้วยความเคารพอย่างสูง
(ลายเซ็นส่วนตัว)

เอกอัครราชทูตราชอาณาจักรเกาเนา
สถานทูตเกาเนา. ไอน์เร็ชท์.

หมายเหตุอย่างเป็นทางการ- เอกสารที่พบบ่อยที่สุด สำนักเลขาธิการผู้ปกครองและสถานทูตจากภายนอกดำเนินการติดต่อทางการทูตโดยการส่งบันทึกอย่างเป็นทางการเป็นหลัก

หมายเหตุอย่างเป็นทางการใช้เพื่อพิจารณาและแก้ไขปัญหาต่างๆ พวกเขากำหนดปัญหาทางการเมือง เศรษฐกิจ และปัญหาอื่นๆ ทั้งในลักษณะทวิภาคีและพหุภาคี บันทึกดังกล่าวยังขออนุญาตทุกประเภท รายงานเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานสถานทูต และให้ข้อมูลแก่สถานทูตด้วยลักษณะที่เป็นตัวแทน (เกี่ยวกับการจัดทริปทั่วประเทศ การเชิญนักการทูตเข้าร่วมกิจกรรมอย่างเป็นทางการ เป็นต้น

บันทึกอย่างเป็นทางการเริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยคำชมเชย ข้อความขึ้นต้นด้วยชื่อเต็มของผู้ส่งและผู้รับ: “สถานทูตแห่งราชอาณาจักรทาลิกแสดงความเคารพต่อพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวกอตต์ฟรีด ซีซาร์ ดริกเซน และรู้สึกเป็นเกียรติอย่างยิ่งที่จะแจ้งให้ทราบ...”
คำชมเชยสุดท้ายมีชื่อย่อว่า “สถานเอกอัครราชทูตใช้โอกาสนี้เพื่อต่ออายุการรับรองอันทรงคุณค่าสูงสุดแด่พระองค์”

คำชมเชยจะไม่ใช้ในบันทึกที่มีข้อความประกาศความโศกเศร้าในประเทศ หรือในบันทึกแสดงความเสียใจ

ช่วงของสูตรความสุภาพของโปรโตคอลนั้นกว้างมาก วิธีนี้ช่วยให้คุณปรับโทนเสียงที่เคร่งครัดลงหรือให้ความอบอุ่นมากขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม คุณควรจำไว้เสมอว่า ไม่มีสิ่งใดมีค่าสูงนักหรือมีค่าน้อยเท่ากับความสุภาพ สำนวนที่รุนแรง การสลับวลีเชิงโวหาร คำใบ้ที่คลุมเครือ เครื่องหมายอัศเจรีย์ คำย่อในรูปของ “ฯลฯ ฯลฯ” ไม่ได้รับอนุญาตในโน้ตดนตรี เมื่อทำงานกับข้อความในบันทึกที่มีการประท้วง เป็นต้น ควรจำไว้ว่าข้อความนั้นอาจไม่ได้รับการยอมรับ และในทางกลับกัน อาจนำไปสู่สถานการณ์ความขัดแย้งที่มีผลกระทบที่ตามมาในวงกว้าง

ข้อความในบันทึกอย่างเป็นทางการเขียนด้วยบุคคลที่สาม

ตัวอย่างบันทึกอย่างเป็นทางการ:
สถานเอกอัครราชทูตราชอาณาจักรเกาเนา
ไอน์เร็คท์
(วันที่)

สถานเอกอัครราชทูตแห่งราชอาณาจักรเกาเนาถวายความเคารพต่อสมเด็จพระราชาธิบดีกอตต์ฟรีด ซีซาร์ ดริกเซน และได้รับเกียรติให้ประกาศว่าราชอาณาจักรของเราจะปฏิบัติตามพันธกรณีที่เกี่ยวข้องกับสหภาพของเรา แม้ว่าจะยังคงมั่นใจอย่างเต็มที่ในการสิ้นสุดชัยชนะของสงครามในปัจจุบัน แต่ด้วยข้อตกลงอย่างเต็มที่กับพันธมิตร แต่ก็ยังมั่นใจอย่างยิ่งว่าปัญหาที่เกิดขึ้นจากสงครามครั้งนี้จะได้รับการแก้ไขด้วยจิตวิญญาณของการสร้างพื้นฐานที่มั่นคงสำหรับสันติภาพที่ยั่งยืน

(ลายเซ็นเอกอัครราชทูต ชื่อ และตราประทับสถานทูต)

ถึงสมเด็จพระราชาธิบดีซีซาร์ ดริกเซน กอตต์ฟรีด
สำนักเลขาธิการของพระองค์ Caesar Driksen
ไอน์เร็คท์

บันทึกความทรงจำมักจะนำเสนอด้วยตนเองเพื่อเพิ่มความหมายหรือเน้นความสำคัญของข้อความด้วยวาจาหรือการร้องขอที่เกิดขึ้นระหว่างการสนทนา เพื่อช่วยให้ความคืบหน้าของเรื่องต่อไป และเพื่อป้องกันความเป็นไปได้ของการตีความหรือความเข้าใจที่ผิดในการสนทนาหรือข้อความด้วยวาจา

