พนักงานจัดทำบันทึกช่วยจำในนามของหัวหน้างานโดยตรงหรือในนามของหัวหน้าแผนกอื่น ช่วยให้คุณได้ในเวลาอันสั้น:

• แจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับปัญหาปัจจุบัน
• จัดทำข้อเสนอเพื่อกำจัดมันหรือตกลงในแผนปฏิบัติการกับพนักงานคนอื่น
• ชักจูงให้ผู้จัดการตัดสินใจหรือออกคำสั่ง

นอกจากนี้ยังเป็นข้อพิสูจน์ว่าผู้เชี่ยวชาญที่ค้นพบปัญหาในกระบวนการทำงานไม่ยอมให้สถานการณ์ดำเนินไป แต่ได้แจ้งให้ฝ่ายบริหารทราบเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้ทันที นั่นคือเขาไม่ได้เกียจคร้าน

ประเภทของบันทึกย่อ

มาดูจดหมายบริการประเภทหลัก:

• เกี่ยวกับการขอข้อมูล
• เกี่ยวกับการละเมิดที่พนักงานกระทำขณะปฏิบัติหน้าที่
• เกี่ยวกับโบนัสสำหรับพนักงาน

นอกจากนี้ บันทึกช่วยจำ (ตัวอย่างแสดงด้านล่าง) อาจมาพร้อมกับการถ่ายโอนชุดเอกสารระหว่างแผนก แผนก แผนกภายในองค์กร (สำหรับองค์กรบุคคลที่สาม จำเป็นต้องเตรียมจดหมายปะหน้า) นอกจากนี้ยังสามารถส่งให้กับพนักงานโดยต้องอธิบายเหตุผลในการลางาน

บันทึกอาจมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับเรื่องงาน

กฎการรวบรวม

กฎหลักที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อร่างคือความกระชับ เอกสารควรระบุสาระสำคัญของปัญหาอย่างชัดเจน รวมถึงวิธีแก้ไข ตามกฎแล้วข้อความไม่ควรยาวเกิน 6-7 บรรทัด ไม่มีการใช้แบบฟอร์มแบบรวมสำหรับกระดาษ

ตัวอย่างของบันทึกช่วยจำ

อย่างไรก็ตาม เมื่อเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร คุณควรคำนึงถึงข้อกำหนดที่จำเป็นต้องมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• กระดาษจะต้องมีส่วนหัว ระบุว่าเอกสารดังกล่าวถูกส่งไปยังใคร (ตำแหน่งและชื่อเต็มของพนักงานในกรณีฉุกเฉิน)
• จากนั้นระบุชื่อของเอกสาร
• ป้อนวันที่รวบรวมและหมายเลข
• คำอธิบายของสถานการณ์ปัจจุบันเนื่องจากการร่างบันทึก: "ฉันแจ้งให้คุณทราบ ... " จากนั้นข้อความจะต้องมีคำขอเฉพาะ
• ด้านล่างนี้เป็นตำแหน่งและชื่อเต็ม คอมไพเลอร์, ลายเซ็นพร้อมการถอดเสียง

เอกสารที่จัดทำขึ้นควรลงทะเบียนกับเลขานุการขององค์กรเป็นจดหมายโต้ตอบขาเข้า หลังจากนี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้อำนวยการจะได้รับบันทึกและตรวจสอบเป็นการส่วนตัว

วิธีการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์

องค์กรหลายแห่งได้นำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ดังนั้นบันทึกช่วยจำตัวอย่างที่เขียนไว้ข้างต้นจึงสามารถออกทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ในกรณีนี้จะถูกส่งไปยังอีเมลองค์กรขององค์กร เลขานุการมีหน้าที่คัดแยกและส่งต่อจดหมายไปยังผู้รับเพิ่มเติม

วิธีการโอนนี้ช่วยประหยัดกระดาษและเวลาของพนักงาน ในกรณีนี้เอกสารจะถูกวาดในลักษณะเดียวกับบนกระดาษ ขอแนะนำว่าควรมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ส่ง เพื่อให้แน่ใจว่าผู้จัดการได้อ่านเอกสารที่ส่งแล้ว เมื่อส่ง คุณควรขอ "ใบตอบรับการอ่านอีเมล" โดยทำเครื่องหมายในช่องในแบบฟอร์มการส่ง

เอกสารตัวอย่าง

บ่อยครั้งในการแก้ไขปัญหาการทำงานจำเป็นต้องถ่ายทอดข้อมูลสำคัญไปยังผู้จัดการ บางครั้งสถานการณ์จำเป็นต้องแสดงคำอธิบายของสถานการณ์และคำเตือนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดเป็นลายลักษณ์อักษร

