Успешно работать - это означает точно и эффективно выполнять нужные задачи. Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел, т.е. установление целеориентированных и однозначных приоритетов.

Успешные менеджеры отличаются, помимо прочего, тем, что они, успевая решать во время рабочего дня множество разных вопросов, в течение определенного времени бывают заняты только одной, единственной задачей. Они всегда одновременно занимаются только одним делом, но зато последовательно и целеустремленно. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление и соблюдение соответствующего списка приоритетов.

Для иллюстрации этой основополагающей взаимозависимости, которой, однако, нередко пренебрегают, может послужить известная история под названием «Совет стоимостью в 25000 долларов».

Президент компании «Бетлэм стил» поставил перед своим консультантом по предпринимательской деятельности необычную задачу: показать ему возможность лучшего использования времени, пообещав, что если это удастся, то он уплатит любой гонорар в разумных пределах. В ответ консультант предложил президенту лист бумаги и попросил составить список важнейших дел, которые тот должен был сделать на следующий день, пронумеровав их очередность в соответствии со значимостью. Затем он посоветовал назавтра начать рабочий день с решения задачи № 1 и работать над ней до тех пор, пока она не будет выполнена. Затем перепроверить установленные приоритеты еще раз и приступить к решению задачи № 2, не бросая ее выполнение до тех пор, пока и она не будет закончена. Потом перейти к задаче № 3 и т. д. Консультант отметил, что даже если весь дневной план не будет выполнен, это не трагедия. К концу дня будут, по крайней мере, завершены важнейшие дела и не будет потрачено время на выполнение задач меньшей важности. Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следующее: перепроверять относительную значимость предстоящих задач, принимать решения о приоритетах, составлять их список, отражать его в плане дня и придерживаться его. Этот порядок должен стать привычным делом каждого рабочего дня.

Консультант сказал, что президент может испытывать эту систему столько, сколько сочтет нужным, а если он убедится в ее ценности, то может «передать» ее дальше своим сотрудникам. Если президент останется довольным, то пусть он выпишет чек на сумму, которую, по его мнению, эта система стоит. Спустя несколько недель президент прислал консультанту чек на 25000 долларов. Позднее он сказал, что эта прослушанная им лекция была самой стоящей из всего того, что он усвоил за время своей профессиональной карьеры.

Установить приоритетность задач означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение. Определение приоритетности - это настолько само собой разумеющееся дело, что часто оно выполняется не систематически и даже неосознанно. Отсюда следует, что нужно сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью.

Благодаря регулярному составлению «табели о рангах» предстоящих задач можно:

Работать только над действительно важными и необходимыми задачами;

Решать вопросы в соответствии с их неотложностью;

Концентрироваться на выполнении только одной задачи;

Более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;

Наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;

Исключить дела, которые могут быть выполнены другими;

В конце планового периода (например, рабочего дня) успеть решить по крайней мере важнейшие вопросы;

Не оставлять невыполненными задачи, которые действительно по силам выполнить.

Позитивные последствия такого подхода состоят в следующем:

Активное регулирование трудового процесса (самоменеджмент);

Устранение ненужных конфликтов своих целей;

Избежание конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;

Нет необходимости «переделывания» уже сделанного;

Избежание ненужного стресса.

Рассмотрим различные критерии и методы, руководствуясь которыми можно определить очередность важнейших дел.

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах. Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80 % стоимости обследуемого инвентаря. Концентрация контроля именно на этих «жизненно важных» элементах привела к результатам, которые намного превосходили по экономии произведенных затрат применявшиеся ранее методы инвентаризации. Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают, что:

20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли;

80% клиентов (товаров) приносят 20% оборота или прибыли;

20% ошибок обуславливают 80% потерь;

80% ошибок обуславливают 20% потерь;

20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;

80% исходных продуктов определяют 20% стоимости готового изделия.

Поэтому в связи с принципом Парето говорят также о «соотношении 80:20». Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя (рис. 8) означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Рис. 8. Принцип Парето

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует сначала браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью. Сначала - немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом - многочисленные «второстепенные».