ข้อความในบันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นในรูปแบบไม่มีตัวตน (ในบุคคลที่สาม) มีการอุทธรณ์และคำชมเชยและมีการกำหนดสถานที่ส่งและวันที่ ซึ่งแตกต่างจากบันทึกด้วยคำพูด บันทึกดังกล่าวจะไม่มีการประทับตราหรือจ่าหน้าถึง ด้านบนมีข้อความว่า “บันทึกความทรงจำ”

บันทึกจะถูกส่งตามคำขอของบุคคลที่สนทนาด้วยหรือเพื่อเป็นการเตือนถึงปัญหาเฉพาะ ในการปฏิบัติทางการทูต บันทึกช่วยจำมี 2 ประเภท: ก) ส่งเป็นการส่วนตัว b) ส่งทางไปรษณีย์

ตัวอย่างบันทึกช่วยจำ:
สถานเอกอัครราชทูตราชอาณาจักรตะลิก
ไอน์เร็คท์
(วันที่)

“สถานเอกอัครราชทูตราชอาณาจักรทาลิกแสดงความเคารพต่อพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว Gottfried Caesar Driksen และหวังว่าปัญหาสิทธิพิเศษด้านการค้าในเมือง Methenberg, Rotvogel และ Kirschenbaumen จะได้รับการแก้ไขโดยเร็วที่สุด

สถานเอกอัครราชทูตฯ ถือโอกาสนี้ตอกย้ำคำมั่นสัญญาของพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวอีกครั้งด้วยความคำนึงถึงอย่างสูงสุด

(ลายเซ็นส่วนตัวของเอกอัครราชทูต)

จดหมายส่วนตัวที่มีลักษณะกึ่งทางการจะถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่ที่คุ้นเคยในกรณีที่จำเป็นต้องมีความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาที่เป็นเรื่องของการติดต่อหรือการเจรจาอย่างเป็นทางการเพื่อเน้นย้ำความสนใจของผู้เขียนในเรื่องใดเรื่องหนึ่งหรือเพื่อเร่งการแก้ไข ปัญหาใด ๆ โดยใช้อิทธิพลของบุคคลที่ส่งจดหมายถึง

จดหมายส่วนตัวเขียนบนกระดาษธรรมดา ไม่ใช้ด้านหลังของแผ่น ที่อยู่ในจดหมายดังกล่าวมีดังนี้: “เรียนคุณ N (ตำแหน่งหรือชื่อ)”

จำเป็นต้องมีคำชมเชยสุดท้าย ต้องมีวันที่และลายเซ็นส่วนตัว ที่อยู่เขียนไว้บนซองจดหมายเท่านั้น

ตัวอย่างจดหมายส่วนตัว:
ไอน์เร็ชท์ (เดท)

เรียนท่านเอกอัครราชทูต

กลับมาที่การสนทนาที่น่ายินดีของเราเมื่อวานนี้ ฉันอยากจะขอบคุณอีกครั้งสำหรับคำเชิญที่ดีของคุณให้เข้าร่วมการแสดงดนตรียามเย็น

ฉันและภรรยาเพลิดเพลินกับดนตรีอย่างทั่วถึงและการแสดงก็ยอดเยี่ยมมาก
ช่วงเย็นที่ใช้ในบ้านของคุณจะยังคงอยู่ในความทรงจำของเราไปอีกนาน

โปรดยอมรับคำรับรองของข้าพเจ้าด้วยความเคารพอย่างสุดซึ้งต่อท่าน

จดหมายโต้ตอบทางการทูตระหว่างรัฐ

สิ่งสำคัญอย่างยิ่งประการหนึ่งของงานทางการทูตคือการร่างเอกสารทางการทูต

เอกสารทางการทูตมีหลายประเภท เอกสารส่วนสำคัญมีลักษณะเฉพาะภายในแผนกและเอกสารทางการทูตประเภทอื่นรวมถึงเอกสารที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการระหว่างรัฐ เอกสารเหล่านี้สะท้อนถึงจุดยืนของรัฐในประเด็นความสัมพันธ์ระหว่างประเทศ บางส่วนเป็นความลับเนื่องจากสถานการณ์บางอย่าง (มีแม้กระทั่งข้อความปากเปล่าที่มีการอ่านเนื้อหา แต่ไม่ได้ส่งไปยังผู้รับอย่างเป็นทางการ)

เอกสารทางการฑูตส่วนใหญ่ไม่เคยถูกตีพิมพ์เนื่องจากเนื้อหาสาระไม่สำคัญมากนัก (เช่น การยื่นขอวีซ่า) แต่มีการเผยแพร่เอกสารทางการทูตส่วนใหญ่ โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับปัญหาระหว่างประเทศที่สำคัญๆ

จนกระทั่งเมื่อเร็ว ๆ นี้ มีข้อความอย่างเป็นทางการในการปฏิบัติทางการฑูตอยู่ 5 ประเภท:

จดหมายโต้ตอบส่วนตัว 1 ฉบับ, โน้ตวาจา 2 ฉบับ, บันทึกช่วยจำ 3 ฉบับ, บันทึกช่วยจำ 4 ฉบับ และจดหมายกึ่งทางการ 5 ฉบับ

บันทึกส่วนตัวจัดทำขึ้นในรูปแบบของจดหมายจากบุคคลหนึ่งคนในนามของบุคคลที่ลงนาม เริ่มต้นด้วยการทักทายและจบลงด้วยการแสดงความเคารพ นั่นคือ วลีที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปเพื่อแสดงความเคารพ