ในกรณีนี้ไม่เพียงแต่จะต้องนำเสนอข้อเท็จจริงอย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ยังต้องจัดทำเอกสารอย่างถูกต้องด้วย การคอมไพล์มักทำให้เกิดปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ไม่มีประสบการณ์ แต่การทำเช่นนี้ไม่ใช่เรื่องยากหากคุณมีตัวอย่างต่อหน้าต่อตา นั่นคือเหตุผลที่เราได้เตรียมตัวอย่างหลังจากตรวจสอบแล้วคุณจะสามารถร่างเอกสารได้อย่างถูกต้อง

บันทึกอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับโบนัสเป็นพื้นฐานในการออกคำสั่งให้รางวัลแก่พนักงาน มันถูกร่างขึ้นโดยหัวหน้างานโดยตรงของพนักงานที่ส่งถึงผู้อำนวยการขององค์กร เอกสารนี้ระบุถึงคุณธรรมของพนักงาน การขอสิ่งจูงใจ ข้อมูลของพนักงานและผู้เรียบเรียง หลังจากพิจารณาและตัดสินใจแล้ว ผู้อำนวยการจะออกคำสั่งเกี่ยวกับโบนัส

ตัวอย่างบันทึกการขอโบนัสสำหรับพนักงานจากผู้อำนวยการ

หากในระหว่างสถานการณ์การทำงานเกิดขึ้นเนื่องจากการที่พนักงานไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเต็มที่ จะมีการใช้ข้อความอธิบาย มันระบุเหตุผล.

ตัวอย่างหมายเหตุอธิบาย

บันทึกจะใช้หากพนักงานจำเป็นต้องติดต่อผู้จัดการเพื่อขอจัดสรรเงินทุนสำหรับความต้องการในการทำงาน ในกรณีนี้เอกสารจะระบุข้อเท็จจริงของความจำเป็นในการผลิตในการซื้อวัสดุ

วิธีเขียนบันทึกอย่างถูกต้องตัวอย่าง

อายุการเก็บรักษา

ตามรายการเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐรัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 บันทึกภายใน จะต้องเก็บไว้ในที่เก็บถาวรขององค์กรเป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี หากจำเป็นผู้อำนวยการขององค์กรมีสิทธิขยายระยะเวลาการเก็บรักษาได้ ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารที่ออกทางอิเล็กทรอนิกส์อาจถูกกำหนดตามกฎบัตรของบริษัท

ประชาชนที่ทำงานในกิจกรรมต่างๆ มักจะต้องรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน ดังนั้นพวกเขาจึงสนใจคำตอบสำหรับคำถามว่าจะเขียนอย่างไร บันทึกและจะหาตัวอย่างได้ที่ไหน?

เอกสารนี้เป็นหนึ่งในวิธีที่ได้รับความนิยมและแพร่หลายที่สุดสำหรับบริษัทและพนักงาน ในบทความนี้ เราจะบอกวิธีเขียนบันทึกอย่างถูกต้องและจัดเตรียมบันทึกตัวอย่างเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง

ความจำเป็นในการเขียนบันทึก

บันทึกช่วยจำภายในเป็นรูปแบบหนึ่งของการไหลของเอกสารภายในองค์กร ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแก้ไขสถานการณ์การผลิตปัจจุบันได้อย่างรวดเร็วในระยะเวลาอันสั้น บันทึกนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:

• • แจ้งปัญหาปัจจุบันให้เจ้าหน้าที่ทราบอย่างรวดเร็ว
  • การทำข้อเสนอเพื่อกำจัดมันหรือตกลงในแผนปฏิบัติการที่ตั้งใจไว้

การส่งบันทึกช่วยจำนำข้อดีหลายประการมาสู่กระบวนการผลิตขององค์กร เอกสารนี้เป็นหลักฐานโดยตรงของข้อเท็จจริงที่ว่าผู้เชี่ยวชาญได้ค้นพบปัญหาในกระบวนการทำงานที่เขารับผิดชอบแล้วได้นำเรื่องนั้นไปสู่ความสนใจของฝ่ายบริหารโดยทันที

ในสถานการณ์ที่ผู้เชี่ยวชาญไม่สามารถรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดที่เกิดขึ้นได้อย่างอิสระและด้วยความช่วยเหลือของบันทึกภายในส่งให้ผู้เชี่ยวชาญคนอื่น ๆ แก้ไขปัญหาโดยการกระทำนี้เขาจะปลดเปลื้องความรับผิดชอบต่อคุณภาพไม่ดีหรือไม่เหมาะสม การแก้ไขปัญหาปัญหา