Что действительно важно? Ричард Кох, автор книги, посвященной принципу «80:20», отвечает на этот вопрос так: «Лишь немногие дела действительно важны для нас. Большинство наших дел к таковым не относятся». Большинство дел, которыми мы заняты, нередко представляют собой пустую трату времени. Они практически не влияют на конечный результат. Конечно, хорошо, если такая трата времени доставляет удовольствие. Однако, как показывает практика, 80% случаев не относятся к этой категории. Согласно принципу Парето, 80% нашего времени приносят лишь 20% удовлетворения. Часто люди не способны определить действительно важные для них вещи. Это происходит от того, что большинство из нас погружены в улаживание срочных проблем. 80% дел, которые мы делаем, бывают навязаны нам другими людьми. «Если мы научимся во всех сферах нашей жизни видеть разницу между важным и несущественным, мы стократно умножим тот удивительный мир, который лежит перед нами», - пишет Ричард Кох. Умножится все: деньги, успех, счастье и время для отдыха. Главное, чтобы мы не попадали в ямы, о которых писал в свое время Парето.

Ямы Парето, которые крадут 80% времени

Большая часть того, что ожидают от нас другие люди.

Работы, которые нужно всегда делать определенным образом.

То, чем мы не очень хорошо владеем.

То, что не доставляет нам удовольствия.

Деятельность, во время которой нас часто прерывают.

То, что неинтересно для большинства нужных нам людей.

Все, что длится дольше, чем было запланировано заранее.

Любое задание, которое мы вынуждены выполнять вместе с некомпетентными и ненадежными людьми.

Дела, которые отнимают у нас много времени и при этом не приносят никаких позитивных результатов.

Бесполезные телефонные звонки.

Следует постоянно задавать себе вопрос: где те 20%, которые имеют своим итогом все 80? Как правило, этo те дела и задачи, с которыми мы хорошо справляемся, которые доставляют нам удовольствие, и которые полезны как для нас, так и для окружающих. Если в поле зрения оказываются такие дела, следует немедленно приступать к их выполнению.

Выполнение всех других дел нужно стараться делегировать своим сотрудникам. Иначе, выполнив тяжелую работу и изнурив себя, вы добьетесь весьма скромных результатов. Не обязательно во время paботы постоянно напрягать все свои силы. Нужно просто правильно делать правильные вещи.

Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить их по категориям.

Одной из главных проблем многих людей является постоянное желание сделать сразу слишком много и растратить силы на решение многих задач. В конце плотного, насыщенного рабочего дня в большинстве случаев оказывается, что хотя работы сделано много, важные дела остались невыполненными или не были завершены. Люди, достигающие успеха, отличаются тем, что выполняют много различных дел, посвящая себя на определенное время выполнению только одной, отдельной задачи. Они всегда начинают и заканчивают только одно дело, но настойчиво и целенаправленно. Предпосылкой этого служит расстановка ясных однозначных приоритетов и сосредоточение на них своего внимания и усилий.

Техника анализа АВС (рис. 9) исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, В и С отдельные задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. ABC-анализ - это инструмент для систематического планирования времени, с помощью которого можно научиться последовательно расставлять приоритеты. Любое задание следует оценивать по степени его важности и срочности, руководствуясь следующими категориями: А - важно и срочно; В - важно, но не срочно; С - срочно, но не важно, поэтому его следует D - передать кому-либо или Е - отложить.

Рис. 9. Анализ АВС

Анализ АВС дополняет систематическое планирование и помогает усовершенствовать методику работы. Следует планировать время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел. Анализ АВС основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:

Согласно выводам анализа АВС рекомендуется, в первую очередь, браться за самые важные, т. е. приносящие наибольший результат дела А, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задачи В приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач в целом дает небольшой итог.

Таблица 11

Матрица значимости задач

Untitled Document

В квадрат «Необходимое» следует заносить те дела, которые могут быть одинаково названы важными и срочными. Это могут быть самые разные задачи, которые мы должны сделать во что бы то ни стало. Сюда смело можно заносить визит к врачу, ремонт автомобиля, незаконченный проект, рекламные акции и выяснение отношений с супругой. Если упустить время решения важных и срочных задач, они постепенно превратятся в «пороховые бочки» и станут уже настоящей проблемой. Много важных дел могут через какое-то время стать срочными из-за того, что мы откладываем их выполнение «на потом». К примеру, немало людей охотно переносят решение семейных проблем на неопределенный срок, и, как показывает опыт, ничего хорошего из этого не выходит.