บันทึกทางวาจาถือเป็นรูปแบบการติดต่อทางการทูตที่ใช้กันทั่วไปมากที่สุด โดยจะเขียนโดยใช้บุคคลที่สามและมักจะไม่มีการลงนาม เริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยวลีที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปเพื่อแสดงความเคารพ หนังสืออ้างอิงบางเล่มเกี่ยวกับการปฏิบัติทางการฑูต โดยเฉพาะอย่างยิ่งหนังสืออ้างอิงของเรินสต์ สตาโทว์ ไม่ได้อ้างถึงบันทึกส่วนตัวว่าเป็นรูปแบบแยกต่างหากของการติดต่อทางการทูต แต่เรียกสั้นๆ ว่าบันทึกช่วยจำ อย่างไรก็ตาม มีข้อสังเกตว่าบันทึกสามารถเขียนเป็นบุคคลที่ 1 หรือ 3 ได้

อย่างไรก็ตาม ในการปฏิบัติทางการฑูต เป็นเรื่องปกติที่จะแยกแยะระหว่างบันทึกส่วนตัวและบันทึกด้วยวาจา บันทึกส่วนตัวจะถูกวาดขึ้นในบุคคลที่ 1 และมีการลงนาม ในขณะที่บันทึกด้วยวาจาจะถูกวาดขึ้นในบุคคลที่ 3 และไม่ได้ลงนามหรือระบุเพียงชื่อย่อในตอนท้าย

จนกระทั่งเมื่อเร็ว ๆ นี้ การเลือกประเภทของบันทึกย่อที่ลงนามหรือไม่ได้ลงนามถือเป็นตัวบ่งชี้ความสัมพันธ์ระหว่างรัฐ (ซึ่งแลกเปลี่ยนจดหมายโต้ตอบ) ปัจจุบันนี้ โน้ตวาจาได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของความสัมพันธ์ระหว่างประเทศ และในปัจจุบันนี้ไม่มีใครถือว่าโน้ตวาจาที่ส่งไปยังสถานทูตเป็นการแสดงออกถึงความประสงค์ร้าย

บันทึกข้อตกลง ในการปฏิบัติทางการฑูต หมายเหตุมี 2 ประเภท: ก) ส่งเป็นการส่วนตัว และ b) จัดส่งโดยผู้จัดส่ง วัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำคือเพื่อส่งเสริมการพัฒนาความสัมพันธ์และป้องกันการตีความและความเข้าใจผิดทั้งทางวาจาและในการสื่อสารส่วนบุคคล

บันทึกข้อตกลงสามารถถือเป็นเอกสารแยกต่างหากหรืออาจเป็นภาคผนวกของบันทึกส่วนตัวหรือบันทึกด้วยวาจา ในกรณีหลัง บันทึกช่วยอธิบายประเด็นปัญหาที่กล่าวถึงในบันทึก คุณลักษณะที่โดดเด่นของบันทึกข้อตกลงคือการครอบคลุมรายละเอียดด้านข้อเท็จจริงและกฎหมายของประเด็นใดประเด็นหนึ่ง

ในการอธิบายบันทึกข้อตกลง Rnsta นั้น Statow ตั้งข้อสังเกตว่าเอกสารทางการฑูตประเภทนี้มักจะนำเสนอรายละเอียดเกี่ยวกับข้อเท็จจริงและข้อโต้แย้งโดยอิงจากสิ่งเหล่านั้น และไม่แตกต่างจากบันทึกอย่างมีนัยสำคัญ ยกเว้นว่าบันทึกข้อตกลงไม่ได้เริ่มต้นหรือสิ้นสุดด้วยการแสดงความเคารพและปฏิบัติตาม ไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็น แต่ขอแนะนำให้แนบบันทึกย่อไว้ด้วย ก่อนหน้านี้เรียกว่าการหักหรือเปิดเผยลวดลาย

จดหมายกึ่งทางการหรือเป็นทางการจะถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่ที่ผู้เขียนคุ้นเคย ด้วยเหตุผลส่วนตัว (ขอบคุณสำหรับคำเชิญ ขอความช่วยเหลือ) หรือเพื่องานธุรการ

เอกสารทางการทูตส่วนใหญ่มีองค์ประกอบดังต่อไปนี้:

ก) คำศัพท์เฉพาะของโปรโตคอล

b) วัตถุประสงค์ (สาระสำคัญของเอกสาร);

ค) การโต้แย้ง;

d) คำแถลงข้อเท็จจริงหรือข้อเท็จจริง

ภายใต้ (คำศัพท์ของพิธีสาร) ที่อยู่ที่ถูกต้องต่อผู้รับ การแสดงความเคารพในตอนต้น และการแสดงความเคารพในตอนท้ายของเอกสาร คำศัพท์ของโปรโตคอลใช้ในข้อความส่วนตัวจากหัวหน้ารัฐบาลหรือรัฐ ในจดหมายโต้ตอบส่วนตัว บันทึกด้วยวาจา ในบันทึกช่วยจำที่จัดส่งโดยผู้จัดส่ง (เอกสารประเภทหลังแทบไม่เคยใช้เลย) ในเอกสารทางการฑูตประเภทอื่น คำศัพท์เฉพาะของพิธีสารจะไม่นำมาพิจารณา