บันทึกช่วยจำไม่มีรูปแบบเฉพาะ ดังนั้น กระดาษจะถูกจัดทำขึ้นในรูปแบบใดๆ และส่งไปยังฝ่ายบริหาร ทั้งบนกระดาษและผ่านวิธีการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

วาดบันทึกช่วยจำ

เราได้กล่าวไว้ข้างต้นว่าในกรณีใดบ้างที่จำเป็นต้องเขียนและส่งบันทึกไปยังฝ่ายบริหาร ตอนนี้เรามาดูตัวอย่างการร่างเอกสารที่เรากำลังพิจารณา และดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น ไม่มีรูปแบบพิเศษสำหรับบันทึกช่วยจำ แต่มีข้อกำหนดที่ยอมรับโดยทั่วไปสำหรับเนื้อหาของเอกสาร

ในหมู่พวกเขาคือ:

1. ต้องระบุผู้รับบันทึกที่มุมขวาบนของเอกสาร จำเป็นต้องเขียนนามสกุล ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของบุคคลที่มีชื่อบันทึกช่วยจำ
2. ภายใต้ข้อมูลนี้จะมีการเขียนหมายเลขและชื่อเรื่องของเอกสาร
3. หลังจากนั้นผู้เชี่ยวชาญจะเปิดเผยสาระสำคัญของปัญหาที่เขาพบในสาขากิจกรรมของเขาในองค์กร หรือเขาอธิบายสถานการณ์ที่เขาไม่สามารถรับมือได้ด้วยตัวเองและต้องการความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญคนอื่น ๆ
4. ถัดไป คุณต้องเขียนข้อเสนอเพื่อแก้ไขสถานการณ์ปัจจุบัน หรือผู้เขียนบันทึกระบุการกระทำที่เขาคาดหวังจากเจ้าหน้าที่ที่ส่งเอกสารชื่อ
5. ที่ด้านล่างของเอกสารจะระบุนามสกุล ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของบุคคลที่ส่งบันทึก

พลเมืองวัยทำงานทุกคนสามารถใช้เทมเพลตบันทึกช่วยจำนี้ได้หากจำเป็น

วิธีเขียนบันทึกช่วยจำ - ตัวอย่างและตัวอย่างการเขียน

ลองดูตัวอย่างวิธีเขียนบันทึกช่วยจำ (ตัวอย่าง) ตัวอย่างด้านล่างนี้ประกอบด้วยข้อความในบันทึกช่วยจำ ซึ่งสามารถใช้เป็นตัวอย่างได้เมื่อเขียนรายงานทางธุรกิจ

ตัวอย่างของบันทึกช่วยจำ

ด้านล่างนี้เราจะยกตัวอย่างการเขียนบันทึกลงบนกระดาษ โดยที่หัวข้อการอุทธรณ์และนิติบุคคลที่กล่าวถึงบันทึกช่วยจำตลอดจนสาระสำคัญของปัญหาเป็นเรื่องสมมติ

ถึง ผู้อำนวยการ OJSC "คาเมเลีย"
คราฟเชนโก อนาโตลี เปโตรวิช
ครัสโนดาร์ 15 กรกฎาคม 2558

หมายเหตุการบริการ

ตั้งแต่วันที่ 13 กรกฎาคม 2558 เตาเผาในร้านค้ายอดนิยมขององค์กรไม่สามารถใช้งานได้และเพื่อแก้ไขการชำรุดจำเป็นต้องซื้ออะไหล่จากรายการที่แนบมาด้านล่าง ค่าใช้จ่ายรวมของชิ้นส่วนและงานเพื่อกำจัดการเสียคือ 15,700 (หนึ่งหมื่นห้าพันเจ็ดร้อยรูเบิล 00 โกเปค)

ขณะนี้วงเงินกองทุนสำหรับการซ่อมแซมและบำรุงรักษาอุปกรณ์หมดลงแล้ว และไม่มีชิ้นส่วนที่จำเป็น เพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดทำงานของร้านค้ายอดนิยม ฉันขอให้:

1. จัดสรรเงินตามจำนวนที่กำหนดตามรายการที่แนบมากับเอกสาร
2. จัดให้มีทีมงานซ่อมเพื่อดำเนินการเปลี่ยนชิ้นส่วนที่ใช้งานไม่ได้