Под категорию «Качественно важных дел» подпадают важные, но не срочные задачи. Однако именно этот квадрат помогает нам продвинуться дальше в реализации жизненных целей. Важными делами называются те, выполнение которых переносится все дальше и дальше по времени, пока они не начинают «бить по голове». Все важные дела, которые по забывчивости не занесены в этот квадрат, вскоре непременно появятся в квадрате «Необходимое». Но в этом случае их выполнение может сопровождаться весьма негативными побочными эффектами, стрессовыми состояниями или даже жизненными кризисами.

Квадрат «Обманные маневры» не зря носит такое название. Дело в том, что многие дела, которые представляются нам важными и срочными, при ближайшем рассмотрении оказываются в большинстве своем только срочными (причем главным образом для окружающих). Многие люди тратят всю свою жизнь на улаживание таких срочных дел и только потом замечают, что в своей бешеной гонке они совсем упустили из виду действительно важные задачи. Многие звонки и переговоры в течение дня относятся именно к этой категории срочных дел. Другие дела, часто охотно делегируемые нам другими людьми, также являются лишь обманными маневрами на пути к достижению наших целей. Этот квадрат необходим для того, чтобы четко определить свое положение в социальной и рабочей среде и правильно оценивать ожидания и надежды, которые возлагают на нас окружающие.

«Пустой тратой» драгоценного времени нашей жизни можно смело назвать все те дела, которые не отвечают требованиям ни важности, ни срочности. Люди часто ошибаются и тратят свое время впустую, не замечая подлинно важных задач, стоящих перед ними.

Можно провести весь день в кипучей деятельности, но в конце дня покинуть рабочее место с чувством глубокой неудовлетворенности. Только не надо путать сознательное ничегонеделание с выполнением бесполезных заданий, поскольку первое приносит настоящий отдых, а второе полностью лишает нас жизненной энергии.

Применение анализа АВС

Анализ задач по методу АВС можно осуществлять следующим образом.

1. Составить список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т. д.) задач, для чего можно использовать приведенный ниже формуляр.

Листок учета задач и контроля за их выполнением

Untitled Document

2. Систематизировать задачи по их важности, установить очередность дел в соответствии с их значением для деятельности. Не нужно забывать о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.

Первые 15% всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения профессиональных функций), не подлежат перепоручению. Их следует обрабатывать в первую очередь. А-задания имеют в планировании времени абсолютное преимущество. Они тем самым достигают высокой рациональности (около 65% выработки).

Последующие 20% задач составляют категорию В (важные, существенные, могут быть перепоручены для исполнения другим лицам). Здесь следует обдумать, какие задания можно выполнить самостоятельно, а какие перепоручить. Ни в коем случае не следует пренебрегать заданиями А для выполнения заданий В.

Остальные 65% всех задач являются задачами категории С (менее важные, незначительные, другими словами, рутинные, в любом случае должны быть перепоручены). Нередко задания С выполняются сами собой. Всегда нужно помнить, что срочность уступает важности.

4. ABC-анализ действует на практике лучше всего в том случае, если:

Планировать на день решение только 1-2 задач категории «А» (около3 часов);

Предусматривается выполнение 2-3 задач категории В (в общей сложности около 1 часа);

Остающееся время резервируется для задач категории С (около 3-4 часов).

Таким образом, можно управлять своим рабочим процессом, концентрируя силы и внимание на наиболее существенных делах, и достигая тем самым внутренней гармонии и спокойствия. Однако многие люди предпочитают поступать иначе: они выполняют дела только правильно (ориентация на деятельность), вместо того, чтобы выполнять правильные, т. е необходимые дела (ориентация на цели).

5. Произвести соответствующие корректировки, ориентируя временной план на задачи А, тем самым автоматически обеспечивая то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.

6. Оценить задачи В и С с точки зрения возможности их делегирования, обращая внимание также на то, что задачи категории С не являются в принципе ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и В существует множество предварительных работ, побочных задач и рутинных дел, которые также должны быть выполнены.

Важную задачу редко бывает необходимо выполнить немедленно или в ближайшее время, в то время как со срочной задачей хотят разделаться сразу. Нужно учиться освобождаться от тирании спешности, т.е. не допускать того, чтобы важные дела становились срочными и стараться срочные, но менее важные дела не выполнять лично, а делегировать. Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс установления целей, - весьма индивидуальный процесс, поскольку все оценки ситуации в конечном счете субъективны.

