Внутренний финансовый контроль (ВФК) в учреждении поможет эффективно использовать бюджетные деньги, трудовые и материальные ресурсы. Задача ВФК– обнаружить ошибки, исправить и не допустить их в дальнейшем. В статье найдете готовые образцы Положения, карты и журнала внутреннего финансового контроля.
В силу п. 1 стат. 19 Закона № 402-ФЗ и п. 6 Инструкции № 157н все учреждения обязаны организовывать проверку своей деятельности. Такая процедура позволяет эффективно использовать средства бюджета, обеспечить высокое качество учета, а также достоверность отчетности. Рассмотрим, что включает внутренний государственный финансовый контроль, по каким правилам или стандартам проводится.
Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении направлен на достижение организацией своих целей, предотвращение отклонений от установленного порядка, обеспечение корректности учета, отчетности. Особенно актуально данное мероприятие для учреждений со сложной организационной структурой, включающей филиалы или подразделения.
Про последние изменения в порядке контроля читайте в шпаргалке
Система проверки должна охватывать все операции, сделки и события, которые могут влиять на результат деятельности или перемещение денег. При разработке плана ревизионных мероприятий для собственного применения можно использовать федеральные стандарты для аудиторской деятельности. В процессе выбора конкретных действия нужно учитывать требования в области финансов:
Это обусловлено тем, что все учредители (РБС и ГРБС) обязаны проверять свои подчиненные структуры. Параллельно учреждения подвержены ревизии со стороны государства или местных органов власти. Основной целью мероприятий является проверка:
При разработке системы ВФК нужно учитывать требования следующих нормативно-правовых актов:
Положение о внутреннем финансовом контроле составляется для утверждения порядка осуществления внутреннего финансового контроля. Допускается оформление этого регламента в виде отдельного раздела учетной политики учреждения. Предварительно, нужно определить, кто именно будет проводить процедуру. Вариант зависит от объема и срочности работ, общего положения дел в учреждении, организационной структуры:
Порядок ВФК должен включать следующие основные нюансы проверки:
Учреждение может добавить в положение любые сведения, включая план внутреннего финансового контроля ведения учета в соответствии с нормативными требованиями. Главное – согласовать текст положения с ГРБС.
Подробную инструкцию по составлению положения о внутреннем финансовом контроле смотрите в рекомендации
Смотрите и скачайте образец положения:
При подготовке к осуществлению ВФК необходимо разработать карту внутреннего финансового контроля. Здесь приводятся сведения о должностном работнике, ответственном за соблюдение сроков, периодичность операций. Дополнительно указываются способы и методы проверок и т.д. В карте требуется привести все виды операций, за выполнение которых отвечает отдельное подразделение.
Документ формируется до начала очередного года. Корректировки вносятся в следующих ситуациях:
Как оформить результаты финансового контроля подробнее читайте в рекомендации
Отчет о результатах внутреннего финансового контроля предназначен для фиксации информации о выявленных нарушениях и недостатках, данных об источниках рисков неисполнения бюджета, рекомендаций по исправлению. По итогам проведенного внутреннего мероприятия можно заполнить протокол или служебную записку. К документу прикладывается перечень мер по устранению обнаруженных нарушений и рекомендации по их дальнейшему предотвращению.
Стандарты осуществления внутреннего муниципального финансового контроля подразумевают оформление результатов. Для этого составляется заключение; а при внешней ревизии – акт. Документы заполняются произвольно. От работников, по вине которых произошли недоработки, требуется предоставить письменные объяснения руководителю организации.
В журнале внутреннего финансового контроля учреждения приводят:
Согласно стандартам внутреннего финансового контроля, в документе приводятся итоговые результаты исследования правомерности ведения организацией деятельности. Дополнительно отражаются выводы о качестве тех хозяйственных операций, которые влияют на эффективное распоряжение бюджетными средствами.
Оформлять журнал обязано то подразделение учреждения, которое назначено ответственным за исполнение бюджетных процедур. Заполняется документ на основании сведений от проверяющего ведомства. Бланк можно формировать произвольно. Рекомендуется использовать для примера стандарт Казначейства РФ по Приказу № 475 от 16.12.16 г. В этом нормативно-правовом акте утвержден сам бланк и порядок его составления.
Допускается оформление журнала в электронном формате или «на бумаге». Электронный способ позволяет группировать нарушения по периодам их возникновения, типам и прочим критериям. Посредством использования программы доступны идентификация времени записи; защита от доступа посторонних; внесение отметок о нарушениях.
Порядок осуществления внутреннего муниципального финансового контроля предусматривает заполнение соответствующих сведений в пояснительных записках. Такие формы прикладываются к годовой бухотчетности (ф. 0503760) учреждения и бюджетной отчетности (ф. 0503160). В таблице № 5 приводятся данные о результатах проведенных в отчетном периоде проверочных мероприятий, а также рекомендации по устранению недоработок.
На законодательном уровне санкции за отсутствие у организации системы внутреннего контроля финансовой отчетности напрямую не утверждены. Но финансовый орган может в любое время посетить учреждение для изучения его системы контроля. По результатам такой проверки ревизоры могут вынести предписание или представление. Если никаких замечаний к ревизии нет, бланк не заполняется.
В документе указывается на наличие нарушений. Если не исполнить предписание (представление), нарушителю грозит ответственность. В настоящее время размер штрафной санкции составляет:
Обратите внимание! При проведении внутренних проверок виды ответственности можно предусмотреть для субъектов процедуры в рамках их обязанностей. Для лиц, виновных в недостатках, нарушениях и искажениях, как правило, вводится дисциплинарная ответственность по ТК РФ. Оценкой адекватности и эффективности системы, контролем за ее соблюдением занимается специальная комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации.