ขอแสดงความนับถือหัวหน้าร้านค้ายอดนิยม Onoprienko Valeria Viktorovna

องค์กรหลายแห่งแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นอีเมลจึงช่วยให้ส่งบันทึกได้ง่ายขึ้น การไหลของเอกสารดังกล่าวภายในองค์กรมีข้อได้เปรียบที่ชัดเจน นั่นคือความรวดเร็วในการพิจารณาคำขอของพนักงาน

จะเขียนบันทึกช่วยจำทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร? เอกสารไม่แตกต่างอย่างมีนัยสำคัญจากเวอร์ชันคลาสสิกบนกระดาษ ตัวอย่างบันทึกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แทบจะไม่แตกต่างจากตัวอย่างที่กล่าวถึงข้างต้น ส่วนสำคัญของบันทึกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะคล้ายกับตัวอย่างของเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งคำอธิบายสถานการณ์ที่เกิดขึ้นและชุดข้อเสนอที่พนักงานยื่นเพื่อประกอบการพิจารณา

ยังคงมีความแตกต่าง - ไม่จำเป็นต้องระบุผู้รับในบันทึกช่วยจำ ในอีเมลในบรรทัด "ที่อยู่" คุณจะต้องระบุชื่อผู้ใช้ที่ส่งเอกสารถึง หากมีที่อยู่อีเมลเดียวสำหรับทั้งแผนกคุณจะต้องระบุผู้รับในบรรทัด "เรื่อง" นั่นคือชื่อเต็มของเจ้าหน้าที่ที่ส่งบันทึกช่วยจำ

นอกจากนี้ เมื่อใช้อีเมล (กล่องจดหมายของคุณเอง) มักจะมีลายเซ็นที่แทรกลงในข้อความโดยอัตโนมัติอยู่แล้ว ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก โดยเฉพาะเมื่อเขียนบันทึก หากกล่องอีเมลของคุณไม่อนุญาตให้ระบุตัวตนของผู้ส่ง (เช่น เมื่อบริษัทมีกล่องอีเมลเพียงกล่องเดียว) คุณจะต้องระบุตำแหน่งและชื่อเต็มของคุณที่ท้ายจดหมาย

อย่าลืมว่าเมื่อส่งเอกสารทางอีเมล สิ่งสำคัญคือต้องขอการแจ้งเตือนว่าผู้รับอ่านอีเมลที่คุณส่งแล้ว โดยทำเครื่องหมายในช่องที่เหมาะสม การแจ้งดังกล่าวเป็นข้อพิสูจน์ว่าคุณได้ส่งบันทึกไปยังเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่ง ณ เวลาใดเวลาหนึ่งจริงๆ

สำนักงานทุกแห่งต้องการเครื่องใช้สำนักงานในการดำเนินงาน ผู้รับผิดชอบเตรียมใบสมัครรายเดือนหรือรายไตรมาสเพื่อซื้อ โดยตรวจสอบความต้องการของพนักงาน การสมัครซื้อเครื่องเขียนซึ่งตัวอย่างที่ไม่ได้รับการอนุมัติในระดับกฎหมายสามารถจัดทำขึ้นโดยพลการ

สิ่งที่ใช้กับเครื่องใช้สำนักงาน: รายการ

เครื่องเขียนแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

ในปี 1993 Goskomstat Resolution No. 17 ได้อนุมัติรายการเครื่องใช้สำนักงานเฉพาะ ในปี 2014 ได้มีการนำตัวแยกประเภทผลิตภัณฑ์ของรัสเซียทั้งหมดตามประเภทของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ OKPD 2 มาใช้ซึ่งประกอบด้วยรายการเครื่องเขียนแต่ละรายการในส่วนต่างๆ

ประเภทการขอเครื่องเขียน

ตัวอย่างการสมัครเครื่องเขียนอาจมีหลายประเภท ขึ้นอยู่กับรูปแบบคำขอ:

• ภายนอก;
• ภายใน.

เมื่อจำเป็นต้องส่งคำขอภายนอกจากซัพพลายเออร์ คำขอประเภทแรกจะถูกร่างขึ้น โดยปกติแล้วในกรณีเช่นนี้ รูปแบบของเอกสารสามารถพบได้ในภาคผนวกของสัญญาที่ทำกับซัพพลายเออร์

คำขอภายในอาจมีสองประเภท:

• เพื่อซื้อเครื่องใช้สำนักงาน
• การออกเครื่องใช้สำนักงานจากคลังสินค้า

หากไม่มีผลิตภัณฑ์ที่จำเป็นในสต็อก จะมีการเขียนบันทึกเพื่อขออนุญาตซื้อเครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น ในภาคผนวกจะมีการแนบสเปรดชีตพร้อมรายการอุปกรณ์เสริมที่จำเป็นไว้ด้วย

วิธีการขอเครื่องใช้สำนักงานภายใน - ตัวอย่าง

ผู้รับผิดชอบจะกำหนดความต้องการของพนักงานในด้านเครื่องใช้สำนักงาน หากจำเป็น จะดำเนินการตรวจสอบ หลังจากนี้จะมีการร่างใบสมัครตามข้อมูลที่รวบรวมเกี่ยวกับแผนก หมายถึงเอกสารที่มีการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับผิดชอบถึงหัวหน้าแผนกจัดหา

โดยทั่วไปแล้ว ข้อกำหนดสำหรับการร้องขอคือ:

• สามารถกรอกแบบฟอร์มได้อย่างอิสระหรือใช้หัวจดหมายของบริษัท ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายขององค์กร
• รายการเครื่องใช้สำนักงานจะต้องจัดทำขึ้นในรูปแบบของตารางที่มีส่วนหัวและส่วนหลัก ส่วนหลักของตารางประกอบด้วยชื่อของอุปกรณ์เสริม ปริมาณ และหน่วยการวัด หากจำเป็น คุณสามารถเพิ่มบทความได้
• รายละเอียดของหัวหน้าแผนกที่ต้องการตำแหน่งและชื่อเต็มของผู้ยื่นอุทธรณ์จะต้องจดบันทึกไว้

บางองค์กรกำหนดให้ส่งคำขอในรูปแบบของบันทึกช่วยจำ หัวใจหลัก แอปพลิเคชันและบันทึกช่วยจำคือเอกสารสองฉบับที่แตกต่างกันซึ่งทำหน้าที่ให้ข้อมูลเพียงฟังก์ชันเดียว อย่างไรก็ตามบางครั้งก็จัดทำขึ้นในรูปแบบของเอกสารฉบับเดียวหรือแนบภาคผนวกพร้อมรายการเครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็นไว้ในบันทึกช่วยจำ

บันทึกภายในสำหรับการซื้อเครื่องเขียน: กฎสำหรับการร่าง

บันทึกช่วยจำอย่างเป็นทางการสำหรับเครื่องเขียน ตัวอย่างซึ่งไม่ได้จัดทำเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ สามารถจัดทำในรูปแบบอิสระได้ อย่างไรก็ตาม จะต้องมีข้อมูลที่จำเป็น:

• ที่มุมขวาบนจะเขียนตำแหน่งและชื่อเต็มซึ่งมีชื่อเอกสารเขียนอยู่
• บันทึกจากใคร?
• ชื่อเรื่องของเอกสาร
• วัตถุประสงค์ของเอกสาร ตัวอย่างเช่น “สำหรับการซื้อวัสดุ”
• วันที่ลงทะเบียนและหมายเลขทะเบียน
• ส่วนหลักของเอกสารประกอบด้วยคำขอ
• วันที่.
• วีซ่าและการถอดรหัสของผู้รับผิดชอบ

อนุญาตให้รวมตารางพร้อมเครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็นในบันทึกช่วยจำหรือออกเป็นภาคผนวกแยกต่างหาก

บันทึกการบริการเครื่องเขียน ตัวอย่างการซื้อ:

การขอเครื่องเขียนอาจมีลักษณะอย่างไร: ตัวอย่างการรับจากคลังสินค้า

การขอปล่อยเครื่องใช้สำนักงานออกจากคลังสินค้าเป็นเอกสารสเปรดชีต จะต้องมีชื่อของสิ่งของที่จำเป็นและปริมาณ โดยทั่วไป แอปพลิเคชันจะพิมพ์โดยใช้คอมพิวเตอร์และส่งออกเป็นเอกสาร

ตัวอย่างการใช้งาน:

เนื่องจากกฎหมายไม่ได้กำหนดแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับเอกสารนี้ องค์กรจึงสามารถอนุมัติเป็นรายบุคคลได้

การสมัครตัวอย่างเครื่องเขียนขึ้นอยู่กับผู้ที่ส่งไปให้ หากคุณกำลังขอจัดส่งจากซัพพลายเออร์ จะต้องนำแบบฟอร์มมาจากภาคผนวกสัญญา ในกรณีอื่นๆ ทั้งหมด องค์กรจะอนุมัติแบบฟอร์มของเอกสารดังกล่าวโดยอิสระ

บันทึกการบริการคือข้อมูลและเอกสารอ้างอิงซึ่งเป็นเครื่องมือในการโต้ตอบทางธุรกิจภายในองค์กร