ตามชื่อ วัตถุประสงค์หลัก (สาระสำคัญ) คือส่วนหลักของเอกสารทางการฑูต อาจจะสั้นมากเมื่อเทียบกับส่วนอื่น ๆ แต่เป็นส่วนที่มีเนื้อหาหลักของเอกสารและที่จริงเป็นการสรุปจุดยืนของรัฐในประเด็นหลักที่หารือ การเน้นวัตถุประสงค์ (สาระสำคัญ) ของเอกสารอย่างถูกต้องหมายถึงการเข้าใจความหมายของเอกสารทางการทูตอย่างถูกต้อง

เอกสารที่มีข้อเสนอ

เอกสารแสดงการประท้วง

เอกสารเตือนถึงมาตรการตอบโต้ที่เป็นไปได้

เอกสารที่มีการประเมินทางการเมืองหรือกฎหมายเกี่ยวกับการกระทำของรัฐอื่นหรือที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ระหว่างประเทศใด ๆ

เอกสารแสดงมาตรการที่สามารถดำเนินการหรือได้ดำเนินการแล้วและมีความสำคัญระดับสากล

เอกสารข้อตกลงและขอบเขตของข้อตกลงถึง

โดยธรรมชาติแล้ว การจำแนกประเภทนี้เป็นไปตามอำเภอใจ เนื่องจากในทางปฏิบัติแล้ว เอกสารทางการทูตใด ๆ สามารถรวมลักษณะหลายประการที่อธิบายไว้ข้างต้นเข้าด้วยกันได้ อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ ก็มีนัยหนึ่งที่ยังมีชัยอยู่

ตามเนื้อผ้าในการติดต่อทางการทูตจะปฏิบัติตามกฎของไหวพริบและความสุภาพ หลีกเลี่ยงการแสดงออกที่หยาบคายที่ขัดต่อศักดิ์ศรีของประเทศที่ส่งเอกสารทางการทูตไป

เอกสารทางการทูตหรืออีกนัยหนึ่ง เอกสารคือการบันทึกข้อมูลทางการเมืองและการทูตในสื่อต่าง ๆ ตามกฎที่กำหนดไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการใช้งานในภายหลัง เอกสารดังกล่าวมีสองประเภทหลัก - ผู้ให้บริการข้อมูล: ก) เอกสารอย่างเป็นทางการซึ่งมีการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างรัฐและหัวข้ออื่น ๆ ของความสัมพันธ์ระหว่างประเทศและข) เอกสารภายในที่รับรองกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐหน่วยงานต่าง ๆ องค์กรและสถาบัน ในด้านนโยบายต่างประเทศ

เอกสารทางการทูตเป็นส่วนสำคัญและสำคัญของการทูตในฐานะเครื่องมือหลักในนโยบายต่างประเทศของรัฐ ดังนั้นเอกสารทางการฑูตใดๆ จึงเป็น “เอกสารของรัฐ” อันดับแรกและสำคัญที่สุด ประการแรกเอกสารทางการฑูตอย่างเป็นทางการใช้ในการตัดสินไม่เพียง แต่นโยบายต่างประเทศของรัฐเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเป็นมืออาชีพในการให้บริการทางการทูตความสอดคล้องและการฝึกอบรมของกลไกรัฐโดยรวม

การติดต่อทางการทูตจะดำเนินการระหว่างรัฐอธิปไตย วิชากฎหมายระหว่างประเทศที่ครบถ้วนอื่นๆ และตัวแทนที่ได้รับอนุญาต ต้องมีการพิจารณาอย่างเข้มงวดถึงความเท่าเทียมกันทางกฎหมายของคู่ค้า การเคารพซึ่งกันและกัน และความถูกต้อง หลักการเหล่านี้กำหนดความสร้างสรรค์ของความสัมพันธ์ระหว่างประเทศ การสื่อสารพหุภาคีที่สม่ำเสมอและมีความหมายระหว่างรัฐอธิปไตย และประสิทธิผลสูงของการทูต

การติดต่ออย่างเป็นทางการในระดับทางการฑูตแตกต่างจากงานราชการทั่วไปโดยการปฏิบัติตามบรรทัดฐานพิเศษหลายประการของกฎหมายระหว่างประเทศ ข้อกำหนดของพิธีสาร ตลอดจนขนบธรรมเนียมและประเพณีที่กำหนดไว้ การเบี่ยงเบนจากบรรทัดฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปในการติดต่อทางการทูตและยิ่งกว่านั้นการเพิกเฉยต่อสิ่งเหล่านั้นสามารถรับรู้ได้ไม่เพียง แต่เป็นหลักฐานของวัฒนธรรมการทำงานในสำนักงานที่ต่ำเท่านั้น แต่ยังเป็นการแสดงถึงการไม่เคารพประเทศผู้รับด้วย แทบจะไม่มีเอกสารอย่างเป็นทางการในด้านอื่นใดซึ่งในด้านการทูตความสัมพันธ์ภายในระหว่างเนื้อหาความหมายของเอกสารรูปแบบภายนอกและการดำเนินการทางเทคนิคจะมองเห็นได้ชัดเจนมาก

เอกสารทางการทูตอาจแตกต่างกันในด้านเนื้อหา วัตถุประสงค์ และคุณลักษณะของระเบียบการ สไตล์ของพวกเขาได้รับอิทธิพลจากประเพณี ภาษา ประวัติศาสตร์ และวัฒนธรรมของแต่ละประเทศ อย่างไรก็ตาม จากมุมมองของการก่อสร้างอย่างเป็นทางการ สิ่งที่เรียกว่าสถาปัตยกรรมเอกสาร ล้วนเป็นไปตามรูปแบบดั้งเดิมและรวมถึงองค์ประกอบ (รายละเอียด) หลายประการที่มีลักษณะคงที่และไม่เปลี่ยนแปลง ลองดูบางส่วนของพวกเขา