О степени приоритетности можно спорить, здесь редко встречаются объективные критерии. Важно, однако, то, что устанавливаются однозначные приоритеты и эти решения могут опираться только на факты. Самоменеджмент предполагает, что руководитель может самостоятельно определять подлежащие решению задачи и время их решения.

Вспомогательные критерии для принятия решений по задачам А

Нижеследующие вопросы помогут облегчить процесс принятия решений при планировании и выявлении задач категории А:

Благодаря выполнению каких задач в наибольшей степени можно приблизиться к воплощению главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?

Можно ли за счет выполнения одной, единственной задачи решить сразу несколько других?

Благодаря выполнению каких задач можно внести максимальный вклад в достижение общих целей предприятия, отдела, рабочей группы и т. д.?

Выполнение каких задач принесет наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?

Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Установление приоритетов - основное правило эффективной техники работы. Отдавая себе отчет в том, что не все можно и не все должно делать, следует устанавливать приоритеты и начинать с важнейших дел.

Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно. Спросите себя: привыкли ли вы от одной срочной задачи «спешить» к другой? Не остаются ли вследствие этого невыполненными действительно важные задачи? Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило (рис. 10) является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Рис. 10. Правило Эйзенхауэра

В зависимости от степени срочности и важности задачи существуют четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения:

1. Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

3. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложность состоит в том, что они рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому рекомендуется перепроверить степень важности и попробовать задачи этого типа полностью или частично поручать подчиненным. Наряду с собственной разгрузкой, это способствует повышению мотивации в работе и квалификации подчиненных.

4. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если начать заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, тогда не нужно жаловаться на перегрузку работой. Даже подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться! Лучше набраться мужества и чаще прибегать к корзине для бумаг (объект «Корзина» - на схеме).

Последовательное распределение своих дел по категориям в соответствии с принципом Эйзенхауэра значительно повысит производительность (продуктивность, результативность):

Начинаете с важнейших задач и концентрированно занимаетесь исключительно ими;

Разгружаете себя для действительно важных руководящих функций и мотивируете труд своих подчиненных;

Втягиваете своих сотрудников в сферу своей ответственности, поручая им для исполнения не только менее важные (рутинные) дела;

Можете увеличить требовательность к своим подчиненным и поощрять тех, кто обладает соответствующими способностями.

Горы бумаг на рабочем столе, не принятые решения, невыполненные задания - все это подчас блокирует наши творческие способности, вызывает нервную зевоту и тормозит наш рабочий и жизненный ритм. Для того чтобы выйти из этого мучительного состояния, нужно овладеть одним простым методом - тотчас же начинать что-то делать. Мы часто отодвигаем многие дела на неопределенное будущее, забывая о том, что даже мелкие и незначительные задания со временем накапливаются. В результате в один прекрасный день мы обнаруживаем перед собой горы заданий, на выполнение которых у нас нет ни сил, ни энергии. Это относится и к глажению белья, и к звонку другу, и к оформлению путевки на отдых, и ко многому другому. Как избежать этого? Нужно сделать своим девизом выражение: «Если не сейчас, то когда?». Вместо того чтобы откладывать дела «на потом», займитесь ими прямо сейчас.

Выполненное задание выглядит куда лучше, чем запланированное в ежедневнике. Завершив работу, человек испытывает чувство удовлетворения от сделанного. Его греет мысль о том, что он держит свое время под контролем и все делает вовремя.

Преимущества директ-принципа:

Выполняя только что полученное задание, вы делаете это быстрее, поскольку решение проблемы находится у вас в голове и не приходится дважды возвращаться к одной и той же теме;

Вы контролируете число заданий (если мы откладываем дела на будущее, они накапливаются). Моментальное решение проблемы требует минимальных затрат. Это распространяется как на глажение белья, так и на отправку делового письма;

Вы ничего не забываете (невозможно забыть то, что вы улаживаете тотчас же). Тем самым вы одновременно увеличиваете свою надежность и уверенность;

Вы очищаете горизонт (выполненные задания уже более не загромождают ваш рабочий стол и не блокируют мыслительные процессы);

Ваша голова остается свободной (такие мелкие дела, как телефонный звонок, ответ на письмо и т.д., являются маленькими барьерами, которые блокируют наши творческие мысли). Уничтожте эти перегородки. Вместо того чтобы отодвигать дела на будущее, займитесь ими прямо сейчас.

