เมื่อปลายเดือนพฤศจิกายน ผู้สร้างระบบการแลกเปลี่ยนเอกสารสำคัญทางกฎหมายทางอิเล็กทรอนิกส์ “” ได้จัดการแข่งขันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนพอร์ทัล “การบัญชีออนไลน์” ไม่ใช่หนึ่งในสี่ร้อยผู้เข้าร่วมที่สามารถตอบคำถามทั้ง 15 ข้อของการแข่งขันได้อย่างถูกต้อง ผู้จัดการแข่งขันวิเคราะห์คำตอบทั้งหมดที่ได้รับและตอนนี้เสนอที่จะแยกแยะประเด็นที่ทำให้นักบัญชีลำบากที่สุด

ข้อมูลเบื้องต้น

หลังจากการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นไปได้ในเดือนพฤษภาคมของปีนี้ บริษัทรัสเซียขนาดใหญ่หลายแห่งเริ่มเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDF) ดังนั้น เพื่อที่จะมีโอกาสที่จะร่วมมือกับผู้นำทางธุรกิจ คู่ค้าที่มีศักยภาพจะต้องนำทางกรอบการกำกับดูแลที่ควบคุม EDI วันนี้เราจะช่วยนักบัญชีจัดการกับปัญหาที่ซับซ้อนที่เกิดขึ้นเมื่อศึกษากฎเกณฑ์ในการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การสร้างและการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ปัญหาที่ยิ่งใหญ่ที่สุดเกิดขึ้นเมื่อตอบคำถามเกี่ยวกับวิธีส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้น 80% ของผู้เข้าร่วมการแข่งขันเชื่อว่าสามารถส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไปยังคู่สัญญาทางอีเมลได้ อย่างไรก็ตามนี่ไม่เป็นความจริง

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ผู้เข้าร่วมการแข่งขันประมาณครึ่งหนึ่งยังคงเชื่อว่าหากต้องการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารเหล่านั้น อย่างไรก็ตามกฎหมายของรัฐบาลกลางว่าด้วยกิจการจดหมายเหตุระบุว่า: “เอกสารสำคัญเป็นสื่อที่จับต้องได้ซึ่งมีข้อมูลที่บันทึกไว้ซึ่งมีรายละเอียดที่อนุญาตให้ระบุได้และอยู่ภายใต้การจัดเก็บเนื่องจากความสำคัญของสื่อและข้อมูลที่ระบุสำหรับ ประชาชน สังคม และรัฐ” ดังนั้นกฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดบังคับในการสร้างสำเนากระดาษของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ

ขั้นตอนการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ขั้นตอนปฏิบัติในการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทำให้เกิดคำถามน้อยลงมาก บางทีนี่อาจอธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าขั้นตอนได้รับการแก้ไขในเอกสารแยกต่างหาก (คำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 25 เมษายน 2554 ฉบับที่ 50n) และไม่รวมการตีความที่ไม่ชัดเจนใด ๆ สำหรับคำถามเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ สิ่งที่ถือเป็นวันที่ได้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และเป็นไปได้หรือไม่ที่จะลงนามในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของผู้จัดการหรือบุคคลอื่นที่ได้รับอนุญาตตามคำสั่งเท่านั้น 49% ผู้เข้าร่วมการแข่งขัน 54% และ 63% ตอบถูก

แบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ผู้เข้าร่วมมากกว่าครึ่งหนึ่ง (58%) รู้ว่าเอกสารใดที่ Federal Tax Service ได้พัฒนารูปแบบ XML บังคับหรือแนะนำแล้ว ให้เราระลึกว่าตามคำสั่งของ Federal Tax Service ของรัสเซียลงวันที่ 03/05/55 เลขที่ ММВ-7-6/138@ รูปแบบบังคับได้รับการอนุมัติสำหรับใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้การปรับปรุง สมุดรายวันของใบแจ้งหนี้ที่ได้รับและออก และหนังสือของ การซื้อและการขายตลอดจนแผ่นหนังสือเหล่านี้เพิ่มเติม (ดู "") และคำสั่งของ Federal Tax Service ของรัสเซีย ลงวันที่ 21 มีนาคม 2555 เลขที่ ММВ-7-6/172@ อนุมัติรูปแบบที่แนะนำสำหรับใบตราส่งในแบบฟอร์ม TORG-12 และใบรับรองการยอมรับสำหรับงาน (บริการ) (ดู “”) โปรดทราบว่าเอกสารที่ส่งในรูปแบบดังกล่าวสามารถส่งไปยัง Federal Tax Service เพื่อตรวจสอบในรูปแบบที่ได้รับจากคู่สัญญา นั่นคือโดยไม่ต้องแปลงเอกสารให้เป็นภาพที่สแกน

สมุดรายวันใบแจ้งหนี้และบัญชีแยกประเภทการซื้อ

ผู้เข้าร่วม 94% และ 74% ตามลำดับ รู้วิธีเก็บสมุดซื้อและสมุดรายวันใบแจ้งหนี้ต่อหน้าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบของบัญชีแยกประเภทการซื้อและกฎสำหรับการบำรุงรักษาได้กำหนดไว้ในภาคผนวกหมายเลข 4 ของมติหมายเลข 1137 และรูปแบบของสมุดรายวันสำหรับการบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ได้รับและออกและกฎสำหรับการบำรุงรักษาอยู่ในภาคผนวกหมายเลข 3 ให้เป็นมติเดียวกัน

ตามวรรค 2 ของภาคผนวกหมายเลข 4 ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์จะต้องลงทะเบียนในลักษณะรวมในสมุดซื้อ และตามวรรค 3 ของภาคผนวกหมายเลข 3 ใบแจ้งหนี้ที่วาดบนกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์จะถูกลงทะเบียนตามลำดับเวลาในส่วนที่ 1 ของสมุดรายวันการบัญชีตามวันที่ออก ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับ ทั้งแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์จะแสดงอยู่ในส่วนที่ 2 ของสมุดรายวันตามวันที่ได้รับ ในเวลาเดียวกันตามรูปแบบของสมุดรายวันและกฎสำหรับการกรอกวิธีการออกใบแจ้งหนี้จะถูกระบุด้วยค่าในคอลัมน์ 3: ค่า 1 หมายถึงการเตรียมเอกสารบนกระดาษและค่า 2 หมายถึงค่า 2 หมายถึงการเตรียมเอกสารบนกระดาษ จัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ทำงานในระบบส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

การทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในทางปฏิบัติกลายเป็นเรื่องง่ายกว่าในทางทฤษฎีมาก แม้จะมีความซับซ้อนมากมายในกฎหมายที่ควบคุมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แต่ประเด็นทางทฤษฎีที่เป็นข้อขัดแย้งส่วนใหญ่ได้รับการแก้ไขและเป็นอัตโนมัติในระดับ ดังนั้นในระบบของผู้ปฏิบัติงาน EDF การควบคุมจะดำเนินการโดยอัตโนมัติในการกรอกรายละเอียดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องและการสร้างเอกสารเทคโนโลยีทั้งหมดและขั้นตอนในการแก้ไขใบแจ้งหนี้เมื่อเห็นแวบแรกก็ไม่แตกต่างจากที่คล้ายคลึงกัน การดำเนินการกับเอกสารกระดาษ เป็นไปได้มากว่านี่คือสาเหตุที่ผู้เข้าร่วมการสำรวจพบว่าการทำงานจริงในระบบ EDI เสร็จสมบูรณ์ได้ง่ายที่สุด ผู้เข้าร่วมมากกว่า 75% ทำงานดังกล่าวเสร็จสิ้น

เนื้อหานี้จัดทำโดยผู้เชี่ยวชาญของระบบเพื่อแลกเปลี่ยนเอกสารสำคัญทางกฎหมายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ "Diadoc" ตามผลการแข่งขัน ""

บริษัทควรทำอย่างไรหากตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อัลกอริธึมของการกระทำคืออะไร จะเริ่มจากตรงไหน?

สิ่งแรกที่ต้องทำคือคิดถึงผลลัพธ์ที่บริษัทต้องการได้รับ ปัจจุบันมีงานสองด้าน นี่คือการไหลของเอกสาร B2G นั่นคือระหว่างองค์กรและหน่วยงานภาครัฐ และ B2B นั่นคือการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างองค์กร สำหรับ B2G เรากำลังพูดถึงการเชื่อมต่อกับหน่วยงานภาครัฐที่จำเป็นสำหรับองค์กรหนึ่งๆ ขึ้นอยู่กับกิจกรรมเฉพาะของมัน บริษัทของเราทั้งหมดรายงานต่อสำนักงานภาษี

จากนั้นทุกอย่างขึ้นอยู่กับสาขาของกิจกรรม ตัวอย่างเช่น บริษัทหนึ่งซื้อขายเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ อีกบริษัทหนึ่งมีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมในระหว่างการผลิตไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง บริษัทที่สามเกี่ยวข้องกับบริการประกันภัย ตลาดหลักทรัพย์ และอื่นๆ เราต้องดูว่าหน่วยงานอื่นต้องการรายงานอะไรบ้าง เมื่อกำหนดรายชื่อแผนกที่เราจะรายงานแล้ว เราจำเป็นต้องดูว่าผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถเสนอข้อเสนอใดบ้าง บริษัทจะเลือกแผนภาษีที่เหมาะสม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ จากนั้นสรุปข้อตกลง วาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามจำนวนที่ต้องการ ติดตั้งซอฟต์แวร์ที่จำเป็น และจัดสัมมนาเพื่อสอนวิธีทำงานกับซอฟต์แวร์นี้ นั่นคือทั้งหมด - การไหลของเอกสารกับหน่วยงานของรัฐเกิดขึ้น

- บอกเราเพิ่มเติมเกี่ยวกับ B2B หน่อยได้ไหม?

อย่างที่ผมบอกไปแล้ว นี่คือการแลกเปลี่ยนเอกสารดิจิทัลประเภทที่สอง มันถูกจัดขึ้นระหว่างองค์กรธุรกิจ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับองค์กรเฉพาะ ไม่มีสูตรทั่วไปในการเริ่มส่งเอกสาร มีสถานการณ์ที่องค์กรจำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับคู่สัญญาเพื่อความอยู่รอด

ในการเชื่อมต่อกับการบังคับใช้บรรทัดฐานใหม่ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2014 ผู้ใช้ลายเซ็นดิจิทัลทั้งหมดจะต้องติดต่อศูนย์รับรองเพื่อเปลี่ยนใบรับรองหลักโดยไม่มีข้อยกเว้น ในตอนนี้ เอกสารเสมือนทั้งหมดที่ลงนามด้วยใบรับรองที่ถูกต้องจะได้รับการยอมรับว่าเป็นเอกสารที่ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง

ตัวอย่างเช่น เครือข่ายค้าปลีกขนาดใหญ่แห่งหนึ่งเพิ่งเริ่มทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ โดยแลกเปลี่ยนเอกสารดิจิทัลโดยเฉพาะ ดังนั้นเพื่อจัดหาผลิตภัณฑ์ของเขาให้กับเครือข่ายนี้ เกษตรกรจำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ข้อดีของอีดีไอ

การเปลี่ยนมาใช้ EDI สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางมีประโยชน์อะไรบ้าง? ดูเหมือนว่าจนถึงขณะนี้ “ดิจิทัล” สามารถสร้างประโยชน์ที่แท้จริงให้กับองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง การเปลี่ยนไปใช้การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่งานหลักในขณะนี้ แต่คุณสามารถมองมันให้ใกล้ขึ้นและ "รู้สึก" กับมันได้ ความเร็วของการไหลของเอกสาร - นี่จะเป็นข้อได้เปรียบ แต่การใช้ EDI ไม่เพียงแต่เกี่ยวกับความสัมพันธ์กับคู่สัญญาเท่านั้น ซึ่งรวมถึงความสัมพันธ์กับหน่วยงานภาครัฐด้วย และที่นี่ นักธุรกิจจะถูกบังคับให้ย้าย และไม่มีทางเลือกอื่น

จุดสำคัญอีกประการหนึ่งที่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางควรจำไว้คือการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บนแพลตฟอร์มการซื้อขายเป็นช่องทางในการขยายธุรกิจ ตั้งแต่ปี 2557-2558 คำสั่งของรัฐบาลร้อยละ 15 จะต้องอยู่ในกลุ่มธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ขณะนี้งานจริงจังกำลังดำเนินการเพื่อดึงดูดบริษัทเหล่านี้ให้ปฏิบัติตามคำสั่งของรัฐบาล และนี่คือโอกาสที่แท้จริงในการขยายธุรกิจของคุณ ใครจะปฏิเสธที่จะรับสัญญา 100-200,000 รูเบิลพร้อมการรับประกันการชำระเงิน?

บริษัทขนาดเล็กมีประโยชน์อะไรบ้างเมื่อชำระค่าบริการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์? ท้ายที่สุดแล้ว หลายองค์กรไม่เปลี่ยนมาใช้ EDI เนื่องจากกลัวว่าจะมีการเรียกเก็บภาษีสูง

วันนี้ฉันยกตัวอย่างในงานสัมมนา: 995 รูเบิล - บริการครบวงจรสำหรับการจัดการเอกสารกับหน่วยงานภาครัฐ หากคุณคำนวณค่าใช้จ่ายในการเดินทางรอบมอสโกด้วยระบบขนส่งสาธารณะปีละหลายครั้งที่หน่วยงานที่คุณต้องส่งเอกสารและทั้งสองทิศทางจำนวนค่าใช้จ่ายจะใกล้เคียงกับค่าใช้จ่ายที่ฉันประกาศมาก

หากนักบัญชีไม่เป็นมิตรกับคอมพิวเตอร์ เป็นไปได้ไหมที่จะทำผิดพลาด? โดยทั่วไปแล้วการทำงานกับโปรแกรมดังกล่าวยากแค่ไหน?