Порядок организации и проведения внутреннего финансового контроля в учреждении должен быть закреплен в его учетной политике. В статье на примере рассмотрены структура и основные разделы положения о внутреннем контроле в организации.
В силу ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 6 Инструкции № 157н учреждения силовых ведомств обязаны организовать у себя внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Внутренний финансовый контроль направлен на создание системы соблюдения законодательства РФ в сфере финансовой деятельности, внутренних процедур составления и исполнения бюджета, повышение качества составления и достоверности бюджетной отчетности и ведения бюджетного учета, а также на повышение результативности использования средств федерального бюджета. Порядок осуществления такого контроля должен быть утвержден при формировании учреждением своей учетной политики. О том, что должно содержать такое положение, поговорим в статье.
Еще раз отметим, что порядок организации и проведения внутреннего финансового контроля в учреждении должен быть закреплен в его учетной политике. При этом учреждение может сформировать свою учетную политику путем издания отдельных нормативных актов.
Порядок организации и проведения финансового контроля может быть оформлен отдельным приказом.
Внутренний финансовый контроль может осуществляться следующими путями:
Выбор варианта построения контроля зависит от предполагаемого объема работ, финансовых и организационных возможностей учреждения (не всегда есть возможность вводить дополнительные ставки), структурных особенностей учреждения, компетентности специалистов и т. д.
При этом внутренний финансовый контроль должен включать в себя следующие его виды.
Вид контроля |
Описание |
Предварительный контроль |
Такой контроль должен осуществляться перед совершением хозяйственных операций. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет та или иная операция. Так, контрольными мероприятиями, относящимися к предварительному контролю, являются анализ соответствия заключаемых договоров утвержденному плану финансово-хозяйственной деятельности, проверка бюджетной, финансовой, статистической, налоговой и другой отчетности до ее утверждения или подписания и т. д. |
Текущий контроль |
Данный вид контроля заключается в проведении повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджета, составления бюджетной (бухгалтерской) отчетности и ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, оценке эффективности и результативности расходования денежных средств для достижения целей, задач и целевых прогнозных показателей подразделениями учреждения (филиалами и представительствами) |
Последующий контроль |
Этот контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, осуществления инвентаризаций и иных необходимых процедур |
Таким образом, предварительный и текущий контроль будут вестись непосредственно работниками учреждения в рамках осуществления ими своих должностных обязанностей, а последующий контроль может проводиться как отделом контроля (ревизором), так и комиссией по внутреннему контролю.
В идеале необходимо сделать так, чтобы в учреждении осуществлялись все типы контроля:
Структурные подразделения учреждения организуют внутренний финансовый контроль на следующих уровнях:
Выбранный способ осуществления контроля необходимо закрепить в положении о порядке осуществления внутреннего финансового контроля, при этом деятельность отдела внутреннего контроля (ревизора) будет регламентироваться также положением об отделе внутреннего контроля.
К сведению
Данный документ утверждается приказом руководителя учреждения и является важным правовым актом, определяющим порядок образования, правовое положение, обязанности, организацию работы отдела внутреннего контроля (ревизора).
Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.
При разработке названных документов необходимо установить права и обязанности проверяющих и сотрудников отделов, которых будут затрагивать проверки.
Утверждаю
Руководитель учреждения
________________ / И. И. Иванов /
Положение о внутреннем финансовом контроле
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с законодательством РФ (Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению») и уставом учреждения. Положение о внутреннем финансовом контроле устанавливает единые цели, правила и принципы организации и проведения мероприятий внутреннего финансового контроля в учреждении.
1.2. Целями внутреннего финансового контроля являются подтверждение достоверности бюджетного учета и отчетности учреждения, соблюдение действующего законодательства РФ, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности. Система внутреннего контроля призвана обеспечить:
1.3. Задачами внутреннего контроля являются:
1.4. Внутренний контроль в учреждении должен основываться на следующих принципах:
1.5. При осуществлении мероприятий внутреннего контроля лица, его проводящие, могут использовать:
1.6. Внутренний контроль в учреждении могут осуществлять:
2. Организация внутреннего финансового контроля
2.1. Внутренний финансовый контроль в учреждении осуществляется в формах предварительного, текущего и последующего контроля.
2.1.1. Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Он позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет та или иная операция. Предварительный контроль осуществляют руководитель учреждения, его заместители, и сотрудники юридического отдела. В рамках предварительного контроля проводятся следующие действия:
2.1.2. Текущий контроль заключается в проведении повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджета, составления бюджетной (бухгалтерской) отчетности и ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, осуществлении мониторингов целевого расходования средств областного (федерального или муниципального) бюджета подведомственными учреждениями, оценке эффективности и результативности расходования средств бюджета для достижения целей, задач и целевых прогнозных показателей подразделениями управления, подведомственными учреждениями.
В ходе текущего контроля осуществляются следующие мероприятия:
Ведение текущего контроля осуществляется на постоянной основе специалистами отделов бухгалтерского учета и отчетности учреждения, экономического отдела, заместителем руководителя учреждения, ответственным за финансово-экономический блок, комиссией по внутреннему контролю.
2.1.3. Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Он осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, проведения инвентаризаций и иных необходимых процедур. Для проведения последующего контроля в учреждении создается комиссия по внутреннему контролю, состав которой определяется в приложении к данному Положению. Состав комиссии может меняться.