Директ-принцип в действии

Следовать директ-принципу вовсе не означает «набрасываться» на любую работу, как только она оказывается в поле зрения. Напротив, нужно сначала внимательно проанализировать и оценить полученное задание, а уже потом браться за его выполнение:

Улаживайте тотчас же,

Отказывайтесь тотчас же,

Планируйте тотчас же,

Делегируйте тотчас же,

Решайте тотчас же, как, когда и кто может выполнить эту работу лучше всего. Нужно стараться, чтобы каждое задание проходило через ваши руки только один раз и уже более к вам не возвращалось.

3-х минутная работа

Тотчас же принимайтесь за работу, выполнение которой занимает не более трех минут. Например, сразу же отвечайте на приходящие письма. Написав ответное письмо, отправляйте его по электронной почте или по факсу. Это не оторвет вас от важных дел, но зато сэкономит время и силы.

Тотчас же записывайте в свой ежедневник все, что хотите сделать на следующий день. Заносите все те задания, которые вы собираетесь выполнить в ближайшие недели.

В один заход: объединяйте задания, выполнение которых проходит по одинаковой схеме. Сделав это, вам уже не придется «перепрыгивать» с одного дела на другое, тратя нервы и силы.

Записывайте все и тотчас же

Путь к успеху немыслим без записей. Записные книжки и ежедневники помогают нам ничего не упускать из виду. В минуту сомнений мы всегда можем свериться со своими записями, узнать, когда нам нужно сделать телефонный звонок, встретиться с клиентом или появиться на совещании.

Решайте тотчас же

Принимайте решение быстро и независимо от того, попросил ли вас ваш близкий друг уделить ему воскресный вечер, обратился ли к вам ваш коллега, прося помочь ему в решении трудной проблемы, или дети начинают просить вас сводить их в воскресенье в зоопарк. Возьмите себе за правило сразу же отвечать на задаваемые вам вопросы. Если вы не можете удовлетворить просьбу того или иного человека тотчас же, назначьте для этого другое время и уже не отступайте от своего обещания. Многие полагают, что невозможно принимать решения, руководствуясь директ-принципом, поскольку перед принятием любого решения нужно основательно подумать. Это не так. Если решение не принято тотчас же, наступает мыслительный паралич. Поэтому следует принимать решения сразу. Не существует решений, в правильности которых вы до конца будете уверены. Каждое решение содержит в себе фактор неуверенности. Мы никогда не владеем всей полнотой информации. Поэтому не бывает как абсолютно правильных, так и абсолютно неверных решений. Следовательно, лучше принять решение сразу, чем не принять его вообще. Принятые решения освобождают энергию. Используйте пользу позитивной волны принятого решения. Каждое следующее решение - это очередной шаг к умению эффективно выполнять любые задания. Решение мотивирует нас к действию, освобождает энергию и наполняет чувством удовлетворения. Замедлив с принятием решения, можно легко лишиться всего этого.

Надо сказать, что люди были озабочены управлением своим временем достаточно давно. По мнению американца Стивена Кови, признанного авторитета в области обучения людей целостному образу жизни, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения методов управления временем.

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается на ежедневном планировании, вводятся долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей. При этом люди постепенно начали осознавать, что нацеленность на повышение производительности своего труда таким способом часто оказывается контрпроизводительной. Она порождает ожидания, которые приходят в столкновение с возможностью развивать плодотворные отношения, удовлетворять человеческие потребности и наслаждаться обычными радостями повседневной жизни. Люди стали отворачиваться от методов управления, которые встраивают их жизнь в слишком жесткие схемы.

Сегодня уже возникает четвертое , совсем иное поколение. Стало понятным, что теперь стоит задача управлять не временем, а собой. Планируются не действия и время, а сохранение и развитие отношений и достижение результатов. Другими словами, следует начать мыслить о времени по-новому.

И тем не менее, управление своим временем - не просто модное увлечение. Многие менеджеры, освоив соответствующие методики, увеличивают эффективность своей работы на 15-20%. Идея большинства всех методик состоит в том, чтобы каждый отрезок времени в течение рабочего дня был лучше спланирован. Составляются списки задач, из которых затем выделяются наиболее приоритетные, тщательно продумывается расписание. Но нередко времени все равно не хватает. В результате рабочий день становится все дольше и дольше, а усталость - все больше и больше.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с принципом Парето, оказывается, что 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, времени у нас хватает, только продуктивно, по-настоящему оно используется лишь на 20%.