อุทธรณ์.โดยระบุตำแหน่งหรือตำแหน่งอย่างเป็นทางการของผู้รับ ตัวอย่างเช่น เรียนท่านประธานาธิบดี เรียนท่านรัฐมนตรี เรียนท่านเอกอัครราชทูตหรือทูต ที่อยู่อาจมีตำแหน่งกิตติมศักดิ์ (ตำแหน่ง) ของผู้รับ ตัวอย่างเช่น ฯพณฯ นายเอกอัครราชทูต

เมื่อกล่าวถึงพระสงฆ์ จะใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้: ถึงสมเด็จพระสันตะปาปาและผู้สังฆราช: ความบริสุทธิ์ของคุณ; ถึงมหานคร: พระคุณของคุณ; ถึงพระคาร์ดินัล: ท่านพระคาร์ดินัล; ถึงพระอัครสังฆราชและพระสังฆราช: พระคุณของพระองค์ (ในประเทศที่พูดภาษาอังกฤษถึงพระอัครสังฆราช: พระคุณของพระองค์ และพระสังฆราช พระคุณของพระองค์); แก่พระภิกษุและพระภิกษุโดยไม่ระบุตำแหน่งอย่างเป็นทางการ: พระคุณเจ้าหรือ (ใน ประเทศที่พูดภาษาอังกฤษ) ความเคารพนับถือของคุณ

เมื่อติดต่อกับปรมาจารย์แห่งมอลตา (ชื่อเต็มของคำสั่งคือคำสั่งทหารอธิปไตยของโรงพยาบาลเซนต์จอห์นแห่งเยรูซาเลมแห่งโรดส์และมอลตา) รัสเซียรักษาความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการกับคำสั่ง) ยึดตามชื่อต่อไปนี้: เจ้าชายและปรมาจารย์

ชมเชย.เป็นการแสดงออกถึงความสุภาพที่ขึ้นต้นและ/หรือลงท้ายจดหมาย ข้อความ บันทึกย่อ หรือเอกสารอื่นใด คำชมเชยอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะของการติดต่อ ตัวอย่างเช่น อาจเป็นดังนี้: ที่จุดเริ่มต้นของข้อความ บันทึกส่วนตัว หรือจดหมายที่มีลักษณะกึ่งทางการ จ่าหน้าถึงประมุขแห่งรัฐ รัฐบาล ประธานรัฐสภา รัฐมนตรีกระทรวงการต่างประเทศ เอกอัครราชทูต หรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ มีตำแหน่งหรือตำแหน่งเท่ากัน ข้าพเจ้ามีเกียรติ โดยสรุป: ฉันขอให้คุณ (ตำแหน่งที่ระบุ) ยอมรับการรับรองที่ฉันเคารพอย่างสูงสุดต่อคุณ ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับรัฐมนตรีช่วยว่าการ ผู้อำนวยการฝ่ายต่างๆ หากไม่มีตำแหน่งส่วนตัวเป็นเอกอัครราชทูต อุปทูต ทูต ที่ปรึกษาทูต กงสุลใหญ่ และบุคคลอื่นที่มีตำแหน่งเท่าเทียมกัน ให้ใช้คำชมเชยในรูปแบบ: ใน ความเคารพสูงสุดของฉัน

ในกรณีที่มีการโต้ตอบระหว่างรัฐบาล คำชมเชยจะใช้: “รัฐบาลแห่งสหพันธรัฐรัสเซียแสดงความเคารพ” ในการติดต่อส่วนตัวในลักษณะกึ่งทางการ คำชมเชยในรูปแบบต่างๆ เช่น "ด้วยความเคารพอย่างสุดซึ้ง" "ด้วยความเคารพ" "ขอแสดงความนับถือ" ก็สามารถใช้ได้เช่นกัน

เนื้อหาหัวเรื่องหลักของเอกสารประกอบด้วยแกนความหมาย รวมถึงเนื้อหาที่เป็นข้อเท็จจริงและส่วนที่โต้แย้ง เนื้อหาของหัวเรื่องของเอกสารพร้อมกับข้อตกลงทั้งหมดของแผนกดังกล่าวสามารถผ่านการรับรองได้ เช่น ตามหมวดหมู่ต่อไปนี้: ข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินการที่วางแผนไว้หรือที่กำลังดำเนินอยู่ซึ่งมีความสำคัญระดับนานาชาติ; การนำเสนอจุดยืนทางกฎหมายทางการเมืองหรือระหว่างประเทศในประเด็นเฉพาะ การเสนอข้อเสนอเฉพาะ การกล่าวประท้วงหรือแสดงความกังวล การทำให้ข้อตกลงหรือระดับของข้อตกลงบรรลุอย่างเป็นทางการ

ลายเซ็น.ลายเซ็นส่วนตัวจะรับรองเอกสารและตามด้วยคำชมสุดท้ายทันที ลายเซ็นจะต้องอ่านได้ชัดเจน หากจดหมายเขียนด้วยหัวจดหมายอย่างเป็นทางการหรือส่วนตัว นามสกุลของบุคคลที่ลงนามมักจะไม่พิมพ์ออกมา