บันทึกช่วยจำถูกร่างขึ้นเพื่อเน้นประเด็นทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับงานของแผนกหรือพนักงานคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ ซึ่งวิธีแก้ปัญหาจะขึ้นอยู่กับหน่วยโครงสร้างอื่นขององค์กรหรือพนักงาน

ในทางตรงกันข้าม การเขียนบันทึกจะดำเนินการระหว่างหน่วยงานโครงสร้างหรือพนักงานที่มีสถานะเทียบเท่าราชการซึ่งไม่ได้เป็นผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรง

วิธีการเขียนบันทึกช่วยจำ

แม้ว่ารูปแบบของการเขียนบันทึกจะเป็นไปตามอำเภอใจ แต่ควรคำนึงถึงรายละเอียดต่อไปนี้เมื่อร่าง:

• “ หมวก” ซึ่งระบุว่าใครอยู่ (ตำแหน่ง, นามสกุล, ชื่อจริง, นามสกุลในกรณีดั้งเดิม);
• ชื่อของเอกสาร - บันทึกการบริการ;
• วันที่รวบรวมและหมายเลข
• ชื่อเรื่องของข้อความของเอกสาร - พูดเกี่ยวกับหัวข้อของบันทึก;
• ข้อความของเอกสาร - อันดับแรกคือคำอธิบายของสถานการณ์ปัจจุบัน จากนั้นจึงมีคำขอเฉพาะบางอย่าง
• ตำแหน่งของผู้เรียบเรียง, ลายเซ็นและการถอดเสียงของลายเซ็น - นามสกุล, ชื่อ, นามสกุลของผู้แต่ง

ตัวอย่างบันทึกการซื้อคอมพิวเตอร์

บันทึกการบริการ
05.10.2013 № 2
มอสโก

เกี่ยวกับการซ่อมคอมพิวเตอร์ (เปลี่ยน)

ฉันขอแจ้งให้คุณทราบว่าตั้งแต่วันที่ 20 กันยายน 2013 ซอฟต์แวร์ขัดข้องมักเกิดขึ้นบนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล Tatyana Ivanovna Moroz

ในการนี้ข้าพเจ้าขอให้ซ่อมแซมหรือเปลี่ยนคอมพิวเตอร์เครื่องนี้

ตัวอย่างบันทึกในการออกผลิตภัณฑ์

หมายเหตุการบริการ
2013-09-20-CN ลงวันที่ 20/09/2013

เกี่ยวกับการออกผลิตภัณฑ์

ฉันขอให้คุณตกลงที่จะจัดโปรโมชั่นสำหรับ TM “J”

วัตถุประสงค์ของการดำเนินการ:
- เพิ่มยอดค้าปลีกน้ำผลไม้ TM “J”
- เพิ่มการกระจายเชิงตัวเลขและคุณภาพ

ระยะเวลาโปรโมชั่น: ตุลาคม-พฤศจิกายน 2556

ภูมิภาค: เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก, โวโรเนซ

ผู้เข้าร่วมการดำเนินการ: ผู้ขายร้านค้าปลีก

กลไกการส่งเสริมการขาย: เมื่อร้านค้าสั่งน้ำผลไม้ TM “J” 5 ลิตร น้ำผลไม้ TM “J” 1 ลิตรจะเป็นของขวัญ

การกระจายเงินรางวัล:
เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก - 400 แพ็คเกจ (แต่ละอัน 1 ลิตร)
Voronezh - 60 แพ็ค (ละ 1 ลิตร)
ประสิทธิภาพ: ยอดขายตามแผนเพิ่มขึ้น 30-40%
สินค้าที่ไม่ได้ใช้ส่วนที่เหลือจะถูกส่งคืนไปยังคลังสินค้า

บันทึกช่วยจำจะถูกวาดลงบนแผ่น A4 หากองค์กรไม่ดูแลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

บันทึกช่วยจำคืออะไรและจะจัดทำขึ้นเมื่อใด ในกรณีที่พนักงานไม่ปฏิบัติหน้าที่ของตนหรือทำได้ดีมากจะมีการจัดทำบันทึกช่วยจำ (เช่นในกรณีของการทำธุรกรรม การทำให้เป็นทางการ ซึ่งในความเป็นจริงแล้วเป็นมาตรการที่เป็นทางเลือก) ส่วนใหญ่จะระบุตำแหน่งและชื่อเต็มของพนักงานตลอดจนประเภทของการลงโทษหรือรางวัลหลังจากนั้นรายการที่เกี่ยวข้องจะปรากฏในลักษณะของพนักงานซึ่งสามารถดูตัวอย่างได้ที่

แต่ก็มีอีกหลายกรณี ตัวอย่างเช่น ในการซื้อวัสดุ เครื่องพิมพ์ทรัพย์สินวัสดุ เครื่องเขียน และวัสดุสิ้นเปลืองอื่น ๆ สำหรับการเปลี่ยนแปลงตารางกะ การไล่ออกจากกระทรวงกิจการภายใน หรือพนักงานขับรถตามคำขอของตนเอง เพื่อแนะนำตำแหน่งพนักงานใหม่ สำหรับโบนัส, การขาดงาน, สำหรับการตัดเงินเพื่อซื้ออุปกรณ์หรือซ่อมแซมสถานที่, สำหรับการโอนไปยังตำแหน่งอื่น, สำหรับการออกเงิน, สำหรับการฝึกอบรม, เพื่อขอดำเนินการตามคำสั่ง, สำหรับ ค่าปรับสำหรับพนักงานที่ไม่ปฏิบัติหน้าที่ (ในกรณีหลังอาจต้องลงทะเบียนเพื่อเริ่มดำเนินคดีหากศาลมีคำตัดสินที่เกี่ยวข้อง)

วิธีเขียนบันทึกช่วยจำที่ถูกต้อง - แบบฟอร์ม

หากคุณทำตามตัวอย่างและรูปแบบการเขียน ในส่วนหัวจะมีการเขียนว่าใครเป็นคนส่งถึงกันแน่ ถัดมาเป็นชื่อ (ในกรณีนี้มีสองคำ - "บันทึกสำนักงาน") วันที่และหมายเลขการรวบรวมเป็นฟิลด์บังคับสองช่องถัดไป ชื่อเรื่องของข้อความระบุหัวข้อของรายงานดังกล่าว (อาจเป็นหนึ่งในโรงงานผลิตที่สำคัญที่ระบุไว้ในรูปแบบ T-3 ของรุ่นปี 2018 ด้วยซ้ำ) ข้อความอธิบายสถานการณ์และสรุปผลจากสถานการณ์นั้น ในตอนท้ายจะมีลายเซ็นรวมถึงตำแหน่งของคอมไพเลอร์

บันทึกการบริการ: ตัวอย่างการไม่ปฏิบัติหน้าที่ราชการ

หากคุณสนใจที่จะเขียนการกระทำดังกล่าวอย่างถูกต้องให้ทำตามอัลกอริทึมที่อธิบายไว้ข้างต้น อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่ไม่สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันอย่างเป็นทางการ มีคุณสมบัติหลายประการตามที่เขียนในเอกสารนี้ ดังนั้น ในกรณีที่มีการละเมิดการทำงานของพนักงาน รายการ "เกี่ยวกับความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ราชการ" จะถูกวางไว้ในชื่อเรื่อง จากนั้น จะมีการอธิบายสถานการณ์และข้อเสนอสำหรับการลงโทษ (ตำหนิ ปรับ ไล่ออก) ให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

พนักงานทุกคนมีสิทธิที่จะโต้แย้งการลงโทษที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ราชการของตน อย่างไรก็ตาม เพื่อพิสูจน์ว่าข้อกล่าวหาไม่มีมูล สิ่งสำคัญคือต้องแก้ไขปัญหานี้อย่างเชี่ยวชาญ คุณสามารถรับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้จากทนายความในเมืองของคุณ รายละเอียด

ข้อควรจำสำหรับตัวอย่างการเดินทางเพื่อธุรกิจปี 2561

สำหรับสถานการณ์การทำงานหลายอย่าง ผู้จัดการจะต้องเตรียมแบบฟอร์มไว้ด้วย การออกแบบและองค์ประกอบของข้อความจะง่ายขึ้นเมื่อใช้สิ่งเหล่านี้ หากเราพูดถึงการเดินทางเพื่อธุรกิจที่คาดว่าจะได้รับการชำระเงินเพิ่มเติมและการเพิ่มขึ้นของเงินเดือนในเดือนปัจจุบันสิ่งที่สำคัญที่สุดในจดหมายดังกล่าวคือการระบุจำนวนวันที่แน่นอนที่คุณอยู่ในสถานที่ที่ระบุ หากคุณกำลังขับรถของคุณเองคุณจะต้องจัดทำรายงานโดยใช้เทมเพลตอื่นโดยต้องกล่าวถึงข้อเท็จจริงนี้

ผู้บริหารในรูปแบบนี้จะมอบหมายงานตามสถานการณ์ การกระทำเฉพาะจะต้องจัดทำขึ้นตามกฎตามด้วยการดำเนินการ นี่เป็นระบบที่ควรใช้งานได้ในทุกหน่วยในพื้นที่

มาตรา 162s พร้อมการแก้ไขล่าสุดปี 2018

ตัวอย่างบันทึกเกี่ยวกับโบนัสพนักงาน

ในเอกสารดังกล่าวที่ส่งถึงเจ้านายจะมีการเขียนคำว่า "ฉันแจ้งให้คุณทราบ" (กล่าวถึงความสำเร็จและข้อดีของพนักงาน) มันพูดถึงการให้กำลังใจพนักงาน

ตัวอย่างเช่น ผู้อำนวยการสิ่งพิมพ์จะต้องลงทะเบียนเงินรางวัลทางวินัยหากพนักงานโต้ตอบกับลูกค้าได้สำเร็จ

เกี่ยวกับการขึ้นเงินเดือน

หากคุณเชื่อว่าคุณมีความก้าวหน้าในการปฏิบัติหน้าที่และสมควรได้รับเงินเดือนเพิ่มขึ้น ให้เขียนบันทึกด้วยวิธีนี้ มีการเขียนถึงผู้จัดการโดยระบุว่าเหตุใดเจ้านายจึงควรดำเนินการตามขั้นตอนดังกล่าวที่เกี่ยวข้องกับคุณ

เกี่ยวกับการไปทำงานในวันหยุด

หากมีความจำเป็นต้องให้พนักงานบางคนออกไปข้างนอกในวันหยุด ความต้องการนี้จะมีการอธิบายไว้อย่างชัดเจนในการอุทธรณ์ จากนั้นตามคำร้องขอของเจ้านายคำตอบเกี่ยวกับข้อตกลงหรือข้อขัดแย้งก็ตามมาเพราะสำหรับวันนี้ผู้อำนวยการจะต้องจัดสรรเงินทุนเพื่อชดเชยพนักงาน

ในกรณีนี้ การเพิ่มเงินเดือนถือเป็นหน้าที่ของกรรมการ

บันทึกการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายการจัดสรรเงินทุนสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ

เนื่องจากการเดินทางเพื่อธุรกิจมักมีค่าใช้จ่าย จึงต้องคืนเงินทั้งหมด ดังนั้นพนักงานที่มาเยี่ยมชมจะต้องเขียนคำชี้แจงพร้อมคำอธิบายค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ถูกต้อง นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณเดินทางด้วยรถยนต์ส่วนตัว จะต้องกรอกให้ถูกต้องตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด

การชำระเงินเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มปริมาณงาน

หากคุณทำงานมากกว่าตำแหน่งที่คุณต้องการ ก็จะต้องมีรางวัลสำหรับสิ่งนี้ด้วย รายงานถูกจัดทำขึ้นตามอัลกอริธึมด้านบนซึ่งระบุว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่หลังจากนั้นจะมีการเขียนคำขอการชำระเงินเพิ่มเติม

เพื่อเตรียมเอกสารดังกล่าวอย่างถูกต้องตามข้อกำหนดและกฎเกณฑ์ของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (ประมวลกฎหมายแรงงาน) คุณต้องดาวน์โหลดเอกสารดังกล่าว เอกสารพื้นฐานทั้งหมดในทุกกรณีจะถูกป้อนลงในสมุดรายวันการลงทะเบียน ดังที่คุณเข้าใจจะต้องเขียนตาม GOST และมีหลายประเภท

หัวหน้าหน่วยหรือแผนกจะตรวจสอบรายงานและจัดทำคำสั่งและกฎระเบียบ พื้นฐานที่สำคัญสำหรับการตัดสินใจคือการอธิบาย หากเอกสารทางธุรกิจแม้แต่ฉบับเดียวเขียนในรูปแบบที่ไม่เหมาะสม นี่ก็เป็นสาเหตุที่ทำให้ปัญหาต้องเลื่อนออกไป

เพื่อให้มั่นใจว่าแผนกโครงสร้างภายในแต่ละแผนกมีระเบียบวินัยเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินการอย่างถูกต้องตามคำแนะนำอย่างเคร่งครัด ข้อเท็จจริงนี้ถือเป็นข้อดีอย่างมากสำหรับบริษัท

หากคุณมีคำถาม โปรดปรึกษาทนายความ

คุณสามารถถามคำถามของคุณในแบบฟอร์มด้านล่างในหน้าต่างที่ปรึกษาออนไลน์ที่ด้านล่างขวาของหน้าจอ หรือโทรไปที่หมายเลข (ตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์):