Методами последующего контроля являются:
Система контроля состояния бюджетного (бухгалтерского) учета включает в себя проверку:
2.2. Последующий контроль осуществляется путем проведения как плановых, так и внеплановых проверок. Плановые проверки проводятся с периодичностью, установленной планом проверок, утвержденным руководителем учреждения.
Основными объектами плановой проверки являются:
В ходе проведения внеплановой проверки осуществляется контроль по вопросам, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях.
2.3. Лица, ответственные за проведение проверки, осуществляют анализ выявленных нарушений, определяют их причины и разрабатывают предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.
Результаты проведения предварительного и текущего контроля оформляются в виде служебных записок на имя руководителя учреждения, которые могут содержать перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок.
2.4. Результаты проведения последующего контроля оформляются в виде акта, который подписывается всеми членами комиссии и направляется с сопроводительной служебной запиской руководителю учреждения. Акт проверки должен включать в себя следующие сведения:
Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме представляют руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.
2.5. По результатам проведения проверки главный бухгалтер учреждения (или лицо, уполномоченное руководителем учреждения) разрабатывает план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков и ответственных лиц, который утверждается руководителем учреждения.
По истечении установленного срока главный бухгалтер незамедлительно информирует руководителя учреждения о выполнении мероприятий или их неисполнении с указанием причин неисполнения.
3. Субъекты внутреннего контроля
3.1. В систему субъектов внутреннего контроля входят:
3.2. Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.
4. Права и обязанности субъектов контроля
4.1. В ходе осуществления внутреннего финансового контроля субъекты контроля имеют право:
4.2. Субъекты контроля обязаны:
5. Ответственность
5.1. Субъекты внутреннего контроля в рамках своей компетенции и в соответствии со своими функциональными обязанностями несут ответственность за разработку, документирование, внедрение, мониторинг и развитие внутреннего контроля во вверенных им сферах деятельности.
5.2. Ответственность за организацию и функционирование системы внутреннего контроля возлагается на заместителя руководителя учреждения, ответственного за финансово-экономический блок.
5.3. Лица, допустившие недостатки, искажения и нарушения, несут дисциплинарную ответственность в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
6. Оценка состояния системы финансового контроля
6.1. Оценка эффективности системы внутреннего контроля в учреждении осуществляется субъектами внутреннего контроля и рассматривается на специальных совещаниях, проводимых руководителем учреждения.
6.2. Непосредственная оценка адекватности, достаточности и эффективности системы внутреннего контроля, а также контроль за соблюдением процедур внутреннего контроля осуществляются комиссией по внутреннему контролю.
В рамках указанных полномочий комиссия по внутреннему контролю представляет руководителю учреждения результаты проверок эффективности действующих процедур внутреннего контроля и (в случае необходимости) разработанные совместно с главным бухгалтером предложения по их совершенствованию.
7. Заключительные положения
7.1. Все изменения и дополнения к настоящему Положению утверждаются руководителем учреждения.
7.2. Если в результате изменения действующего законодательства РФ отдельные статьи настоящего Положения вступят с ним в противоречие, эти статьи утрачивают силу и преимущественную силу имеют положения действующего законодательства РФ.
Приложение 1
Комиссия по внутреннему контролю
Приложение 2
к Положению о внутреннем финансовом контроле
План проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности
Наименование проверяемого вопроса (объекта проверки) |
Проверяемый период |
Срок проведения |
Ответственное лицо |
|
Проверка сохранности денежных средств и бланков строгой отчетности |
||||
Проверка правильности расчетов с бюджетом, налоговыми органами, внебюджетными фондами и контрагентами |
Ежемесячно в последний рабочий день месяца |
Председатель комиссии по внутреннему контролю |
||
Соблюдение установленного порядка выдачи авансов под отчет |
Ежеквартально в последний рабочий день месяца |
Председатель комиссии по внутреннему контролю |
||
Проверка наличия актов сверки с поставщиками и подрядчиками |
Полугодие |
Председатель комиссии по внутреннему контролю |
||
Инвентаризация активов |
Ежегодно перед составлением годовых отчетных форм |
Председатель комиссии по внутреннему контролю |
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение о внутреннем финансовом контроле разработано в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете",
Приказами Минфина России от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению",
[выбрать нужное:
Для казенного учреждения:
- От 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению (далее - Инструкция N 162н);
Для бюджетного учреждения:
- От 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);
Для автономного учреждения:
- От 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению"]
И уставом учреждения.
Положение устанавливает цели, правила и принципы проведения внутреннего финансового контроля.
1.2. Внутренний финансовый контроль направлен на обеспечение соблюдения законодательства РФ в сфере финансовой деятельности, внутренних процедур составления и исполнения бюджета (плана), повышение качества составления и достоверности бухгалтерской отчетности и ведения бухгалтерского учета, а также на эффективное использование средств бюджета.
Система внутреннего контроля представляет собой совокупность субъектов внутреннего контроля и мероприятий внутреннего контроля.
1.3. Система внутреннего контроля обеспечивает:
Установление соответствия проводимых финансово-хозяйственных операций требованиям нормативно-правовых актов и положениям учетной политики учреждения, а также принятым регламентам и полномочиям сотрудников;
Достоверность и полноту отражения фактов хозяйственной жизни в учете и отчетности учреждения;
Своевременность подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности;
Предотвращение ошибок и искажений;
Недопустимость финансовых нарушений в процессе деятельности учреждения;
Сохранность имущества учреждения.