สูตรโปรโตคอลแบบดั้งเดิม: การกล่าวถึงบุคคลที่ส่งเอกสารถึง การแสดงความเคารพต่อผู้รับที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร และคำชมเชยสุดท้ายในตอนท้ายไม่เพียงใช้เฉพาะในการติดต่อทางจดหมายอย่างเป็นทางการในลักษณะทางการทูตเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในเอกสารราชการอื่น ๆ ด้วย ที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อสื่อสารในลักษณะระหว่างประเทศ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการโต้ตอบดังกล่าวรวมถึงการโต้ตอบอย่างเป็นทางการของกระทรวงและแผนกต่างๆ ของสหพันธรัฐรัสเซียกับกระทรวงและแผนกต่างๆ ของประเทศอื่น ๆ ที่อยู่ภายใต้อำนาจที่ได้รับ เช่นเดียวกับการติดต่อระหว่างประเทศของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและหน่วยงานอย่างเป็นทางการในประเด็นต่างๆ ความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจระหว่างประเทศและต่างประเทศตาม กฎหมายของรัฐบาลกลาง“ในการประสานงานความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจระหว่างประเทศและต่างประเทศของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย”

การเปลี่ยนแปลงพื้นฐานที่เกิดขึ้นในการทูตยุคใหม่ การสร้างความเปิดกว้างและการประชาสัมพันธ์ การทำให้วิธีการต่างๆ เป็นประชาธิปไตย และบทบาทที่เพิ่มขึ้นขององค์กรระหว่างประเทศ ส่งผลเพียงบางส่วนเท่านั้นที่ส่งผลกระทบต่อรูปแบบดั้งเดิมของการติดต่อทางการทูต แต่สูตรของโปรโตคอล ได้แก่ กฎ ประเพณี และแบบแผนที่นำมาใช้เมื่อจัดทำเอกสารที่มีลักษณะเป็นสากล ยังคงไม่เปลี่ยนแปลงเลย

ก่อนหน้านี้ เอกสารที่สำคัญที่สุดของการติดต่อทางการทูต ได้แก่:

หมายเหตุ (ทางวาจาและส่วนตัว);

บันทึกความทรงจำ;

บันทึก;

ข้อความ ข้อความ และจดหมายในระดับผู้นำของรัฐบาล (ประมุขแห่งรัฐและรัฐบาล หัวหน้าหน่วยงานการต่างประเทศ)

จดหมายโต้ตอบกึ่งทางการ (จดหมายส่วนตัวที่มีลักษณะกึ่งทางการ)

การติดต่อทางดนตรีถือเป็นรูปแบบความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการที่พบได้บ่อยที่สุดระหว่างคณะผู้แทนทางการฑูตและแผนกการทูตในประเทศเจ้าภาพ หัวข้อครอบคลุมประเด็นต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ระหว่างรัฐ เช่น นโยบายต่างประเทศ เศรษฐศาสตร์ วัฒนธรรม ความสัมพันธ์รัฐสภา การจัดทำข้อตกลงทวิภาคี การแลกเปลี่ยนการเยือนของผู้แทนของทั้งสองประเทศ เป็นต้น ตลอดจนประเด็นเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน ของภารกิจทางการทูต

หมายเหตุด้วยวาจาลักษณะเฉพาะของบันทึกวาจาคือมาจากกระทรวงการต่างประเทศหรือคณะผู้แทนต่างประเทศโดยตรง ข้อความนี้เขียนด้วยบุคคลที่สามและไม่ได้ลงนาม ซึ่งเชื่อกันว่าเป็นการเน้นย้ำถึงลักษณะที่เป็นทางการของข้อความดังกล่าว ในหลายประเทศ เป็นเรื่องปกติที่จะเริ่มบันทึกด้วยวาจา ในกรณีนี้จะมีการทำเครื่องหมายที่เกี่ยวข้องไว้ที่ส่วนท้ายของย่อหน้าสุดท้ายของข้อความบันทึก

ข้อความของบันทึกด้วยวาจาจะพิมพ์ลงบนแผ่นเพลงพิเศษที่ผลิตโดยการพิมพ์ หมายเหตุทางวาจาประกอบด้วยหมายเลขซีเรียล วันที่ ผู้ส่งและสถานที่ส่ง ในทุกกรณี หมายเหตุวาจาจะถูกปิดผนึกด้วยตราประทับอย่างเป็นทางการของสถาบันที่เกี่ยวข้อง - กระทรวงหรือสถานทูต

สูตรเริ่มต้นตามปกติของการบันทึกด้วยวาจามีดังนี้: “กระทรวงการต่างประเทศของสหพันธรัฐรัสเซียแสดงความเคารพต่อสถานทูต (ชื่อเต็มของประเทศตามหลัง) และมีเกียรติที่จะแจ้งให้ทราบ (ข้อความตามหลัง) ” ข้อความด้วยวาจาลงท้ายด้วยคำชมเชยแบบดั้งเดิม: “กระทรวง (หรือสถานทูต) ถือโอกาสนี้เพื่อแสดงความเคารพต่อสถานทูตอีกครั้ง” คำชมเชยสุดท้ายของบันทึกนี้ หากมีคำขอใด ๆ ให้อยู่ในรูปแบบต่อไปนี้: “กระทรวงขอขอบคุณสถานทูตล่วงหน้าสำหรับการตอบสนองคำขอนี้”