มีองค์ประกอบของรูปแบบและการควบคุมเชิงตรรกะ หากไม่มีเจตนาร้ายเมื่อสร้างเอกสาร ก็แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะพลาด หากมีบางอย่างเกิดขึ้นโดยตั้งใจหรือผู้ใช้ไม่ตั้งใจ ไม่มีโปรแกรมใดรับประกันได้ว่าบุคคลจะป้อน 1,000,000 แทนที่จะเป็น 1,000

ลายเซ็นดิจิทัล

เหตุใดในความเห็นของคุณ การเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงยังไม่แพร่หลาย อะไรทำให้บริษัทกลัว?

มันน่ากลัวจริงๆเหรอ? มาดูกันว่าใน [Federal Law of 04/06/2011 No. 63-FZ ครั้งที่ 63 “เกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” ของเรา - ประมาณ ed.] กฎหมายกำหนดแนวคิดของลายเซ็นดิจิทัลสามประเภท นี่เป็นเรื่องง่าย อันที่จริงมันเป็นการผสมผสานระหว่างการเข้าสู่ระบบและรหัสผ่าน ความเข้มแข็งคือลายเซ็นโดยใช้การป้องกันการเข้ารหัส และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นผ่านการรับรอง ซึ่งเป็นลายเซ็นที่ออกโดยศูนย์รับรองที่ได้รับการรับรอง 90 เปอร์เซ็นต์ของผู้คนในประเทศของเราใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบและรหัสผ่าน ไม่ว่าจะที่ตู้ ATM หรือบนโซเชียลเน็ตเวิร์กหรือในอีเมล นั่นคือเราสามารถพูดได้ว่าเกือบทุกคนใช้ลายเซ็นธรรมดา

ลายเซ็นดิจิทัลจำนวนมากที่ใช้อยู่ในปัจจุบันไม่สะดวกทั้งสำหรับศูนย์ออกใบรับรอง หรือสำหรับระบบข้อมูล หรือสำหรับผู้ใช้ ฉันหวังว่าในช่วงปี 2557-2558 เราจะมีความสม่ำเสมอและจำนวนลายเซ็นจะลดลง

สำหรับลายเซ็นที่ผ่านการรับรองนั้น ยังคงใช้อยู่ในไม่กี่แห่ง แต่มีการใช้เช่นบนพอร์ทัล และยิ่งสามารถให้บริการได้มากเท่าใด ผู้คนก็จะใช้ลายเซ็นนี้มากขึ้นเท่านั้น การใช้งานถูกจำกัดไม่มากนักด้วยความกลัวของผู้คน เช่นเดียวกับการขาดแคลนทรัพยากรที่สามารถนำมาใช้ได้

มันง่ายยิ่งขึ้นในภาคองค์กร ขณะนี้ประมาณครึ่งหนึ่งขององค์กรใช้ระบบการรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ และทั้งหมดมีการใช้งานด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และบริษัทเหล่านี้จ้างคนกลุ่มเดียวกับที่ดูเหมือนจะกลัวที่จะเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นความกลัวนี้จึงเป็นเหมือนตำนานมากกว่าความเป็นจริง

- เราควรคาดหวังการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในกฎหมายในด้านการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่

ท้ายที่สุดแล้ว หลายคนกำลังพูดถึงความไม่สมบูรณ์ของสาขากฎหมายในพื้นที่นี้... ฉันจะไม่เรียกมันว่าความไม่สมบูรณ์ นี่เป็นกระบวนการปกติในการพัฒนากฎหมาย ในความเป็นจริง การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในรัสเซียนั้นดีถ้ามีเวลาห้าปี โดยธรรมชาติแล้ว เป็นไปไม่ได้เลยที่จะสร้างกรอบการกำกับดูแลที่ชัดเจนในช่วงเวลาดังกล่าว โดยคำนึงถึงการพัฒนาเทคโนโลยี ขณะนี้กระบวนการพัฒนากฎหมายอย่างเป็นระบบกำลังดำเนินการอยู่ จากสิ่งที่คุ้มค่าแก่การรอคอย: นี่เป็นการบังคับใช้ครั้งสุดท้ายของกฎหมายฉบับที่ 63 เกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และการยกเลิกกฎหมายฉบับที่ 1 [กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 10 มกราคม พ.ศ. 2545 ฉบับที่ 1-FZ "เกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัลแบบอิเล็กทรอนิกส์" บรรทัดฐานนี้ใช้ไม่ได้ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคมของปีนี้ - ประมาณ เอ็ด.]. กฎหมายค่อนข้างเพียงพอและมีอำนาจ ไม่มีช่องว่างที่ชัดเจนในนั้น มันค่อนข้างมีโครงสร้าง เราหวังว่าการเปิดตัวนี้จะทำให้ประเภทของลายเซ็นดิจิทัลลดลง ขณะนี้หน่วยงานภาครัฐและระบบข้อมูลหลายแห่งได้เสนอข้อกำหนดของตนเองสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งไม่สอดคล้องกับกฎหมายเสมอไป

การมีอยู่ของลายเซ็นดิจิทัลจำนวนหนึ่งนั้นไม่สะดวกทั้งสำหรับศูนย์ออกใบรับรอง หรือสำหรับระบบข้อมูล หรือสำหรับผู้ใช้ ลองจินตนาการว่าคุณมีลายเซ็นห้าลายเซ็นห้อยอยู่บนพวงกุญแจของคุณ แต่คุณต้องจำไว้ว่าลายเซ็นหนึ่งสำหรับสำนักงานสรรพากร อีกลายเซ็นสำหรับแพลตฟอร์มการซื้อขาย ลายเซ็นที่สามสำหรับ Rosreestr และอื่นๆ ฉันหวังว่าในช่วงปี 2557-2558 เราจะมีความสม่ำเสมอและจำนวนลายเซ็นจะลดลง

29.05.18 49 174 11

เอกสารสามารถลงนามบนกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ บนกระดาษเป็นเวลานานทางอิเล็กทรอนิกส์ - ยังไม่ชัดเจนว่าทำอย่างไร

พาเวล ออฟชินนิคอฟ

ประสบการณ์ 12 ปีในการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

แต่ฉันจัดการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาเป็นเวลาสิบสองปีแล้ว และฉันจะบอกคุณว่ามันน่าตื่นเต้นอย่างไม่น่าเชื่อ ฉันจะบอกคุณว่ามันทำงานอย่างไรพร้อมตัวอย่าง

พูดสั้นๆ

หากต้องการเริ่มจัดการการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องมี:

1. โน้มน้าวคู่สัญญาให้เริ่มแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
2. ซื้อใบรับรองลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
3. ตัดสินใจเลือกวิธีการส่งเอกสาร: ผ่านบริการพิเศษหรือไม่มีเลย