1.4. Объектами внутреннего финансового контроля являются:
Плановые документы (калькуляции, расчеты плановой себестоимости, план материально-технического снабжения и иные плановые документы учреждения);
Контракты и договоры на приобретение продукции (работ, услуг), оказание учреждением платных услуг;
Локальные акты учреждения;
Первичные подтверждающие документы и регистры учета;
Факты хозяйственной жизни, отраженные в учете учреждения;
- [выбрать нужное:
Для казенного учреждения - бюджетная;
Для бюджетного и автономного учреждений - бухгалтерская], финансовая, налоговая, статистическая и иная отчетность учреждения;
Имущество и обязательства учреждения;
Штатно-трудовая дисциплина.
1.5. Субъектами системы внутреннего контроля являются:
Руководитель учреждения и его заместители;
Комиссия по внутреннему контролю;
Руководители и работники учреждения на всех уровнях.
Разграничение полномочий и ответственности органов (лиц), задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.
1.6. Внутренний контроль в учреждении основывается на следующих принципах:
Принцип законности - неуклонное и точное соблюдение всеми субъектами внутреннего контроля норм и правил, установленных законодательством РФ и локальными актами учреждения;
Принцип независимости - субъекты внутреннего контроля при выполнении своих функциональных обязанностей независимы от объектов внутреннего контроля;
Принцип объективности - внутренний контроль осуществляется с использованием фактических документальных данных в порядке, установленном законодательством РФ, путем применения методов, обеспечивающих получение полной и достоверной информации;
Принцип ответственности - каждый субъект внутреннего контроля несет ответственность в соответствии с законодательством РФ за ненадлежащее выполнение контрольных функций;
Принцип системности - проведение контрольных мероприятий всех сторон деятельности объекта внутреннего контроля и его взаимосвязей в структуре учреждения.
2.1. Ответственность за организацию внутреннего финансового контроля возлагается на [указать должность, фамилию и инициалы].
2.2. Внутренний финансовый контроль в учреждении осуществляют:
[выбрать нужное:
1) руководители всех уровней;
2) работники учреждения;
3) комиссия по внутреннему контролю;
4) иные лица].
2.2.1. [при осуществлении контроля Комиссией]
Комиссия по внутреннему контролю утверждается
[выбрать нужное:
1) настоящим Положением;
2) приказом руководителя учреждения.
Утвердить постоянно действующую комиссию по внутреннему контролю в следующем составе:
1) Председатель комиссии: [указать: должность, фамилию и инициалы];
2) Члены комиссии: [указать: должности, фамилии и инициалы].
Состав комиссии по внутреннему контролю утверждается отдельным приказом руководителя учреждения.]
2.3. Учреждение применяет следующие процедуры внутреннего контроля:
[выбрать нужное:
Документальное оформление: записи в регистрах бухгалтерского учета осуществляются только на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок; включение в бухгалтерскую (финансовую) отчетность существенных оценочных значений - исключительно на основе расчетов);
Подтверждение соответствия между объектами (документами) и (или) их соответствия установленным требованиям; соотнесение оплаты материальных ценностей с получением и оприходованием этих ценностей;
Санкционирование сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности их совершения;
Сверка расчетов учреждения с поставщиками и покупателями (прочими дебиторами и кредиторами) для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженности
Сверка остатков по счетам бухгалтерского учета наличных денежных средств с остатками денежных средств по данным кассовой книги;
Разграничение полномочий и ротация обязанностей;
Процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;
Надзор за правильностью сделок, учетных операций; за точностью составления смет, планов; за соблюдением сроков составления отчетности;
Процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами: регламент доступа к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедура восстановления данных, процедуры, обеспечивающие бесперебойное использование информационных систем; логическая и арифметическая проверка данных в ходе обработки информации о фактах хозяйственной жизни. Исключается внесение исправлений в информационные системы без документального оформления;
Иные процедуры].
2.4. Методами проведения внутреннего финансового контроля являются контрольные процедуры, указанные в п. 2.3 настоящего Положения, применяемые в ходе самоконтроля и (или) контроля по уровню подчиненности.
2.5. Внутренний финансовый контроль в учреждении осуществляется в следующих формах:
Предварительный контроль;
Текущий контроль;
Последующий контроль.
2.5.1. В рамках предварительного контроля осуществляется:
[выбрать нужное:
Проверка документов учреждения до совершения хозяйственных операций в соответствии графиком документооборота, проверка расчетов перед выплатами;
Проверка законности и экономической целесообразности проектов заключаемых контрактов (договоров), визирование договоров и прочих документов, из которых вытекают денежные обязательства;
Контроль за принятием обязательств учреждения в пределах утвержденных плановых назначений;
Проверка проектов приказов руководителя учреждения;
Проверка бухгалтерской, финансовой, статистической, налоговой и другой отчетности до утверждения или подписания;
Иные действия].
2.5.2. Ведение текущего контроля осуществляется на постоянной основе и включает в себя:
[выбрать нужное:
Проведение повседневного анализа соблюдения процедур исполнения бюджета (плана);
Осуществление мониторинга расходования целевых средств по назначению, оценка эффективности и результативности их расходования;
Анализ главным бухгалтером (его заместителем) конкретных журналов операций (в том числе в обособленных подразделениях) на соответствие методологии учета и положениям учетной политики учреждения;
Контроль за соблюдением правил осуществления кассовых операций, оформления кассовых документов, установленного лимита кассы, хранением наличных денежных средств; проведение внезапных ревизий кассы; ежедневное составление Справок о фактическом наличии денежных средств, хранящихся в кассе (с покупюрной разбивкой);
2.5.3. При проведении мероприятий последующего контроля в учреждении осуществляется:
Анализ исполнения плановых документов;
Проверка наличия имущества учреждения;
Проверка материально ответственных лиц, в том числе закупок за наличный расчет с внесением соответствующих записей в Книгу учета материальных ценностей, проверка достоверности данных о закупках в торговых точках;
Соблюдение норм расхода материальных запасов;
Контроль (проверка) финансово-хозяйственной деятельности обособленных подразделений;
Проверка достоверности отражения хозяйственных операций в учете и отчетности учреждения.