ที่อยู่ในทุกกรณีจะพิมพ์อยู่ที่มุมซ้ายล่างของหน้าแรกของโน้ตด้วยวาจา ที่อยู่เดียวกันนี้จะถูกพิมพ์ลงบนซองจดหมายที่ใช้ส่งโน้ตด้วยวาจา

บันทึกส่วนตัวเอกสารนี้ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งและเขียนเป็นคนแรกในนามของผู้ลงนามในบันทึก บันทึกส่วนตัวจะถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่ของรัฐ เจ้าหน้าที่อื่นๆ ของประเทศเจ้าภาพ เพื่อนร่วมงานในคณะทูต รวมถึงในประเด็นต่างๆ ของระเบียบการ: ขอแสดงความยินดีในวันหยุดประจำชาติ อื่นๆ เหตุการณ์สำคัญในชีวิตสาธารณะตลอดจนในกรณีที่จำเป็นต้องเน้นความสนใจเป็นพิเศษในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ในแง่ของการออกแบบ ข้อความส่วนตัวและบันทึกส่วนตัว ยกเว้นการกล่าวถึงในคนแรกนั้นคล้ายกับบันทึกด้วยวาจา: พวกเขาจะพิมพ์บนแผ่นเพลงบนกระดาษพิเศษที่มีสัญลักษณ์สถานะของสหพันธรัฐรัสเซียนูนบน หน้าแรกของข้อความหรือบันทึกย่อ ชื่อเมืองและวันที่ออกเดินทาง (วัน เดือน และปี) จะแสดงอยู่ที่มุมขวาบน ข้อความของข้อความส่วนตัวหรือบันทึกย่อจะตามด้วยลายเซ็นส่วนตัวของบุคคลที่ส่งข้อความ ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะพิมพ์ชื่อและตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในข้อความ ไม่มีการประทับตราในบันทึกส่วนตัว บันทึกส่วนตัวเดิมไม่รวมถึงหมายเลขที่ออก

รูปแบบคำปราศรัยที่ใช้กันทั่วไปในบันทึกส่วนตัวคือ: “เรียนท่านรัฐมนตรี”, “นายเอกอัครราชทูต”, “ฯพณฯ ของท่าน” คำชมที่ลงท้ายข้อความในบันทึกส่วนตัวมักจะมีลักษณะดังนี้: “ฉันขอให้คุณ (ตำแหน่งที่ระบุ) ยอมรับการรับรองว่าฉันเคารพคุณอย่างสูงสุด”

ในข้อความและบันทึกส่วนตัว ที่อยู่จะถูกเขียนไว้ที่มุมซ้ายล่างของหน้าแรก โดยไม่คำนึงถึงจำนวนหน้าของข้อความ ที่อยู่ประกอบด้วยตำแหน่ง ชื่อและนามสกุล ตำแหน่งอย่างเป็นทางการของบุคคลนี้ ชื่อเต็มอย่างเป็นทางการ (ตามรัฐธรรมนูญ) ของประเทศ และเมืองหลวง ที่อยู่เดียวกันจะพิมพ์อยู่บนซองจดหมายที่ใช้ส่งบันทึกส่วนตัวหรือจดหมาย

ลักษณะเฉพาะของการติดต่อทางดนตรีโดยใช้วาจาและบันทึกส่วนตัวสามารถอธิบายได้จากตัวอย่างของการเตรียมการเจรจาโดยสรุปข้อตกลงทวิภาคีกับการมีส่วนร่วมของสหพันธรัฐรัสเซีย

รูปแบบของกิจกรรมทางการทูตมีความหลากหลายอย่างมาก: การเยี่ยมเยือน การสร้างการติดต่อและการสนทนา การจัดการเจรจา การค้นหาและรวบรวมข้อมูล ข้อมูล และงานอธิบาย แต่แบบฟอร์มทั้งหมดเหล่านี้หรือส่วนใหญ่แน่นอนจะถูกส่งไปยังขั้นตอนสุดท้ายและสำคัญที่สุดของกิจกรรมทางการทูต - การเตรียมเอกสารทางการฑูตซึ่งใช้เวลามากกว่าครึ่งหนึ่งของนักการทูตที่ทำงานในภารกิจต่างประเทศและมากกว่านั้นใน สำนักงานกลาง

จดหมายโต้ตอบทางการทูต- หนึ่งในพื้นที่อนุรักษ์นิยมของการปฏิบัติทางการทูตดังนั้นจึงต้องมีการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ดั้งเดิมของพิธีสารทางการทูตจำนวนหนึ่ง (การเสริม รูปแบบของความสุภาพ ภาษา) กฎเหล่านี้ได้รับการพัฒนามานานนับพันปี และการเบี่ยงเบนอย่างอิสระจากรูปแบบที่ดูเหมือนโบราณเหล่านี้อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ แม้กระทั่งความสัมพันธ์ที่เลวร้ายลง

ในการจัดทำเอกสารทางการทูต การติดต่อทางการทูตสามารถแบ่งออกเป็นสองช่วงหลัก - การติดต่อทางการทูตอย่างเป็นทางการและส่วนบุคคลกับตัวแทนของรัฐต่างประเทศ และการติดต่อภายในแผนกกับกระทรวงการต่างประเทศและองค์กรของรัฐและสาธารณะอื่น ๆ ในประเทศของตน

ดังนั้นเอกสารโต้ตอบทางการทูตคือ:

บันทึกส่วนตัว (ลายเซ็น)

บันทึกด้วยวาจา

จดหมายส่วนตัวที่มีลักษณะกึ่งทางการ

บันทึกความทรงจำ;

บันทึก;

งบ.

เอกสารการติดต่อทางการทูตต่างประเทศ

เมื่อเตรียมเอกสารเหล่านี้ คุณต้องจำสิ่งที่สำคัญที่สุด - เรากำลังพูดถึงการสื่อสารระหว่างรัฐและรัฐบาล วิชาที่เท่าเทียมกันของกฎหมายระหว่างประเทศ และความอัปยศอดสูต่อสิทธิ ศักดิ์ศรี และศักดิ์ศรีของรัฐอธิปไตยอื่น ๆ นั้นเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้อย่างแน่นอน

เอกสารการติดต่อทางการทูตที่พบมากที่สุดคือและยังคงเป็นบันทึกส่วนตัวและทางวาจา

บันทึกส่วนตัวจะถูกส่งจากประเด็นสำคัญและมีข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่มีความสำคัญทางการเมืองโดยเฉพาะ (เช่น การเปลี่ยนแปลง ระบบของรัฐบาลข้อตกลงอย่างเป็นทางการในประเด็นสำคัญของความสัมพันธ์ทวิภาคีอย่างใดอย่างหนึ่ง) เอกอัครราชทูตหรือทูตที่นำเสนอหนังสือรับรองต่อประมุขแห่งรัฐเจ้าภาพยังแจ้งให้เพื่อนร่วมงานของเขาในคณะทูตทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้โดยใช้บันทึกส่วนตัว

บันทึกส่วนตัวใช้เพื่อแจ้งเกี่ยวกับการที่หัวหน้าคณะผู้แทนทางการฑูตออกจากประเทศเป็นการชั่วคราวหรือครั้งสุดท้าย เพื่อเป็นการตอบกลับไปยังอุปทูต ซึ่งส่งไปเพื่อตอบสนองต่อบันทึกส่วนตัวที่ได้รับ ใน เมื่อเร็วๆ นี้โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มจำนวนคณะผู้แทนทางการทูต มีการใช้บันทึกด้วยวาจาเพื่อส่งข้อมูลประเภทนี้

บันทึกส่วนตัวจะเขียนในรูปแบบของจดหมายโดยเขียนเป็นคนแรกในนามของบุคคลที่ลงนาม มันถูกพิมพ์บนแผ่นเพลงที่เหมาะสมซึ่งมีสัญลักษณ์ประจำรัฐและลายเซ็นใต้ "กระทรวงการต่างประเทศยูเครน" หรือ "สถานทูตยูเครนใน... (ชื่อประเทศ)" รูปแบบที่ยอมรับโดยทั่วไปสำหรับแผ่นเพลงคือระยะขอบด้านซ้ายสองเท่าของข้อความหลัก

บันทึกส่วนตัวจะขึ้นต้นด้วยที่อยู่ รูปแบบที่พบบ่อยที่สุดคือ: “Your Excellency”, “Dear Mr. Minister”, “Dear Mr. Ambassador” ที่อยู่ในรูปแบบนี้ควรกำหนดให้ผู้ที่ได้รับข้อความมีทัศนคติที่เป็นมิตรต่อเนื้อหา สิ่งต่อไปนี้เป็นคำแถลงถึงสาระสำคัญของประเด็นนี้ ตามกฎแล้วจะเริ่มต้นด้วยคำว่า "ฉันมีเกียรติ" ในบันทึกส่วนตัวที่มีความเห็นอกเห็นใจหรือการประท้วง จะไม่มีคำว่า "ฉันมีเกียรติ" บันทึกส่วนตัวลงท้ายด้วยคำชมเชย (รูปแบบหนึ่งของความสุภาพ) ซึ่งผู้เขียนแสดงความเคารพ:

บันทึกส่วนตัวจากตัวแทนทางการทูตของแต่ละรัฐอาจมีคำลงท้ายที่แตกต่างกัน กล่าวคือ “ด้วยความเคารพอย่างสุดซึ้ง” “ค” “ขอแสดงความนับถือ” ในบันทึกการตอบกลับ เพื่อที่จะตอบแทน ขอแนะนำให้ยอมรับคำชมเดียวกัน เนื่องจากการเปลี่ยนคำชมอาจถือว่าผู้รับมีความหมายบางอย่าง

ข้อความในบันทึกส่วนตัวนั้นลงนามโดยบุคคลที่อ้างถึงในนามของ ไม่จำเป็นต้องมีตราประทับ ชื่อ และตำแหน่งของผู้ลงนามในบันทึก

ที่อยู่จะเขียนไว้ที่มุมซ้ายล่างของหน้าแรกของบันทึก โดยไม่คำนึงถึงจำนวนหน้า ที่อยู่ระบุตำแหน่งของบุคคลที่ส่งบันทึกให้

ในบางกรณี ขึ้นอยู่กับการปฏิบัติในท้องถิ่นและบนพื้นฐานของการเคารพซึ่งกันและกัน ชื่ออาจใช้นำหน้าชื่อของบุคคลที่กล่าวถึงบันทึกนี้

ซองจดหมายมีที่อยู่เดียวกันกับบันทึกส่วนตัว