Другими словами, время у нас есть. Но как с ним поступить? Как найти те двадцать «правильных» процентов? И как увериться в надежности выбора? Если отнестись к себе как целостному созданию, то можно обнаружить, что кроме рабочего, существует еще и время для отдыха, для саморазвития, для семьи, для сна. Если мы - люди со всем комплексом человеческих возможностей и ограничений, то понятно, почему надо управлять не временем, а собой.

Суть четвертого поколения управления временем, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице (табл. 12), исходная идея которой заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Как видно из матрицы, виды деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.

Срочное - это то, что требует немедленного внимания, оно обладает каким-то почти необъяснимым магнетизмом. Срочные дела обычно приятны своей легкостью и очевидностью. Они требуют, чтобы их сделали, они просты и общеизвестны. Как часто телефонный звонок заставляет отвлечься от важного разговора, от дела, которое необходимо для нас, как жизнь. Для многих недопустима даже мысль о том, что телефонную трубку можно не брать!

Таблица 12

Матрица управления временем

Untitled Document

Если у вас есть на сегодня самое важное дело, то ему придется бороться с множеством срочных. Именно рутинная работа съедает время, которое с такими надеждами бывает запланировано для самых важных дел. А какие дела можно назвать важными? Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в нашу миссию, наши ценности и в наши наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Если взглянуть на матрицу управления временем, то можно увидеть, что первый квадрат одновременно и срочный, и важный. Он связан с тем, что приносит значительные результаты и требует немедленного внимания. У каждого из нас в жизни есть какое-то количество подобных дел. Но когда вы сосредотачиваетесь на квадрате I, он становится все больше и больше.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми проблемами. Единственное облегчение они видят в бегстве к не важным и не срочным делам квадрата IV. Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочный, но не важный квадрат III. Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но, в действительности, срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Люди эффективные держатся в стороне от квадратов III и IV, поскольку срочные они или нет - они не важные. Кроме того, они уменьшают размер квадрата I, проводя больше времени, занимаясь делами, отнесенными к квадрату II.

Сердцем эффективного управления временем, а значит собой, является квадрат II. Он связан с тем, что считается важным, но не срочным, и включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, осознание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактику, подготовку - все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они не срочные.

Некоторые результаты сосредоточения нашей деятельности в каком-либо из квадратов показаны в табл.13.

Если вы хотите добиться правильного и эффективного использования вашего времени, то основное внимание лучше уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата II, одновременно сокращая деятельность во всех остальных квадратах. Постепенно вы увидите, как начинает меняться в лучшую сторону ваша жизнь, насколько больших результатов вы достигаете, прилагая при этом меньше усилий, чем раньше.

Таблица 13

Результаты деятельности по схеме матрицы

управления временем

Untitled Document

Это будет означать для вас изменение старого мышления. Важность и ценность вашей личности для вас возрастет. Вы больше станете уделять времени вопросам самосовершенствования, взаимодействия с друзьями, членами вашей семьи, детьми. Вам легче будет переключаться с работы на спорт, с учебы на домашние дела, с утренних дел на дневные и вечерние.

Если мы приходим домой, не отключившись от работы, то это может послужить причиной конфликтов, что, естественно, не даст возможности полноценно отдохнуть после наряженного рабочего дня. Эмоционально заряженные и направленные на личность реплики могут запустить конфликт, который, перейдя в серьезную ссору, возможно, закончится сильными переживаниями. Мысли об этом на следующее утро будут мешать сосредоточиться на работе.

Нужно просто запретить себе смешивать рабочие проблемы с домашними. В идеале дома ничто не должно напоминать о работе. Поэтому нужно найти для себя тот сигнал или стимул, который будет служить «переключателем» на домашний лад. В том случае, если кто-то из домашних тоже возвращается после трудного дня, можно поставить себе за правило не реагировать на раздраженные реплики обратной агрессией хотя бы в течение первых десяти минут. Не нужно провоцировать себя на срыв. Вечером, после работы надо настроить себя на восприятие только приятных нам вещей. В любом случае надо сразу переместиться в область приятных эмоций.