К мероприятиям последующего контроля со стороны комиссии по внутреннему контролю относятся:
Проверка финансово-хозяйственной деятельности учреждения;
Инвентаризация имущества и обязательств учреждения.
2.6. Для реализации внутреннего контроля профильная комиссия проводит плановые и внеплановые проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Основными объектами плановой проверки являются:
Соблюдение законодательства РФ, регулирующего порядок ведения бухгалтерского учета и норм учетной политики;
Правильность и своевременность отражения всех хозяйственных операций в бухгалтерском учете;
Полнота отражения и правильность документального оформления фактов хозяйственной жизни;
Своевременность и полнота проведения инвентаризаций;
Достоверность отчетности.
В ходе проведения внеплановой проверки осуществляется контроль по вопросам и фактам хозяйственной жизни, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях.
Периодичность проведения проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждения:
Плановые проверки - [указать периодичность] в соответствии с утвержденным руководителем учреждения планом контрольных мероприятий;
Внеплановые проверки - по мере необходимости.
3.1. Комиссия по внутреннему контролю (уполномоченное должностное лицо) осуществляет анализ выявленных нарушений, определяет их причины и разрабатывает предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.
Результаты проведения предварительного и текущего контроля оформляются в виде служебных записок на имя руководителя учреждения, к которым могут прилагаться перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок.
3.2 Результаты проведения последующего контроля оформляются в виде Акта, подписанного всеми членами комиссии, который направляется с сопроводительной служебной запиской руководителю учреждения.
Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме представляют руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения внутреннего контроля.
3.3. По окончании года комиссия по внутреннему контролю представляет руководителю учреждения отчет о проделанной работе, в котором отражаются:
Сведения о выполнении плановых и внеплановых проверок;
Результаты контрольных мероприятий за отчетный период;
Меры по устранению выявленных нарушений и недостатков;
Анализ выявленных нарушений (недостатков) по сравнению с предыдущим периодом;
Вывод о состоянии финансово-хозяйственной деятельности учреждения за отчетный период.
4.1. Председатель комиссии по внутреннему контролю перед началом контрольных мероприятий составляет план (программу) работы, проводит инструктаж с членами комиссии и организует изучение ими законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов, регулирующих финансовую и хозяйственную деятельность учреждения, информирует членов комиссии с материалами предыдущих проверок.
Председатель комиссии обязан:
Организовать проведение контрольных мероприятий в учреждении согласно утвержденному плану (программе);
Определить методы и способы проведения контрольных мероприятий;
Осуществлять общее руководство членами комиссии в процессе проведения контрольных мероприятий, распределить направления проведения контрольных мероприятий между членами комиссии;
Быть принципиальным, соблюдать профессиональную этику и конфиденциальность.
Председатель комиссии имеет право:
Проходить во все здания и помещения, занимаемые объектом внутреннего финансового контроля, с учетом ограничений, установленных законодательством;
Давать указания должностным лицам о представлении комиссии необходимых для проверки документов и сведений (информации);
Получать от должностных, а также материально-ответственных лиц учреждения письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе проведения контрольных мероприятий, копии документов, связанных с осуществлением финансовых, хозяйственных операций объекта внутреннего финансового контроля;
Привлекать сотрудников учреждения к проведению контрольных мероприятий, служебных расследований по согласованию с руководителем учреждения;
Вносить предложения об устранении выявленных в ходе проведения контрольных мероприятий нарушений и недостатков.
Члены комиссии обязаны:
Быть принципиальными, соблюдать профессиональную этику и конфиденциальность;
Проводить контрольные мероприятия учреждения в соответствии с утвержденным планом (программой);
Незамедлительно докладывать председателю комиссии о выявленных в процессе контрольных мероприятий нарушениях и злоупотреблениях;
Обеспечить сохранность полученных документов, отчетов и других материалов, проверяемых в ходе контрольных мероприятий.
Члены комиссии имеют право:
Проходить во все здания и помещения, занимаемые объектом внутреннего финансового контроля, с учетом ограничений, установленных законодательством о защите государственной тайны;
Ходатайствовать перед председателем комиссии о представлении им необходимых для проверки документов и сведений (информации).
4.2. Руководитель и проверяемые должностные лица учреждения в процессе контрольных мероприятий обязаны:
Оказывать содействие в проведении контрольных мероприятий;
Представлять по требованию председателя комиссии и в установленные им сроки документы, необходимые для проверки;
Давать справки и объяснения в устной и письменной форме по вопросам, возникающим в ходе проведения контрольных мероприятий.
4.3. Субъекты внутреннего контроля в рамках их компетенции и в соответствии со своими функциональными обязанностями несут ответственность за разработку, документирование, внедрение, мониторинг и развитие внутреннего контроля во вверенных им сферах деятельности.
4.4. Лица, допустившие недостатки, искажения и нарушения, несут дисциплинарную ответственность в соответствии с требованиями ТК РФ.
5.1. Оценка эффективности системы внутреннего контроля в учреждении осуществляется субъектами внутреннего контроля и рассматривается на совещаниях, проводимых руководителем учреждения.
5.2. Непосредственная оценка адекватности, достаточности и эффективности системы внутреннего контроля, а также контроль за соблюдением процедур внутреннего контроля осуществляется комиссией по внутреннему контролю.