ใครต้องการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

แม้จะมีความสะดวกและทันสมัย ​​แต่มีเพียงไม่กี่รายที่รักษาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หากผู้ประกอบการที่มีการเก็บภาษีแบบง่ายเข้าทำสัญญาสองสามครั้งต่อปี การส่งเอกสารที่พิมพ์ออกมาสองครั้งอาจไม่น่ากลัวนักสำหรับเขา แต่มีบางกรณีที่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อย่างยิ่ง

บริษัทขนาดใหญ่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดต้นทุนหากปริมาณการติดต่อสื่อสารภายนอกเกินหลายร้อยเอกสารต่อเดือน สำหรับพวกเขา การส่งเอกสารส่งผลโดยตรงต่อความรวดเร็วในการทำธุรกรรม ค่าใช้จ่ายในการจัดทำเอกสารอาจสูงถึงหลายแสนรูเบิลต่อปี และความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการสูญเสีย ข้อผิดพลาด และค่าปรับจากสำนักงานสรรพากรจะทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้นอีก

แม้ว่าตอนนี้คุณจะลงนามในการกระทำทุกๆ หกเดือน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจของคุณจะไม่เติบโต คุณอาจมีพันธมิตรรายใหญ่ที่ทำงานเกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และพวกเขาจะเรียกร้องสิ่งเดียวกันจากคุณ

ตัวอย่างเช่น

ร้านค้าออนไลน์สะสมบัญชีลูกหนี้หลายสิบล้านเป็นประจำเนื่องจากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในใบแจ้งหนี้อีกครั้ง: สินค้าอยู่ในรถบรรทุกและไม่สามารถรับเข้าคลังสินค้าได้ วันผ่านไปในขณะที่พวกเขารอผู้จัดส่งพร้อมเอกสารที่ถูกต้องมาถึงจากซัพพลายเออร์ เราเปิดตัวเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และตอนนี้การปรับเปลี่ยนเอกสารทั้งหมดใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง

และในบริษัทขายพลังงานขนาดใหญ่ ในระหว่างการตรวจสอบภาษีในสถานที่ ผู้ตรวจสอบจะพบการละเมิดและข้อผิดพลาดในเอกสารเป็นประจำทุกปี เช็คค่าปรับสูงถึง 120,000 รูเบิลต่อปี มาถึงจุดที่ฝ่ายการเงินได้จัดสรรเงินไว้ล่วงหน้าเป็นค่าใช้จ่าย มีการนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ และขณะนี้ความถูกต้องของเอกสารถูกควบคุมโดยโปรแกรม ไม่ใช่คน ไม่มีข้อผิดพลาดอีกต่อไป

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือเอกสารปกติหรือไฟล์ PDF ที่สามารถสร้างและอ่านในโปรแกรมแก้ไขใดก็ได้ สิ่งสำคัญคือต้องลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบพิเศษและส่งด้วยวิธีพิเศษ

เพื่อให้หุ้นส่วน ทนายความ หรือผู้พิพากษาไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และไม่มีใครเปลี่ยนแปลง ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยดิจิทัลจึงได้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมา มันเหมือนกับลายนิ้วมือที่วางอยู่บนชุดบิตและไบต์เฉพาะของเอกสารของคุณ พูดง่ายๆ ก็คือ เมื่อคุณลงนามบางอย่างทางอิเล็กทรอนิกส์ คุณกำลังพูดว่า "ฉันกำลังตรวจสอบชุดบิตนี้"

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะถูกแนบไปกับเอกสารใด ๆ หลังจากนั้นจึงถือว่าลงนามแล้ว สามารถอ่านเอกสารได้โดยไม่ต้องมีลายเซ็น เพียงรับประกันว่าคุณจะมีเอกสารเดียวกันที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตรงหน้าคุณ ในรูปแบบที่ส่งถึงคุณ หากคุณเปลี่ยนแปลงบางสิ่งในเอกสารและบันทึก ชุดบิตของมันจะเปลี่ยนไป - ลายเซ็นจะไม่ถูกต้อง

ตัวอย่างเช่น

ทั้งสองบริษัทตัดสินใจลงนามในสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ เราร่างสัญญาและตกลงตามเงื่อนไข ตอนนี้บริษัทแห่งหนึ่งลงนามในสัญญาพร้อมลายเซ็นและส่งไปให้อีกบริษัทหนึ่ง เธอเปิดสัญญาและตัดสินใจแก้ไขบางสิ่งอย่างเงียบๆ เช่น จำนวนค่าปรับ ถูกต้อง บันทึก ส่งก่อนครับ. เธอดู - อ๊ะ! - ลายเซ็นต้นฉบับในข้อตกลงนี้ถูกทำลาย มันหมายความว่าพวกเขาแก้ไขอะไรบางอย่าง คนร้าย แล้วพวกเขาก็ไปชกหน้าเขาอาจจะ

จะรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ที่ไหน

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ซื้อได้ที่ศูนย์รับรองพิเศษ คุณเพียงแค่ต้องหาศูนย์กลางที่สะดวกสบายในเมืองของคุณ สิ่งสำคัญคือรวมอยู่ในรายชื่อศูนย์ที่ได้รับการรับรองของกระทรวงการสื่อสารแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย

สิ่งเดียวกันนี้สามารถทำได้ที่สำนักงานของศูนย์ออกใบรับรอง เพียงนำเอกสารทั้งหมดมาและกรอกใบสมัคร แต่ในกรณีนี้คุณจะต้องรอจนกว่าการชำระเงินแบบไร้เงินสดจะเสร็จสิ้นซึ่งอาจใช้เวลาหลายชั่วโมง คุณไม่สามารถชำระค่าใบรับรองให้กับบริษัทเป็นเงินสดได้ เช่นเดียวกับที่คุณไม่สามารถรับได้จากระยะไกล

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร

อำนาจทางกฎหมายของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีอธิบายไว้ในกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์"

กฎหมายกำหนดประเภทของลายเซ็น: เรียบง่าย ไม่มีคุณสมบัติ และผ่านการรับรอง คุณสามารถลงนามในเอกสารจากเอกสารใดก็ได้ แต่ต้องจอง: มีคุณสมบัติ - เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีการค้าและในบางกรณีเพื่อศาล เรียบง่ายและไม่มีเงื่อนไข - สำหรับทุกสิ่ง

ลายเซ็นที่เรียบง่ายหรือไม่มีเงื่อนไข

ตัวเลือกที่ราคาไม่แพงและราคาถูก แต่มีการใช้งานจำกัด ลายเซ็นที่ไม่มีเงื่อนไขประกอบด้วยอัลกอริธึมการเข้ารหัสลับ แต่ไม่ได้รับการยืนยันโดยหน่วยงานออกใบรับรองใดๆ วิธีง่ายๆ คือการผสมผสานระหว่างการเข้าสู่ระบบและรหัสผ่าน บัญชีบนเว็บไซต์บริการของรัฐ หรือที่อยู่อีเมลของคู่สัญญา

ลายเซ็นดังกล่าวมีความเหมาะสมหากคุณไม่ได้มีส่วนร่วมในการซื้อขายทางอิเล็กทรอนิกส์ ห้ามแลกเปลี่ยนเอกสารหลักทางอิเล็กทรอนิกส์ และไม่ส่งรายงานภาษี คุณสามารถใช้ลายเซ็นธรรมดาสำหรับสัญญา ใบแจ้งหนี้ และการกระทำต่างๆ ได้ แต่คุณจะต้องลงนามในข้อตกลงแยกต่างหากกับคู่สัญญาและบันทึกข้อตกลงของคู่สัญญาเพื่อให้เชื่อถือลายเซ็นดังกล่าว

หากคุณมีคู่สัญญาหลายสิบรายและเอกสารที่แตกต่างกัน โครงการนี้จะใช้งานไม่ได้ คุณจะต้องลงนามในเอกสารดังกล่าวกับทุกคน และเมื่อเวลาผ่านไปกระบวนการนี้จะทำให้งานช้าลง ไม่ใช่เร็วขึ้น ถ้าอย่างนั้นควรคิดถึงใบรับรองลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อื่นจะดีกว่า

หากต้องการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบธรรมดา คุณจะต้องพิมพ์และลงนามในข้อตกลงในรูปแบบกระดาษหรือรวมส่วนคำสั่งพิเศษไว้ในข้อตกลงกับคู่สัญญา - นี่เป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย

ลายเซ็นที่ผ่านการรับรอง

ลายเซ็นนี้เหมาะสำหรับการออกใบแจ้งหนี้และภาษี ตามกฎหมายแล้ว ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถลงนามด้วยลายเซ็นนี้เท่านั้น ใบรับรองที่ผ่านการรับรองมีราคาตั้งแต่ 1,000 RUR สามารถซื้อได้ที่ศูนย์การรับรองซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโซนความเชื่อถือของ Federal Tax Service เท่านั้น

ทุกปี ใบรับรองลายเซ็นที่ผ่านการรับรองจะต้องได้รับการต่ออายุ ซึ่งเพิ่มความกังวลเพิ่มเติม: คุณต้องตรวจสอบระยะเวลาที่มีผลใช้ได้และสั่งให้ออกใหม่ตรงเวลา

หากต้องการทำงานกับลายเซ็นที่ผ่านการรับรอง คุณจะต้องติดตั้งโปรแกรมพิเศษซึ่งเป็นวิธีการปกป้องข้อมูลการเข้ารหัส โปรแกรมแนบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับเอกสารและตรวจสอบลายเซ็นของผู้เข้าร่วมรายอื่นในการแลกเปลี่ยน

คุณสามารถเลือกโปรแกรมที่ต้องชำระเงิน (“Cryptopro TsSP”) หรือฟรี (“Vipnet TsSP”) ในทางปฏิบัติเกือบจะเหมือนกัน แต่ปัญหาความเข้ากันได้อาจเกิดขึ้นกับอันฟรี ทั้งทำงานบน Windows และ Mac รายการที่ชำระเงินมีค่าใช้จ่ายประมาณ 1,000 RUR การชำระรายปีสำหรับใบรับรองลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือประมาณ 1,000 RUR

บางคนใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บนคลาวด์ ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมป้องกันการเข้ารหัส ลายเซ็นคลาวด์จะถูกจัดเก็บไว้ในบริการแลกเปลี่ยน และทุกครั้งที่คุณลงนามในเอกสาร คุณจะได้รับ SMS บนโทรศัพท์ของคุณเพื่อยืนยันการดำเนินการ ใบรับรองนี้มีราคาถูกกว่าและสะดวกกว่าในการใช้งาน แต่มีความปลอดภัยน้อยกว่าโปรแกรมป้องกันการเข้ารหัส

ทำไมคุณถึงต้องการผู้ดำเนินการจัดการเอกสาร?

สามารถส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามแล้วผ่านทางอีเมลปกติได้ แต่ไม่ปลอดภัย หากอีเมลของคุณถูกแฮ็ก เอกสารก็จะตกอยู่ในมือของอาชญากร ตัวอย่างเช่นสำนักงานสรรพากรยอมรับการประกาศผ่านบริการพิเศษเท่านั้น คุณต้องแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่านบริการเดียวกัน มิฉะนั้นคุณจะฝ่าฝืนคำสั่งของกระทรวงการคลังรัสเซีย บริการดังกล่าวเรียกว่าตัวดำเนินการโฟลว์เอกสาร

สำหรับผู้ใช้ทั่วไป นี่คืออีเมลที่ได้รับการสูบฉีด มันทำงานผ่านเบราว์เซอร์ มีโฟลเดอร์ขาเข้าและขาออก ไดเร็กทอรีที่อยู่ การค้นหาในตัว และเครื่องมือแก้ไขเอกสาร ภายในมีบริการโหลดสูงพร้อมช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัยและการเข้ารหัสที่รับประกันความปลอดภัยของการถ่ายโอนเอกสาร

คุณไม่จำเป็นต้องทำข้อตกลงกับผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยซ้ำ เพียงลงทะเบียน ดาวน์โหลดใบรับรองลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และชำระใบแจ้งหนี้ ผู้ดำเนินการจะดูแลส่วนที่เหลือ: แจ้ง Federal Tax Service ว่าคุณได้เข้าร่วมการแลกเปลี่ยน ตรวจสอบรูปแบบและรับประกันการปฏิบัติตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย

มีบริการดังกล่าวหลายสิบรายการในรัสเซีย ในแง่ของราคา ฟังก์ชันการทำงาน ความน่าเชื่อถือ และความเร็ว ถือว่าใกล้เคียงกัน เป็นธรรมเนียมในการเลือกผู้ให้บริการโดยพิจารณาจากคุณภาพของการบริการ: การสนับสนุนด้านเทคนิคทำงานได้รวดเร็วเพียงใด ผู้ปฏิบัติงานพร้อมที่จะช่วยเชื่อมโยงคู่ค้าหรือไม่ โอกาสใดบ้างที่เสนอ และไม่ว่าจะมีที่ปรึกษา-นักวิเคราะห์ที่จะช่วยคุณใช้บริการใน งาน.

คู่สัญญาของคุณจะต้องเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการด้วย เขาสามารถเลือกของคุณหรือใครก็ได้ - จากนั้นการแลกเปลี่ยนจะผ่านการโรมมิ่งเช่นเดียวกับในการสื่อสารเคลื่อนที่

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ราคาเท่าไหร่?