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант Важные срочные дела;
• В квадрант Важные несрочные;
• С квадрант Неважные срочные;
• D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

«Срочные дела, как правило, не самые важные,а важные – не самые срочные» Д.Эйзенхауэр

Темой сегодняшнего поста будет первая методика анализа личного времени и организации собственной деятельности в ближайшей перспективе.

Так называемая «матрица дел Эйзенхауэра» представляет собой классификацию любых предстоящих или текущих дел по критериям «срочность» и «важность».

Таким образом, выделяют четыре группы дел:

1. Важные и срочные дела;
2. Важные и несрочные дела;
3. Неважные и срочные дела;
4. Неважные и несрочные дела.

В зависимости от комбинации критериев каждое из дел подлежит обработке по одному из вариантов: «сделать самому обязательно», «сделать самому или перепоручить надежному исполнителю», «обязательно перепоручить», «не делать».

К первой группе (Важные и срочные) относятся дела , при переизбытке которых в вашей жизни возникают явления цейтнота и стресса. Это дела, которые требуют выполнения «сразу же».

Как правило, к подобным делам относятся завершающиеся проекты, кризисные явления, спущенные сверху неотложные задачи.

Дела, относящиеся к этой группе, как правило, играют ключевую роль при оценке ваших действий как специалиста. По этой причине игнорировать их не представляется возможным.

Наличие более одного дела из данной категории одновременно – показатель того, что в ближайшее время работа начнет отнимать дополнительное личное время.

Во вторую группу (Важные и несрочные) попадают дела и проекты, которые направлены на развитие вашего проекта: аналитика осуществленных мероприятий и внедрение новых идей. Сюда же относятся и меры по обеспечению жизнеспособности проекта в конкурентной среде.

Решение данных дел требует ответственного отношения, поскольку в дальнейшем их результаты будут влиять и на ваше будущее, и на то, в какой ситуации окажется тот проект, в котором вы участвуете.

Однако, основное отличие данной группы дел от «важных и срочных», что, при наличии компетентных помощников, вы можете часть мероприятий перепоручить, оставив запас времени для обязательного контроля и исправления возможных ошибок.

«Неважные, срочные» дела – то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.

С точки зрения экономии времени, эти дела крайне невыгодно делать самостоятельно, поскольку результат, который будет достигнут, сколь аккуратен бы он ни был, не представляет особой ценности для основной деятельности. Подобные дела необходимо перепоручать в обязательном порядке и не в коем случае не заниматься ими самому.

Группа 4 – «несрочные, неважные» – дела , которые могут быть описаны прекрасным эпитетом, имеющим широкое распространение среди тренеров по тайм-менеджменту: «пожиратели времени».

Сюда необходимо отнести все телефонные звонки, вопросы и мероприятия, которые генерируются, в основном, вашими знакомыми (родственниками, коллегами, приятелями).

Данные дела не имеют значения для тех проектов, в которых вы участвуете, однако, вы вынуждены на них реагировать, отвлекаясь от более важной работы.

Для того, чтобы начать использовать данную методику на практике, попробуйте каждый свой рабочий день начинать с оформления всех ваших текущих дел в виде «матрицы Эйзенхауэра».

• Стремитесь уменьшить до 1-2 количество проектов из категории «важно и срочно», которые вам необходимо делать самостоятельно; Большее их количество ваше рабочее время вместить, пожалуй, неспособно.
• Стремитесь к тому, чтобы все задачи , имеющие стратегическое значение находились в квадрате со статусом «важно и не срочно»; именно данный статус дел, позволяет выполнять их в срок, и качественно. В том случае, если вы реализуете проект со статусом «важно и не срочно», но не можете справиться самостоятельно – привлекайте исключительно тех, кто компетентен в данном вопросе. Также резервируйте время для контроля и исправления возможных ошибок!
• Дела «неважные, но срочные» — передавайте своим помощникам или, если есть возможность, отдавайте тем, кто специализируется на подобных вопросах.
• «Пожирателей времени» из своей работы старайтесь исключить полностью. Не акцентируйте на них внимания: приучайте близких к sms в ваше рабочее время (или вовсе отключайте личный телефон); избегайте праздных бесед, стремитесь уклоняться от совещаний, которые ничего не несут и т.п.

Прочитано: 10 722

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

• важное/срочное;
• важное/несрочное;
• неважное/срочное;
• неважное/несрочное.

Если сделать предварительно – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

• Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
• Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
• Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
• Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

• С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
• D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.