В рамках указанных полномочий комиссия по внутреннему контролю представляет руководителю учреждения результаты проверок эффективности действующих процедур внутреннего контроля и в случае необходимости разработанные совместно с главным бухгалтером предложения по их совершенствованию.
В соответствии со статьей 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
Под системой внутреннего контроля понимается совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством в качестве средств, применяемых при ведении эффективной хозяйственной деятельности учреждения.
Система внутреннего контроля создается в целях обеспечения:
Порядок организации внутреннего контроля , в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала учреждения, определяются руководителем учреждения в зависимости от характера, масштабов и специфики деятельности учреждения, а также особенностей системы управления.
При организации внутреннего контроля необходимо учитывать следующее:
При этом организация и оценка внутреннего контроля учреждения может осуществляться специально созданным подразделением (отделом, участком) в пределах возможностей учреждения или возложением функций на отдельных специалистов учреждения. В этом случае за определенными специалистами учреждения закрепляются должностные обязанности по методическому обеспечению организации и проведению внутреннего контроля, координация деятельности всех подразделений (участков) в системе внутреннего контроля, а также оценка системы внутреннего контроля.
В качестве примера, отвечающего вышеперечисленным требованиям, приводится один из возможных вариантов формирования Положения и оформления приказа о системе внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни учреждения.
Образец приказа об утверждении Положения по организации и осуществлению внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни в учреждении
Эффективность системы внутреннего контроля, созданной руководством учреждения, зависит от способности решать поставленные задачи и обеспечивать защиту учреждения от возможных рисков.
Внутренний контроль способствует достижению руководством учреждения целей своей деятельности, но не гарантирует их достижение, так как эффективность внутреннего контроля может быть ограничена следующими обстоятельствами:
Система внутреннего контроля учреждения включает три составляющие:
Среда контроля представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности учреждения, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к внутреннему контролю на уровне учреждения в целом. Контрольная среда отражает культуру управления учреждением, создает надлежащее отношение персонала к учреждению и осуществлению внутреннего контроля, а также означает осведомленность и конкретные действия руководства и учредителя (ГРСБ), направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.
Составляющими элементами среды контроля являются политика и стиль управления, обеспечивающие понимание сотрудниками учреждения важность внутреннего контроля и позицию руководства по отношению к проблемам внутреннего контроля. При этом от руководителей учреждения, принимающих конкретные управленческие решения, зависит следующее:
Одним из важнейших элементов среды контроля для учреждения являются методы планирования внутреннего контроля , включающие периодическую бухгалтерскую отчетность о результатах деятельности учреждения в соответствии с установленными бюджетными сметами (планами финансово-хозяйственной деятельности) учреждения; определение значительных расхождений между фактическими результатами деятельности по данным бухгалтерской отчетности и плановыми показателями; принятие необходимых мер по их исправлению на соответствующем уровне управления.
Действенность и эффективность системы внутреннего контроля хозяйственной деятельности учреждения определяется оценкой достижения конкретных результатов. Методика оценки достижения конкретных результатов учреждением предполагает проведение мониторинга результатов деятельности учреждения.
Основным элементом внутреннего контроля учреждения является оценка рисков , связанная с выявлением и анализом последствий недостижения учреждением целей хозяйственной деятельности. При выявлении рисков руководство учреждения должно принять соответствующие управленческие решения путем создания необходимой контрольной среды , организации процедур внутреннего контроля, информирования персонала и оценки результатов осуществления внутреннего контроля.
При ведении бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности оценка рисков необходима в целях выявления обстоятельств и причин, которые могут оказать влияние на достоверность бухгалтерской отчетности. В ходе такой оценки руководству учреждения следует рассматривать вероятность искажения отчетных данных исходя из следующих допущений:
Контрольная среда учреждения может оформляться следующими документами:
Применительно к ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности контрольную среду могут описывать:
В систему бухгалтерского учета включается:
Процедуры санкционирования расходов являются обязательными и последовательно осуществляемыми для всех учреждений. Факты хозяйственной деятельности учреждения, совершенные во исполнение вышеуказанной процедуры, в обязательном порядке и в той же последовательности находят свое отражение в бухгалтерском учете. Процедура санкционирования расходов учреждения подразделяется на этапы, в соответствии с которыми в регистрах бухгалтерского учета учреждения отражаются следующие хозяйственные операции:
Для проведения процедуры санкционирования в бухгалтерском учете используются в обязательном порядке счета 5 раздела Плана счетов , предназначенные для ведения учета учреждениями сумм расходов, утвержденных бюджетной сметой для казенных учреждений и планом финансово-хозяйственной деятельности показателей по доходам и расходам для бюджетных и автономных учреждений. При помощи счетов 5 раздела Плана счетов фиксируются также принятые учреждениями сметные (плановые) обязательства и денежные обязательства на текущий финансовый год.
Операции по санкционированию обязательств учреждения, принятых в текущем финансовом году, формируются с учетом принятых и не исполненных учреждением обязательств (денежных обязательств).
В соответствии с Единым Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, для отражения в учете операций санкционирования расходов всеми типами учреждений и финансирования доходов бюджетными и автономными учреждениями регламентируется использовать следующие счета 5 раздела:
Для казенных учреждений:
Счет 50100 «Лимиты бюджетных обязательств» используется в целях учета показателей утвержденных и поступивших лимитов бюджетных обязательств на текущий финансовый год в соответствии с бюджетной сметой и бюджетной росписью. Лимиты бюджетных обязательств группируются в разрезе аналитических счетов
Используется в целях учета показателей принятых бюджетных обязательств (денежных обязательств) текущего финансового года и внесенных в текущем финансовом году изменений в показатели принятых обязательств (денежных обязательств).