เมื่อทำงานผ่านโอเปอเรเตอร์ คุณจะชำระเงินเฉพาะเอกสารที่ลงนามโดยทั้งสองฝ่ายเท่านั้น โดยเฉลี่ยแล้วค่าใช้จ่ายในการส่งเอกสารอยู่ที่ประมาณ 6-8 R และข้อความขาเข้าทั้งหมดนั้นฟรี

โดยปกติแล้ว ผู้เริ่มต้นจะซื้อเอกสารขั้นต่ำ 300 ชุด ซึ่งหมดเร็วมาก จากนั้นคุณจะต้องซื้อแพ็คเกจถัดไป การซื้อแพ็คเกจรายปีไม่จำกัดหรือเจรจาเงื่อนไขส่วนบุคคลจะทำกำไรได้มากกว่า

การเปลี่ยนไปใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะเป็นประโยชน์หากคุณส่งเอกสาร 100 ฉบับขึ้นไปต่อเดือนหรืออย่างน้อย 1,000 ฉบับต่อปี จากนั้นคุณจะลดต้นทุนกระดาษและการจัดส่งได้เกือบ 5 เท่า

การจัดการเอกสารมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

เอกสารกระดาษ 1,000 ฉบับ

เมื่อใช้ VLSI คุณสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ไม่เพียงแต่ภายในบริษัทของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงองค์กรหรือแผนกอื่นๆ ตลอดจนควบคุมข้อตกลงร่วมกันกับคู่ค้า ซัพพลายเออร์ หรือแผนกที่อยู่ห่างไกลทางภูมิศาสตร์ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ต้องเปิดใช้งานการไหลของเอกสาร

โดยทั่วไป การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน VLSI ประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ผู้ส่งกรอกเอกสารใน VLSI หรืออัปโหลดเอกสารที่เสร็จแล้ว
2. ส่งไปยังคู่สัญญาโดยลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของเขา

   หากผู้รับยังไม่ได้ใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน VLSI คำเชิญให้ลงทะเบียนในระบบจะถูกส่งไปยังอีเมล

3. คู่สัญญารับเอกสาร หากเอกสารต้องได้รับการอนุมัติทวิภาคี ผู้รับจะอนุมัติหรือปฏิเสธโดยระบุเหตุผล
4. ผู้ส่งควบคุมสถานะของการประมวลผลเอกสารและการรับสำเนาที่ลงนามโดยคู่สัญญา

   หากเอกสารถูกปฏิเสธ ผู้ส่งสามารถแก้ไขความคิดเห็นและส่งเอกสารแก้ไขหรือส่งใหม่ได้

เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องกันระหว่างผู้รับและผู้ส่ง จึงห้ามเปลี่ยนขั้นตอนการโอนเอกสารระหว่างบริษัท แต่คุณสามารถเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติเอกสารภายในบริษัทได้ VLSI มีกฎระเบียบสี่ประการสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างคู่สัญญา ซึ่งทำให้สามารถจัดระเบียบกระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่ได้:

• การลงนามในสัญญา

  มีกฎระเบียบมาตรฐานสำหรับการลงนาม (ข้อตกลง) ของเอกสารโดยทั้งสองฝ่าย

• แลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้และเอกสารการขายอื่น ๆ

  ขั้นตอนการออกและรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวดโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 174n และแตกต่างจากการอนุมัติตามปกติโดยมีเอกสารทางเทคนิคเพิ่มเติมซึ่งทำหน้าที่บันทึกวันที่ส่งและยอมรับใบแจ้งหนี้ .

• การกระทบยอดข้อตกลงร่วมกันกับคู่สัญญา

  ผู้รับไม่เพียงสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธรายงานการกระทบยอดที่ได้รับเท่านั้น แต่ยังแนบเวอร์ชันของตนเองได้ด้วย

  VLSI จะจัดเรียงใบแจ้งยอดการกระทบยอดที่สร้างขึ้นในระบบบัญชีของผู้ส่งและผู้รับ ทีละบรรทัด และแสดงความคลาดเคลื่อน

• ทำงานกับจดหมาย

  คุณสามารถส่งและรับเอกสารใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อกำหนดสัญญาหรือการ์ดอวยพรโดยไม่ต้องได้รับการอนุมัติเช่นเดียวกับการส่งจดหมายธรรมดา

แสดงความคิดเห็นของคุณ:

ส่ง

ทำให้การดำเนินงานตามปกติเป็นอัตโนมัติด้วยฐานข้อมูล 1C ผ่านโหมดแบตช์ของตัวกำหนดค่า

ความสนใจ!

หากคุณทำหน้าต่างป้อนข้อความหายไป ให้คลิก Ctrl-F5หรือ Ctrl-Rหรือปุ่ม "รีเฟรช" ในเบราว์เซอร์

หัวข้อไม่ได้รับการอัปเดตเป็นเวลานานและถูกทำเครื่องหมายว่าเก็บถาวรแล้ว ไม่สามารถเพิ่มข้อความได้
แต่คุณสามารถสร้างกระทู้ใหม่ได้ และพวกเขาจะตอบคุณอย่างแน่นอน!
ทุก ๆ ชั่วโมงใน Magic Forum จะมีมากขึ้น 2000 มนุษย์.

ผู้ประกอบการ EDF และบริการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Diadoc ช่วยให้บริษัทต่างๆ ดำเนินการ EDI ที่มีความสำคัญทางกฎหมายในสหพันธรัฐรัสเซีย และแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างกันผ่านทางอินเทอร์เน็ต ในการลงนามเอกสารใน Diadoc จะใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง เช่นเดียวกับในการรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ EPC ให้ความสำคัญทางกฎหมายโดยไม่ต้องสรุปข้อตกลงเพิ่มเติมระหว่างคู่สัญญา

บริการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความสำคัญทางกฎหมาย (USEDO) ระหว่างคู่สัญญา (องค์กรธุรกิจ)

YuZEDO รับประกันการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้และใบส่งมอบในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงเอกสารประเภทอื่น ๆ

ผู้ให้บริการโซลูชั่น EDI ในระดับสากลสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในและภายนอก การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญทางกฎหมาย (ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ บันทึกการส่งมอบ ฯลฯ) ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และอื่นๆ อีกมากมาย

โซลูชันจาก 1C ที่รับประกันการแลกเปลี่ยนเอกสารสำคัญทางกฎหมาย ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ โดยตรงจาก 1C:Enterprise โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมอื่นผ่านตัวดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDF) ตัวใดตัวหนึ่งที่รองรับเทคโนโลยี 1C-EDO

บริการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยจะจัดส่งเอกสารใดๆ ไปยังคู่สัญญาของคุณภายในเวลาไม่กี่วินาที รวมถึงใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ และสัญญา คุณจะไม่ต้องพึ่งพาบริการไปรษณีย์และบริการจัดส่ง คุณจะลืมความล่าช้าและข้อผิดพลาด และคุณจะสามารถเตรียมเอกสารเพื่อส่งไปยังหน่วยงานกำกับดูแลได้อย่างรวดเร็ว

บริการนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และเอกสารหลักอื่นๆ ผ่านทางอินเทอร์เน็ตกับลูกค้า ซัพพลายเออร์ คู่ค้า และแผนกต่างๆ ของคุณ

ผู้ให้บริการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญทางกฎหมายระหว่างบริษัททางอิเล็กทรอนิกส์

อินโฟเทค

ผู้ดำเนินการชาวรัสเซียในด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญตามกฎหมาย การรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ และศูนย์การรับรองที่ได้รับการรับรอง

อิเล็กทรอนิกส์เอ็กซ์เพรส

บริการจัดทำและส่งรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองสำหรับการทำงานกับพอร์ทัลของรัฐบาลและองค์กร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการเข้าร่วมการประมูลบนแพลตฟอร์มของรัฐบาลและเชิงพาณิชย์

ระบบการแลกเปลี่ยนเอกสารสำคัญทางกฎหมายระหว่างองค์กร ช่วยให้คุณสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารทางการเงินและเศรษฐกิจได้โดยตรงจากอินเทอร์เฟซผู้ใช้ของระบบ ERP โดยปฏิบัติตามกฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

SISLINK ให้บริการลูกค้าสำหรับ: รับรองเอกสารสำคัญทางกฎหมายของการหมุนเวียน (DOCLINK), การควบคุมการกระจาย (DTS), การซื้อขายทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETP) และระบบการค้าอัตโนมัติบนมือถือ (SFA) สำหรับสายธุรกิจใด ๆ

การถอดเสียง

ระบบการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอินเตอร์เน็ตกับคู่ค้าและคู่ค้า เอกสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการจะถูกส่งผ่านการถอดเสียง การโรมมิ่งทำงานร่วมกับผู้ให้บริการ EDI รายอื่น API และโมดูลสำหรับการทำงานใน 1C มีไว้เพื่อการรวมเข้าด้วยกัน

องค์กรไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ถึงแม้จะมีความจริงที่ว่าองค์กรขนาดใหญ่และขนาดกลางจำนวนมากได้รับการคุ้มครอง แต่ทุกคนก็ยังไม่เข้าใจสาระสำคัญของกระบวนการที่เกิดขึ้นภายในกรอบการทำงานของ EDI ในบทความนี้เราจะพยายามถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญเป็นภาษาง่ายๆเกี่ยวกับกระบวนการทำงานอัตโนมัติกับเอกสาร ฉันควรทำอย่างไรเพื่อเริ่มการแลกเปลี่ยน? จะสร้างงานกับประถมได้อย่างไร? จะส่งรายงานโดยใช้อินเทอร์เน็ตได้อย่างไร? อ่านคำตอบของคำถามเร่งด่วนและน่าสนใจที่สุดด้านล่าง

มุมมองภายนอก: วิธีนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ในองค์กร

การบัญชีมีความเชื่อมโยงกับการเตรียมเอกสารจำนวนมากอย่างแยกไม่ออก เมื่อ 10 ปีที่แล้ว การบัญชีใช้กระดาษ แต่ถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนไปสู่คำสั่งซื้อใหม่

ในองค์กรหลายแห่ง กระบวนการทางธุรกิจภายในได้รับการดำเนินการอัตโนมัติแล้วโดยการนำข้อมูลและระบบบัญชีไปใช้บางส่วนหรือทั้งหมด แต่กิจกรรมของบริษัทไม่ได้จำกัดอยู่เพียงกระบวนการภายในเท่านั้น ในขณะเดียวกันก็ยังมีปฏิสัมพันธ์ภายนอกกับคู่สัญญาด้วย

ลองดูตัวอย่าง เมื่อธุรกรรมทางธุรกิจเสร็จสิ้น นักบัญชีจะจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เขาป้อนใบรับรองงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วลงในระบบบัญชีขององค์กร พิมพ์ออกมาและส่งไปยังคู่สัญญาพร้อมชำระค่าบริการไปรษณีย์หรือบริการจัดส่ง ฝั่งผู้รับเหมาจะสแกนเอกสารเข้าระบบ นักบัญชีทำอะไร? ดำเนินการเอกสารกระดาษด้วยตนเองและป้อนลงในไฟล์เก็บถาวร นี่เป็นขั้นตอนทั่วไปหากไม่มีระบบข้อมูลองค์กร สะดวกไหม?

สถานการณ์ขัดแย้งกัน เฉพาะกระบวนการทางธุรกิจภายในเท่านั้นที่ได้รับการปรับปรุง ส่วนกระบวนการภายนอกยังคงไม่เปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม ด้วยการลดความซับซ้อนของกระบวนการภายนอก คุณสามารถลดต้นทุน - เวลาและการเงินได้มากขึ้น ดังนั้นจึงต้องใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ในการส่งจดหมายทางจดหมาย แต่การถ่ายโอนข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลจะเสร็จสิ้นภายในไม่กี่นาที

ประเภทของการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร

สมมติว่าคุณพร้อมที่จะเปลี่ยนปฏิสัมพันธ์กับคู่สัญญาให้เป็นดิจิทัล คุณสามารถเลือกการแลกเปลี่ยนได้สองประเภท

1. แลกเปลี่ยนเอกสาร ทางอีเมล- เราขอแนะนำให้คุณรวมวิธีการโต้ตอบนี้ไว้ในข้อตกลงระหว่างทั้งสองฝ่ายอย่างชัดเจน โดยระบุที่อยู่อีเมลที่จะมีส่วนร่วมในการแลกเปลี่ยน ผู้เข้าร่วมสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประเภทใดก็ได้หากพวกเขาตกลงในเรื่องนี้ อย่างไรก็ตาม เมื่อลงนามในเอกสารด้วยลายเซ็นที่ผ่านการปรับปรุงแล้ว จะไม่จำเป็นต้องมีข้อตกลงเพิ่มเติม
   ปัจจัยหยุด: คุณเข้าใจว่าเอกสารบางอย่างไม่สามารถส่งทางอีเมลได้
2. ส่งและรับใบแจ้งหนี้ (IF) รวมถึงเอกสารอื่นๆ ผ่านตัวดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDO SF)- สิ่งนี้ต้องการการเชื่อมต่อกับเครือข่ายของผู้ให้บริการเพียงครั้งเดียวและปฏิบัติตามกฎการแลกเปลี่ยน หลังจากนั้นคุณสามารถใช้ฟังก์ชันการทำงานของบริการแลกเปลี่ยนที่เรียกว่าได้อย่างอิสระ ด้วยความสามารถที่หลากหลาย ทั้งด้านเทคโนโลยี บุคลากร และกฎหมาย ผู้ปฏิบัติงานจึงมั่นใจได้ว่าการแลกเปลี่ยนระหว่างองค์กรจะถูกกฎหมายอย่างแน่นอน

มาเริ่มทำงานกับ EDI กันดีกว่า

มาดูขั้นตอนการแลกเปลี่ยนโดยใช้ตัวดำเนินการ EDI SF กันดีกว่า เพื่อการทำงานที่เหมาะสม คุณต้องดำเนินการสามขั้นตอนง่ายๆ:

• ซื้อใบรับรองลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และเครื่องมือป้องกันการเข้ารหัส (CIPF)
• เชื่อมต่อกับผู้ให้บริการที่คุณสนใจ
• เชิญคู่สัญญาที่คุณทำงานด้วยเป็นประจำเพื่อแลกเปลี่ยน

ปัญหาอื่นๆ ขององค์กรจะได้รับการแก้ไขโดยผู้เชี่ยวชาญจากเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการ EDF หน้าที่หลักของพวกเขาคือเพื่อให้ผู้ใช้มีสภาพการทำงานที่สะดวกสบาย

ภายใน 7 นาที คุณจะได้เรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายนอกในองค์กรโดยใช้บริการ Synerdocs เป็นตัวอย่าง วิดีโอจะบอกคุณเกี่ยวกับขั้นตอนการแลกเปลี่ยนในเว็บไคลเอ็นต์: วิธีดาวน์โหลดจากที่จัดเก็บในตัวเครื่องและสร้างในบริการ วิธีเชิญคู่สัญญา ฯลฯ

ชมวิดีโอและประเมินความง่ายในการใช้งานของเว็บไคลเอ็นต์ Synerdocs

เชื่อมต่อกับบริการแลกเปลี่ยน ขั้นตอน

ในการเริ่ม EDF คุณต้องติดต่อตัวแทนของผู้ดำเนินการและหารือเกี่ยวกับสองประเด็น:

1. การเชื่อมต่อมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?
2. จะแล้วเสร็จภายในกรอบเวลาใด

หลังจากนี้จะมีการสรุปข้อตกลงกับผู้ดำเนินการ และคุณจะเข้าร่วมกฎการแลกเปลี่ยนซึ่งอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับงานที่แก้ไขโดยบริการ กฎการดำเนินงาน และประเด็นทางกฎหมายที่สำคัญ

การได้รับลายเซ็นดิจิทัลและใบรับรองการป้องกันข้อมูลการเข้ารหัส

ใบรับรองนี้ออกโดยศูนย์รับรองใด ๆ ที่ได้รับการรับรองโดยกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนของสหพันธรัฐรัสเซีย (รายชื่อ CA ที่ได้รับการรับรอง) บ่อยครั้งที่ผู้ดำเนินการโฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Northern Fleet ทำหน้าที่ของศูนย์ดังกล่าวและออกใบรับรองผ่านเครือข่ายพันธมิตรของตน

คำไม่กี่คำเกี่ยวกับ เป็นชุดอักขระที่เขียนตามลำดับที่แน่นอนซึ่งแนบไปกับเอกสารและรับรองความถูกต้อง ลายเซ็นมีสามประเภท: แบบธรรมดา แบบไม่มีเงื่อนไขแบบปรับปรุง และแบบผ่านการรับรองแบบปรับปรุง

กฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 63 “เกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” ระบุว่าเอกสารที่ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบธรรมดาหรือแบบไม่มีเงื่อนไขที่ปรับปรุงแล้วสามารถพิจารณาได้เทียบเท่ากับเอกสารกระดาษที่มีลายเซ็นจริง อย่างไรก็ตาม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบธรรมดาอาจไม่เพียงพอสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐานระหว่างองค์กร

สำหรับเอกสารที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองขั้นสูง จะถือว่าเป็นเอกสารแบบอะนาล็อกของเอกสารกระดาษที่มีลายเซ็นและตราประทับที่เขียนด้วยลายมือ Federal Tax Service ยอมรับว่ามีความสำคัญทางกฎหมายเฉพาะ ED ที่ลงนามด้วยใบรับรองที่ผ่านการรับรองเท่านั้น

ในการสร้างและตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จะใช้เครื่องมือป้องกันข้อมูลการเข้ารหัส (CIPF) ซึ่งเป็นโปรแกรมพิเศษสำหรับการเข้ารหัสและถอดรหัสข้อมูลที่ส่ง

เกี่ยวกับการเชื่อมโยงคู่สัญญา

เป็นไปได้ที่จะถ่ายโอนการไหลของเอกสารระหว่างองค์กรไปยัง "ฟิลด์" ดิจิทัลเฉพาะกับคู่สัญญาที่เชื่อมต่อกับผู้ให้บริการ EDF อยู่แล้ว แน่นอนว่าจะมีไม่เกินครึ่งหนึ่งของจำนวนนี้ บ่อยครั้งที่คู่สัญญาต้องการแรงจูงใจเพิ่มเติมในการตัดสินใจเพื่อเปลี่ยนไปสู่รูปแบบใหม่ของการโต้ตอบ ในส่วนของผู้ดำเนินการพร้อมที่จะเสนอโบนัสเล็กน้อยในรูปแบบของการแลกเปลี่ยนฟรีหรือสิทธิพิเศษในช่วงระยะเวลาหนึ่ง นอกจากนี้เขายังช่วยแก้ไขปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ เนื่องจากเขาสนใจโดยตรงในการสนับสนุนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับสมาชิกปัจจุบันและการเพิ่มสมาชิกใหม่

ไม่สำคัญว่าผู้รับเหมาของคุณจะใช้ผู้ให้บริการ EDF รายใด คุณสามารถแลกเปลี่ยนได้โดยใช้เทคโนโลยีโรมมิ่ง คุณยังสามารถจัดระเบียบปฏิสัมพันธ์กับคู่สัญญาด้วยวิธีอื่นได้

ทางเลือกหนึ่งคือการเชื่อมต่อกับบริการแลกเปลี่ยน (ระบบ) หลายอย่างพร้อมกัน วิธีการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรนี้เรียกว่าผู้ดำเนินการหลายราย คุณสามารถเลือกได้ด้วยตัวเองหรือเสนอให้คู่ของคุณ (ถ้าเหมาะสม)

จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณและคู่สัญญาของคุณใช้บริการที่แตกต่างกัน และคุณทั้งสองคนไม่ต้องการเปลี่ยนแปลง ในสถานการณ์เช่นนี้ ตัวเลือกที่สองจะเหมาะสมที่สุด เมื่อคุณติดต่อผู้ให้บริการของคุณร่วมกันและเชิญพวกเขาให้ตั้งค่าการแลกเปลี่ยนระหว่างกัน

มาสรุปกัน

มาสรุปกัน ก่อนที่จะเปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิทัลของการโต้ตอบกับคู่สัญญา นักบัญชีควรจำรายละเอียดสามประการ:

1. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองที่ได้รับการปรับปรุงจะทำให้เอกสารมีความสำคัญทางกฎหมาย
2. ผู้ดำเนินการรับประกันการจัดส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่รวดเร็วและราบรื่น
3. ในการเริ่มใช้บริการ คุณจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบ ซื้อใบรับรอง ES และ CIPF ปัญหาที่เหลือจะถูกตัดสินใจโดยผู้ดำเนินการเอง