При этом учет принятых бюджетных обязательств и денежных обязательств осуществляется на основании документов, подтверждающих их принятие в соответствии с перечнем, установленным учреждением в рамках формирования учетной политики, с учетом требований финансового органа.
Группировка принятых учреждением обязательств осуществляется в разрезе счетов, содержащих соответствующий аналитический код группы синтетического счета, определяющий бюджетные и денежные обязательства.
Счет 50300 «Бюджетные ассигнования» используется в целях учета показателей утвержденных и поступивших бюджетных ассигнований текущего финансового года.
Группировка бюджетных ассигнований осуществляется в разрезе счетов, содержащих соответствующий аналитический код группы синтетического счета.
Для бюджетных и автономных учреждений:
Счет 50400 «Сметные (плановые) назначения» используется в целях учета сумм утвержденных на соответствующий финансовый год плановых назначений по доходам (поступлениям), расходам (выплатам), а также сумм внесенных изменений в показатели плановых назначений, утвержденных в установленном порядке в течение текущего финансового года.
Счет 50200 «Принятые обязательства» используется в целях учета показателей принятых плановых обязательств (денежных обязательств) текущего финансового года и внесенных в текущем финансовом году изменений в показатели принятых плановых обязательств (денежных обязательств).
При этом учет принятых плановых обязательств и денежных обязательств осуществляется на основании документов, подтверждающих их принятие в соответствии с перечнем, установленным учреждением в рамках формирования учетной политики.
Группировка принятых учреждением обязательств осуществляется в разрезе счетов, содержащих соответствующий аналитический код группы синтетического счета, определяющий плановые (расходные) обязательства и денежные обязательства.
Счет 50600 «Право на принятие обязательств» используется в целях отражения информации об объеме права бюджетными и автономными учреждениями на принятие в пределах утвержденных ему на соответствующий финансовый год сумм плановых назначений обязательств учреждения.
Счет 50700 «Утвержденный объем финансового обеспечения» используется в целях учета бюджетными и автономными учреждениями сумм утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности учреждения на соответствующий финансовый год объемов доходов (поступлений), а также сумм внесенных в установленном порядке в течение текущего финансового года изменений.
Счет 50800 «Получено финансового обеспечения» используется в целях учета бюджетными и автономными учреждениями сумм полученного в текущем финансовом году финансового обеспечения (доходов и поступлений) и сумм возврата ранее поступившего финансового обеспечения (доходов и поступлений).
Операции санкционирования расходов учреждения отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных документов, предусмотренных Инструкцией по бухгалтерскому учету № 157н.
В процессе исполнения бюджетной сметы казенное учреждение и плана финансово-хозяйственной деятельности бюджетное и автономное учреждение принимают на себя сметные или плановые обязательства.
Принятие сметных (плановых) обязательств заключается в праве осуществления расходов и платежей путем составления платежных и иных документов, необходимых для совершения расходов и платежей, в пределах доведенных сметных (плановых) назначений. В бухгалтерском учете принятие обязательств за счет сметных (плановых) назначений отражается в момент совершения хозяйственных операций по признанию кредиторской задолженности, подлежащей погашению за счет ЛБО казенных учреждений или за счет разных источников финансового обеспечения бюджетных и автономных учреждений:
Принятие обязательств казенными учреждениями за счет бюджетной сметы (ЛБО), а также бюджетными и автономными учреждениями за счет плановых назначений ПФХД отражается в учете одновременно с признанием кредиторской задолженности учреждения, подлежащей погашению за счет разных форм источников финансового обеспечения (ЛБО, субсидии бюджета, средства приносящей доход деятельности и т. п.).
Оценка эффективности системы бухгалтерского учета определяется с учетом соответствующих критериев, в части временного периода, правильности сумм, отражения деталей операций, имеющих существенное значение для бухгалтерского учета и отчетности, соответствия нормативным актам и учетной политике.
Средства контроля (т. е. конкретные действия и мероприятия) вытекают из разработанной руководством политики учреждения и служат для ее реального воплощения при помощи процедур внутреннего контроля, направленных на минимизацию рисков, влияющих на достижение целей учреждения.
Средства контроля обеспечивают достижение следующих целей:
Для целей противодействия злоупотреблениям и мошенничеству наиболее эффективными процедурами внутреннего контроля являются санкционирование (авторизация) хозяйственных операций, разграничение полномочий и ротация обязанностей, физический контроль.
Необходимость независимой проверки деятельности учреждения возникает, когда структура внутреннего контроля становится менее эффективной из-за отсутствия механизма ее периодического анализа. Сотрудники могут забывать, не выполнять предписания или допускать халатность при отсутствии контроля за их действиями. Регулярный анализ системы внутреннего контроля учреждения является необходимым, однако изменения в систему могут быть внесены лишь после проведения оценки их эффективности.
Эффективность внутреннего контроля снижается при превышении руководством или персоналом учреждения должностных полномочий. При этом одним из важных направлений оценки рисков является оценка риска злоупотреблений и мошенничества, которые могут быть связаны с приобретением и использованием активов, ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской отчетности, совершением действий, являющихся коррупционными. Оценка данного риска предполагает выявление обстоятельств, которые могут привести в дальнейшем к злоупотреблениям и мошенничеству, а также возможностей для их совершения, в том числе связанных с недостатками контрольной среды и процедур внутреннего контроля учреждения.
В зависимости от момента осуществления различают предварительные и последующие процедуры внутреннего контроля. Предварительные процедуры внутреннего контроля направлены на предупреждение появления ошибок и нарушений установленного порядка деятельности учреждения (физический контроль, санкционирование (авторизация) хозяйственных операций и т.д.). Последующие процедуры внутреннего контроля направлены на выявление ошибок и нарушений установленного порядка деятельности учреждения (сверка, надзор и т.д.).
Оценка внутреннего контроля осуществляется в отношении всех элементов внутреннего контроля с целью определения их эффективности и результативности, а также необходимости изменения их и должна осуществляться не реже одного раза в год.
Эффективность системы внутреннего контроля означает, что внутренний контроль осуществляется в течение всего отчетного периода оперативно и постоянно, а также соответствует установленному порядку в учреждении. Подтверждение эффективности системы внутреннего контроля предполагает тестирование определенного объема доказательств осуществления внутреннего контроля в течение определенного периода времени с помощью установленных процедур на основе принятого плана тестирования, в котором определены способы, процедуры, объемы и период тестирования.
Тестирование эффективности внутреннего контроля проводится при помощи выборки определенных хозяйственных операций методом случайного отбора. При этом на размер выборки хозяйственных операций могут влиять обстоятельства и особенности системы внутреннего контроля учреждения, к которым относятся:
Для оценки эффективности системы внутреннего контроля учреждения рекомендуется применение следующих способов:
В случае выявления недостатков эффективности внутреннего контроля рекомендуется провести анализ причин выявленных недостатков, а также определить меры по их устранению. При этом необходимо сделать описание недостатка внутреннего контроля, а также действий, необходимых для устранения недостатка, ответственных лиц и сроков устранения недостатка.
Результаты оценки внутреннего контроля подлежат документальному оформлению, согласованию с исполнителями процедур внутреннего контроля и представлению руководству учреждению для принятия управленческих решений.
В бюджетном учреждении должно быть разработано Положение о внутреннем контроле . Это один из определяющих документов по контролю деятельности организации.
Унифицированной формы Положения нет, учреждение разрабатывает его самостоятельно. Наша задача — помочь грамотно составить этот важный документ.
Положение о внутреннем контроле в учреждении должно содержать следующие разделы:
1. Общие положения:
2. Организация системы внутреннего контроля.
3. Субъекты внутреннего контроля.
4. Функции и права службы внутреннего контроля.
5. Ответственность субъектов внутреннего контроля.
6. Оценка эффективности системы внутреннего контроля.
7. Заключительные положения.
Фрагмент Положения о внутреннем контроле
1. Общие положения
1.2. Настоящее Положение устанавливает единые цели, задачи и принципы проведения внутреннего контроля.
1.3. Внутренний контроль направлен на:
1.4. Основные цели внутреннего контроля:
1.5. Основные задачи внутреннего контроля:
1.6. Принципы внутреннего контроля учреждения:
1.7. Внутренний контроль осуществляют:
2. Организация системы внутреннего контроля
2.1. Система внутреннего контроля обеспечивает:
2.2. Система внутреннего контроля дает возможность оценить эффективность работы структурных подразделений и отделов учреждения.
2.3. В учреждении используется три типа контрольных мероприятий: предварительный, текущий и последующий контроль.
2.3.1. Предварительный контроль предшествует совершению хозяйственной операции. Он позволяет определить ее целесообразность и правомерность.
Цель предварительного контроля — предупредить нарушения на стадии планирования расходов и заключения договоров.
Предварительный контроль осуществляют руководитель учреждения, его заместители, главный бухгалтер, специалисты юридической службы и службы внутреннего контроля.
Основные методы предварительного контроля:
2.3.2. Текущий контроль производится путем повседневного анализа исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности, ведения бухгалтерского учета, мониторинга расходования денежных средств по назначению.
Методы текущего внутреннего контроля:
Ведение текущего контроля осуществляется на постоянной основе специалистами службы внутреннего контроля и бухгалтерии.
2.3.3. Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, проведения ревизий и иных необходимых процедур.
Цель последующего внутреннего контроля — обнаружение фактов незаконного, нецелесообразного расходования денежных и материальных средств, вскрытие причин нарушений.
Методы последующего внутреннего контроля:
Для последующего контроля используются плановые и внеплановые проверки.
Плановые проверки проводятся с периодичностью, установленной графиком проведения внутренних проверок финансово-хозяйственной деятельности.
Объекты плановой проверки:
В ходе проведения внеплановой проверки осуществляется контроль по вопросам, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях.
Проведение последующего контроля осуществляется специалистами службы по внутреннему контролю.
Проверка оформляется приказом (распоряжением) руководителя учреждения, в котором указывают:
2.4. Лица, ответственные за проведение проверки, анализируют выявленные нарушения, определяют причины и разрабатывают предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.
2.5. Результаты предварительного и текущего контроля оформляются в виде протоколов проведения внутренней проверки. К ним может прилагаться перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок.
2.6. Результаты проведения последующего контроля оформляются в виде акта. Акт проверки должен включать следующие сведения:
2.7. Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме обязаны представить руководителю учреждения объяснения по вопросам, связанным с результатами проведения контроля.
2.8. По результатам проведения проверки специалистами службы внутреннего контроля разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков и ответственных лиц, который утверждается руководителем учреждения.
По истечении установленного срока уполномоченный специалист службы внутреннего контроля незамедлительно информирует руководителя учреждения о выполнении мероприятий или их неисполнении с указанием причин.
3. Субъекты внутреннего контроля
3.1. В систему субъектов внутреннего контроля входят:
3.2. Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.
С. С. Велижанская,
заместитель главного бухгалтера
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале