Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot

Azok a hallgatók, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik tanulmányaikban és munkájuk során használják fel a tudásbázist, nagyon hálásak lesznek Önnek.

közzétett http://www.allbest.ru/

Állami Autonóm Oktatási Intézmény SPO "Volgográdi Orvosi és Ökológiai Főiskola"

Volzsszkij ág

Absztrakt a dokumentációrólbiztosításátmenedzsment

Téma: "Dokumentumfolyam"

Elkészült: 2. éves hallgató

Kopats A.V.

Bevezetés

1. A dokumentumáramlás fogalma

2. A vezetői dokumentáció általános felépítése

3. A dokumentumok osztályozása

4. Az irodai munka normatív alapja

5. Dokumentumfolyamat automatizálása.

6. A dokumentumáramlás megszervezésének jellemzői a "Ryazan Tea Factory" LLC számvitelében

Következtetés

Felhasznált irodalom jegyzéke

Bevezetés

A dokumentumok a vállalkozás fő információs forrásai, amelyek munkája megfelelő szervezést igényel. A dokumentumok információs támogatást nyújtanak a vezetői döntések meghozatalához minden szinten, és végigkísérik az összes üzleti folyamat lebonyolítását. A számvitelre vonatkozóan azt mondhatjuk, hogy a bizonylat egy meghatározott módon kódolt, speciális adathordozón rögzített tájékoztató üzenet (igazolás), amely igazolja, hogy a gazdasági élet valamely ténye vagy fennáll, vagy elkövetett, vagy teljesíteni kell. A dokumentálás az üzleti tranzakciók nyilvántartásba vételének módja bizonylatok felhasználásával azok megbízásának időpontjában, A dokumentumáramlás a bizonylatok folyamatos mozgási folyamata, amely objektíven tükrözi a vállalkozás tevékenységét, és lehetővé teszi annak hatékony kezelését. Hosszú keresés a szükséges dokumentumot, veszteségek, duplikált dokumentumok, késések a küldésben és fogadásban, a személyi hibák nagymértékben lelassíthatják, vagy akár meg is béníthatják egy vállalkozás munkáját, különösen, ha földrajzilag távoli divíziók vannak összetételében - a végpontok közötti dokumentumáramlás megszervezésére, ill. ezért a központosított operatív irányítás ben ebben az esetben extrém nehéz.

A hatékony dokumentumáramlás a hatékony vállalatirányítás elengedhetetlen eleme. A pénzügyi és vezetői számvitel helyes megszervezése szempontjából rendkívül fontos a dokumentumáramlás, nem lehet egy adott vállalkozás sajátos üzleti folyamataitól elszigetelten vizsgálni. Ezért nagyon fontos ezt a témát tanulmányozni. V próba munka figyelembe vesszük a munkafolyamat fogalmát, a vállalkozásnál használt dokumentumok nyilvántartását, mozgásuk sémáját, azokat a megközelítéseket, amelyek lehetővé teszik a munkafolyamat optimalizálását, az ismétlődő dokumentumok és műveletek megszüntetését, valamint a dokumentumokon végzett munka felgyorsítását.

dokumentumfolyamat irodai munka könyvelés

1. Dokumentum áramlási koncepció

Dokumentum áramlás - a dokumentumok mozgása a beérkezésüktől vagy létrehozásuktól a végrehajtás vagy elküldés befejezéséig. Az iratforgalom fontos láncszem az irodai munkában, ez határozza meg ennek a mozgásnak a tekintélyét és sebességét. A munkafolyamat fő szabálya a dokumentumok azonnali mozgatása a legígéretesebb úton, minimális idő és munka mellett. A munkafolyamat alapját a szervezeti dokumentumok adják: Alapszabály, szerkezeti felosztási szabályzat, óvodai nevelési-oktatási intézmény szolgáltatási szabályzata, feladatmegosztási utasítások, iratkezelési utasítások, irodai munkára vonatkozó utasítások, iratfolyamati sémák. , elérési útvonalak bizonyos típusú dokumentumokhoz. A dokumentumáramlás, mint technológiai folyamat több részre oszlik - patakokra. Közvetlen és visszacsatolásos vezérlést végeznek. Irányban és az irányító egységhez viszonyítva különböznek.

Felé:

Horizontális - azonos szintű szervezetek összekapcsolása

Vertikális - leszálló, felmenő - különböző szintű szervezeteket köt össze (felmenő - bemenet, alárendelt szervezetekből belépő magasabb szervezetekbe, leszálló - felsőbb hatóságok küldik az alárendelt szervezeteknek).

A menedzsment objektummal kapcsolatban a munkafolyamatot bejövő (más szervezetektől érkező), kimenő (más szervezeteknek küldött) és belső (a szervezeten belül létrehozott és működő) dokumentumok áramlásai alkotják.

Bármely szervezet számviteli szolgáltatásának fő feladatai a következők:

teljes és megbízható információk kialakítása az üzleti folyamatokról és a szervezet tevékenységének pénzügyi eredményeiről, amelyek szükségesek az operatív irányításhoz, valamint a befektetők, hitelezők, adó- és pénzügyi hatóságok, bankok és más érdekelt felek általi felhasználásához;

az ingatlanok rendelkezésre állása és mozgása, az anyagi, munkaerő- és pénzügyi erőforrások felhasználása feletti ellenőrzés biztosítása a jóváhagyott normáknak, szabványoknak és becsléseknek megfelelően;

a pénzügyi és gazdasági tevékenységek negatív jelenségeinek időben történő megelőzése, a gazdaságon belüli tartalékok azonosítása és mozgósítása.

E feladatok teljesítése közvetlenül függ a szervezet által tevékenysége során lebonyolított üzleti tranzakciók számviteli elszámolásának teljességétől és időszerűségétől, ami viszont a végrehajtott ügyletek okmányos nyilvántartásának következménye. . A szervezet számviteli osztálya által felhasználóinak nyújtott számviteli információk pontossága a végrehajtás helyességétől függ.

Az iratforgalom volumenének számításakor csak az iratok eredeti példányait vagy azok hiteles másolatait vesszük figyelembe.

2. A vezetői dokumentáció általános felépítése

Bármely vállalkozás vezetése egy információs folyamat, amelyben információ érkezik, feldolgozódik, döntés születik, a döntést közöljük a végrehajtókkal, akiknek a tevékenységét ellenőrizzük (1. ábra).

1. ábra. Vezetési dokumentációs séma

Az irodai munkaszolgálat fő szervezési problémája és a dokumentálási folyamatok technológiai problémája az iratforgalom, ezért bármely irodai munkarendszer csomóponti láncszemét helyettesíti A dokumentumokkal való munkaszervezés folyamata, beleértve azok létrehozását, nyilvántartását. , ellenőrzés, promóció, rendszerezés és tárolás, irodai munkának nevezzük.

A szervezethez eljuttatott minden dokumentumot nyilvántartásba kell venni és fel kell dolgozni. A bejövő feldolgozásnak tartalmaznia kell a naplózást. A vezető mérlegelése és regisztrációja után a dokumentumokat átadják az előadóknak. A dokumentum a kivitelezőnél van a kérdés végleges döntéséig. A végrehajtást követően az iratot az ügyhöz kell iktatni. Az ügy egy adott témához kapcsolódó dokumentumok gyűjteménye (mappa vagy kártyafájl, amelyben a dokumentumok meghatározott sorrendben vannak elrendezve.

A megállapított időtartam lejárta után az ügyek az irattárba kerülnek tárolásra.

A dokumentumáramlás a dokumentumok mozgása a létrehozásuk pillanatától a velük végzett munka befejezéséig.

Rizs. 2. Dokumentumfolyamat a vállalkozásnál

Az iratfolyamat szervezése sok hasonlóságot mutat a mechanikus szállítószalag megszervezésével (2. ábra). Egy időben a szállítószalagos összeszerelés bevezetése a termékek tipizálásával és az alkatrészek szabványosításával együtt a munkatermelékenység jelentős növekedéséhez, a gyártási folyamat költségeinek csökkenéséhez vezetett, és a tömeggyártás kezdetét jelentette. Igaz, ugyanakkor a szállítószalag által beállított ritmus a munka intenzitásának növekedéséhez és a dolgozók idegfeszültségéhez vezetett.

A dokumentumáramlás szervezése ugyanazon az elveken alapul, mint a mechanikus szállítószalag: az iratok mozgatása minimálisan térjen vissza az előző szakaszokhoz, a dokumentumokat a feladatkörüknek megfelelően kell eljuttatni az előadóknak a párhuzamos műveletek elkerülése érdekében.

A munkafolyamat külső és belső kontúrjainak megkülönböztetése (3. ábra) A külső kontúr a bejövő (külső) dokumentumokkal kezdődik, amelyek kívülről érkeznek a vállalkozáshoz. Ezek lehetnek felsőbb hatósági utasítások, parancsok, határozatok, partnerek, ügyfelek levelei stb. A beérkezett dokumentumokat a titkárok nyilvántartásba veszik, majd végrehajtásra küldik.

A bejövő dokumentáció olyan dokumentáció, amelyet a vállalkozás más szervezetektől kapott. A kimenő dokumentumok olyan dokumentumok, amelyeket egy cég (szervezet) küld el más cégeknek. A kimenő dokumentáció olyan dokumentumok, amelyek a vállalkozásnál kidolgozott információkat tartalmaznak annak érdekében, hogy azokat más szervezetekhez továbbítsák: levelek, igazolások, jelentések, megbízások, táviratok, telefonüzenetek stb.

Rizs. 3. Dokumentum folyamatábra

Ha magában a szervezetben létrejön egy dokumentum, akkor a dokumentum áthaladásának belső kontúrja keletkezik (kezdeményezés - végrehajtás - jóváhagyás - jóváhagyás - regisztráció). A dokumentum áthaladásának belső kontúrján gyakran előfordul a verziószámítás (azaz a dokumentum különböző verziókban létezik). Például a jóváhagyás szakaszában, amikor különböző személyek megjegyzései jelennek meg. Az irodai munka fontos feladata a dokumentumok változatainak nyomon követése, felhalmozása és kezelése, valamint a dokumentumváltozások ellenőrzése.

Minden mozgatási folyamatban lévő dokumentumnak három műveleten kell keresztülmennie: regisztráció, ellenőrzés, ügybe utalás. A dokumentumokkal való összetéveszthetőség elkerülése érdekében minden műveletet egyszer kell végrehajtani.

3. A dokumentumok osztályozása

A dokumentumok minősítésére számos lehetőség kínálkozik.

Eredet - Szolgáltatás, személyes

Sürgősség szerint - Sürgős, nem sürgős

Nyilvánosan - Titkos, Szov.titkos, Hivatalos használatra, nem minősített

Alak szerint - Tipikus, egyéni

Felhasználhatósági idő szerint - Ideiglenes tárolás, hosszú távú, állandó

Az információs hivatkozások jellege szerint Bejövő, kimenő és belső

Adathordozó típusa szerint - Papír, elektronikus

Különösen ki kell emelni az irányítási dokumentumok osztályát, amelyek magukban foglalják:

Szervezeti dokumentumok (a vállalkozás alapszabálya, személyzeti táblázat, munkaköri leírások alkalmazottak);

· Adminisztratív (végzések, végzések, határozatok);

· Információk és hivatkozások (levelek, faxok, feljegyzések, telefonüzenetek);

· Személyzeti dokumentumok (munkakönyvek, munkavállalókkal kötött szerződések, alkalmazottak személyi aktái).

4. Az irodai munka szabályozási keretei

Az irodai munka szabályozási keretét törvények és egyéb jogszabályok alkotják, amelyek szabályozzák a dokumentumok létrehozását és népszerűsítését, ismertetik az irodai vezetési szolgáltatások felépítését és funkcióit. Az irodai munka szabályozási keretének összetevőit a 4. ábra mutatja be. A tájékoztatás és dokumentáció területére vonatkozó jogalkotási és jogi aktusok közé tartoznak a törvények. Orosz Föderáció, az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és rendeletei, a kormány és a különböző végrehajtó hatóságok határozatai.

4. ábra. Az irodai munka szabályozási keretei

A tájékoztatás és dokumentáció területén a jogalkotási és jogi aktusok magukban foglalják az Orosz Föderáció törvényeit, az Orosz Föderáció elnökének rendeleteit és rendeleteit, valamint a kormány és a különböző végrehajtó hatóságok rendeleteit.

Például az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve megállapítja a polgári jogi kapcsolatok rögzítésére, a jogviszonyok megerősítésére létrehozott dokumentumok típusait. Az Orosz Föderáció "Az archívum alapról és levéltárról szóló törvénye" szabályozza a dokumentumok tárolásának szabályait, rögzítése, levéltári alapok felhasználása és kezelése. Az Orosz Föderáció szabványosítási törvénye megállapítja a szabványosítási eljárást, a szabványok betartása feletti állami ellenőrzés végrehajtását, és meghatározza a megsértésükért való felelősséget.

A különböző szervezetek által készített dokumentumok rögzítéséhez, tárolásához és jogerőssé tételéhez nemcsak a dokumentum tartalmára, hanem annak kialakítására is meg kell felelni bizonyos követelményeknek. A hivatalos dokumentumok nyilvántartását szabványok szabályozzák.

A papírmunkára vonatkozó egységes követelményeket az állami szabvány (GOST) rögzíti. Különösen a GOST R 6.30-2003 fogalmazza meg a papírmunkára vonatkozó alapvető követelményeket (A GOST anyagok a CD-ROM mellékletén találhatók) A munkafolyamat ütemezésére példa található az Ajánlások számviteli politikák kialakításához a területi környezetvédelmi igazgatási szervek és a költségvetési szervek számára. az Oroszországi Állami Ökológiai Bizottság szervezetei (Függelék az Oroszországi Állami Ökológiai Bizottság 1999. július 26-i leveléhez, N 04-14 / 24-204).

5. Dokumentumfolyamat automatizálás

A munkafolyamat automatizálásának folyamatában hagyományosan négy szakasz különböztethető meg (5. ábra): papírmunka, papírmunka önálló PC-k használatával, vegyes és papírmentes munkafolyamat.

Rizs. 5. A munkafolyamat formáinak alakulása

A papíralapú munkafolyamat azt jelenti, hogy a dokumentum papír formában megy keresztül minden szakaszon. Másfél évtizeddel ezelőtt ez a fajta dokumentumáramlás volt a domináns. A papíralapú dokumentumok nyilvántartására nagyméretű folyóiratokat vagy nagy formátumú lapokat használtak, amelyekbe az újonnan nyilvántartásba vett dokumentumokat írták be. Egy bizonyos idő elteltével a folyóiratokat, lapokat átadták az archívumnak.

Amikor megjelentek a számítógépek, felváltották a magazinokat és a lapokat, úttörővé téve a papíralapú munkafolyamatot, amely önálló számítógépeket használ.

A papíralapú munkafolyamat önálló számítógépeken azt jelenti, hogy a dokumentumok elkészítésére és regisztrálására számítógépet használnak. Tulajdonképpen ebben a szakaszban merül fel az elektronikus dokumentum fogalma, pl. olyan dokumentum, amelyet kizárólag számítógépen tárolnak, vagy ahogy mondják, "gépi adathordozón". Az elektronikus dokumentum előnyei azonban helyi hálózat hiányában csak kismértékben realizálhatók. A dokumentumok átadása, koordinálása és jóváhagyása ebben a szakaszban papírformában történik.

Rizs. 6. Vegyes dokumentumfolyamat

A vegyes dokumentumfolyamat (6. ábra) azt feltételezi, hogy a helyi hálózatra kapcsolt számítógépek dokumentumok elkészítésére, továbbítására és tárolására szolgálnak, de a dokumentum csak papírformában bír jogerővel. A pénzügyi és jogi dokumentumok egyeztetése és jóváhagyása papír alapú formában történik. A dokumentumtervezet elkészítése elektronikus formában történik (1. pont), majd a dokumentumot megküldik a titkárnak, aki nyilvántartásba veszi, kinyomtatja és jóváhagyásra megküldi a vezetőnek (2. pont). A vezető javításokat végez, és a dokumentumot átdolgozásra átadja a vállalkozónak (3. pont). A dokumentum jóváhagyását követően a helyi hálózaton keresztül minden előadóhoz elküldik (4. bekezdés).

A papírmentes dokumentumáramlás azt jelenti, hogy minden dokumentumtranzakció elektronikusan történik.

6. A dokumentumáramlás megszervezésének jellemzői a Ryazan Tea Factory LLC számvitelében

A Ryazan Tea Factory LLC számvitelében a dokumentumáramlás vegyesnek mondható. Mivel a gyár kisvállalkozás, nincs szükség komplex automatizált elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésére. Dokumentumok terjesztésének médiumaként a Microsoft Outlook programot használja, amely a dokumentumokat tartalmazó fájlok átvitelére szolgál, és ugyanezzel a programmal az elsődleges papíreredetek beszkennelésével kapott dokumentumképeket. ábrából látható. 6, az e-mail biztosítja, hogy mindenki kapcsolatba lépjen mindenkivel.

Rizs. 6. A dokumentumáramlás megszervezése a Ryazan Tea Factory LLC számvitelében az „mindenki egyenként” elv szerint

Ezzel a megközelítéssel nem léteznek egységes automatizált címtárak az egész vállalatra, és az egyes részlegekre, beleértve. és számvitel, saját osztályozó- és szabványrendszereket alakít ki. Ez általában ugyanazokat a címjegyzékeket használja, amelyek az alkalmazottak e-mail címeit tartalmazzák.

A dokumentumok ilyen sémával történő regisztrációja manuálisan történik, a dokumentumokkal kapcsolatos információk olyan táblázatokba kerülnek, amelyeket nem dolgoznak fel automatizált rendszerek. Minden dokumentum a következő előadó által választott útvonalon kerül elküldésre. Így a gyár az e-mailek cseréje és a dokumentumok fájlszerveren való tárolása alapján szervezi a munkát, ahol mindegyiknek saját cellája van. Ez a vezérlési séma kényelmes dokumentumok tárolására. Például a "Számvitel" mappában van egy "pénzügyi osztály" mappa, benne egy "pénzügyi tervezés" mappa, még mélyebben - "adóminimalizálás". Az ilyen hierarchia intuitív a felhasználók számára - mindenki ismeri a celláját, tudja, hová kell helyeznie bizonyos dokumentumokat.

Az elsődleges bizonylatok mozgását a számvitelben a bizonylatfolyamat ütemezése szabályozza. A munkafolyamat ütemezése egy grafikon vagy diagram, amely leírja az elsődleges dokumentumok mozgását a vállalaton belül azok létrehozásától a tárolásra való átadásig. A munkafolyamat ütemezésének nincs egységes formája. Minden cég önállóan, a tevékenység adottságai alapján ütemtervet készít.

A Ryazan Teagyárban a dokumentumfolyamat ütemezését a főkönyvelő dolgozza ki, és a vállalkozás vezetője hagyja jóvá.

Az ütemezés racionális munkafolyamatot hoz létre, pl. gondoskodik az egyes elsődleges dokumentumok átadásához optimális osztályok és előadók létszámáról, osztályon való tartózkodásának minimális időtartamának meghatározásáról A munkafolyamat ütemezésének helyes összeállítása és betartása hozzájárul a munkaköri feladatok dolgozók közötti optimális elosztásához, erősíti a számvitel ellenőrzési funkcióját, és biztosítsa a beszámolók időszerűségét.

Minden dokumentumhoz, beleértve a könyvelést is, megvan a saját mozgási útvonala, öt fő szakasz:

1) az okirat összeállítása az üzleti ügylet során, és ha ez nem lehetséges, akkor annak elkészítése után azonnal a végrehajtási követelményeknek megfelelően;

2) a dokumentum átadása a számviteli osztálynak, ahol ellenőrzik annak időszerűségét és teljességét a számviteli feldolgozáshoz;

3) az elfogadott bizonylatok könyvelő általi ellenőrzése forma (a teljesítés hiánytalansága és helyessége, a kötelező adatok kitöltése), tartalom (dokumentált műveletek jogszerűsége, egyes mutatók logikai összekapcsolása) és számtani ellenőrzése;

4) a számviteli dokumentumfeldolgozás, amely három szakaszban történik:

* adózás (kulcs) - biztosítja a természeti és munkaügyi intézkedések átvitelét egy általánosító monetáris intézkedésbe. Például benyújtottak egy munkaidő-nyilvántartást, amely alapján számítják ki a munkavállalók bérét;

* csoportosítás - gazdasági tartalmilag homogén dokumentumok kiválasztása. Például leltári cikkek átvétele és fogyasztása;

* számla-hozzárendelés - a bizonylat tartalmából adódóan egy konkrét üzleti tranzakcióhoz kapcsolódó számlalevelezés megjelölése az elsődleges bizonylatban;

5) a dokumentumok levéltárba történő megőrzésre történő benyújtása a könyvelési nyilvántartások elkészítését követően.

A számviteli szabályok az elsődleges bizonylatok tárolási idejét öt éven belül írják elő. A levéltári jogszabályok különféle tárolási időszakokat határoznak meg a szabványos kezelési dokumentumok számára (a listát Rosarkhiv 2000. december 6-án hagyta jóvá). A lista például arra kötelezi az alkalmazottakat, hogy személyes számláikat 75 évig őrizzék meg. Az irat tárolási idejét az okirat kiállítását követő év január 1-jétől számítják.

A „Szervezet számviteli politikája” (PBU 1/98) számviteli szabályzat (az Oroszországi Pénzügyminisztérium 1998. december 9-i N 60n számú rendeletével jóváhagyva) 5. pontjával összhangban a dokumentumáramlás és a feldolgozási technológia szabályai. a gyár számviteli politikájának részeként jóváhagyott számviteli információk. Különböző dokumentumokban, köztük az Orosz Föderáció számviteli és pénzügyi beszámolási szabályzatában (amelyet az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 1998. július 29-i N 34n számú rendelete hagyott jóvá), a dokumentumfolyamat ütemezése és annak betartásának szükségessége ismételten említésre kerül. . Azonban ezek a dokumentumok nem fejtik ki, hogyan készül egy ilyen ütemterv, milyen követelmények vonatkoznak a tervezésére.

A Szovjetunió Pénzügyminisztériuma által 1983. július 29-én, a Szovjetunió Központi Statisztikai Igazgatóságával egyetértésben N 105 jóváhagyott számviteli bizonylatokról és munkafolyamatokról szóló szabályzat meghatározza a munkafolyamat megszervezésének eljárását, amely szerint a mozgalom A számviteli elsődleges dokumentumok (létrehozása vagy átvétele más vállalkozásoktól, intézményektől, könyvelésre történő átvétel, feldolgozás, irattárba adás - dokumentumáramlás) ütemezését szabályozza.

A munkafolyamat ütemezésének elkészítését a főkönyvelő szervezi. Az iratfolyamat ütemezését a gyár vezetőjének rendelete hagyja jóvá.

A munkafolyamat ütemtervet a vállalkozás, intézmény egyes részlegei, valamint az összes előadó által végzett dokumentumok létrehozásával, ellenőrzésével és feldolgozásával kapcsolatos munkák listája formájában állítják össze, feltüntetve kapcsolatukat és a munka ütemezését.

A gyári munkások (üzletvezetők, művezetők, időmérők, tervezési és gazdasági, pénzügyi, munkaügyi, ill. bérek, kellékek, raktárosok, számlavezetők, számviteli alkalmazottak stb.) a tevékenységi körükhöz kapcsolódó dokumentumokat készítenek és nyújtanak be, a munkafolyamat ütemezése szerint. Ehhez minden előadó kap egy kivonatot a menetrendből. Felsorolja a nyertes ajánlattevő tevékenységi területéhez kapcsolódó dokumentumokat, azok benyújtásának időpontját és a vállalkozás azon részlegeit, amelyhez ezeket a dokumentumokat benyújtják.

Az iratkezelési ütemterv betartásáért, valamint a bizonylatok időben történő és jó minőségű elkészítéséért, azok számvitelben és beszámolásban való tükrözésére való időben történő átadásáért, a bizonylatokban szereplő adatok pontosságáért azt a felelősséget terhelik, aki létrehozta és aláírta ezeket a dokumentumokat.

A gyárban az előadók munkarendjének betartását a főkönyvelő ellenőrzi.

Az elsődleges bizonylatok, számviteli nyilvántartások, számviteli beszámolók és egyenlegek kötelezően az irattárba történő átadása, előtte pedig a számviteli osztályon, zárható szekrényekben, a főkönyvelő-helyettes felelőssége mellett kerülnek tárolásra. A szigorú elszámoltatás formáit széfekben tárolják.

A tárgyhónap kézzel feldolgozott, meghatározott számviteli nyilvántartáshoz kapcsolódó elsődleges bizonylatai időrendi sorrendben készülnek, bekötve. A munkamegrendeléseket, a műszakjelentéseket és az egyéb dokumentumokat kötetlenül tárolják, de mappákba helyezik, hogy elkerüljék az elvesztést vagy a visszaélést.

Az 1996. november 21-i N 129-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény (1998. július 23-i módosítással) 17. cikkével összhangban az elsődleges számviteli bizonylatokat, a számviteli nyilvántartásokat és a pénzügyi kimutatásokat a 1996. évi XX. az állami levéltári ügyek szervezésének szabályait, de legalább öt év. A számviteli munkaszámlatáblázatot, a számviteli politika egyéb dokumentumait, a kódolási eljárásokat, a számítógépes feldolgozó programokat (használati feltételeik megjelölésével) az utolsó elkészítési évtől számított legalább öt évig megőrzik. pénzügyi kimutatások.

A szervezet vezetője felelős a számviteli bizonylatok, számviteli nyilvántartások és pénzügyi kimutatások tárolásának megszervezéséért.

Az elsődleges bizonylatok, számviteli nyilvántartások, számviteli beszámolók és egyenlegek megőrzéséről, azok lebonyolításáról és irattárba adásáról a főkönyvelő gondoskodik.

Elsődleges bizonylatok, számviteli nyilvántartások, számviteli jelentések és egyenlegek kiadása a számviteli osztálytól és a gyár archívumából más szerkezeti részlegek dolgozói részére nem, esetenként csak a főkönyvelő utasítására történhet.

Az elsődleges dokumentumok elvesztése vagy megsemmisülése esetén a vállalkozás, intézmény vezetője megbízással bizottságot jelöl ki az elvesztés, haláleset okainak kivizsgálására. A bizottság munkájában szükség esetén meghívják a nyomozó szervek, a biztonsági és az állami tűzvédelmi felügyelet képviselőit. A bizottság munkájának eredményét okirattal rögzítik, amelyet a vállalkozás, intézmény vezetője hagy jóvá. Az okirat egy példányát megküldik az anyaszervezetnek.

A Ryazan Tea Factory LLC számviteli dokumentumfolyamata általában jól meghatározott. Az alkalmazottak azonban néha meglehetősen sok időt töltenek a szükséges adatok keresésével. Tipikus helyzet az, amikor a szerződések forrásszövegeit az ügyvédek elektronikus formában tárolják (gyakran változástörténet nélkül); a szerződések teljesítését kísérő dokumentumok könyvelési bejegyzései a számviteli rendszerben történnek; a szerződések és a kapcsolódó dokumentumok nyilvántartása táblázatban történik; A számlákat és az okiratokat a pénzügyi osztályon papír formátumban, a szerződéses munkával kapcsolatos aktuális levelezést a dolgozók e-mail-fiókjában tárolják. Egy ilyen "szétszórt" adatokkal és dokumentumokkal nehéz biztosítani azok integritását, következetességét és biztonságát. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer lehetővé tenné a vállalkozás alkalmazottai közötti bármilyen interakció dokumentumok alapján történő megszervezését, a dokumentumok létrehozásának és mozgatásának biztosítását a szervezeten belül, a segítségükkel ismertetett dokumentumok és folyamatok végrehajtásának ellenőrzését. , valamint a tárolás.

Ugyanakkor a Ryazan Tea Factory LLC dokumentumáramlási ütemtervét az egyértelműség jellemzi, az alkalmazottak igyekeznek pontosan teljesíteni, ami hozzájárul a vállalkozás összes számviteli munkájának javításához, a számviteli munka automatizálási szintjének növekedéséhez. , a munkaköri feladatok munkavállalók közötti optimális elosztása, a számvitel kontroll funkciójának erősítése és az időben történő beszámolás biztosítása.

Következtetés

A dokumentálás az üzleti tranzakciók bizonylatok segítségével történő nyilvántartásának módja azok létrejöttekor Az üzleti tranzakciók dokumentálása a számvitel egyik megkülönböztető jegye, mivel lehetővé teszi az üzleti folyamatok folyamatos nyomon követését A befejezett üzleti tevékenységre vonatkozó információk tükrözésének alapja a számviteli nyilvántartásokban szereplő tranzakciók az elsődleges dokumentációk. Az elsődleges dokumentumok egy üzleti tranzakció tényét rögzítik.

A dokumentumáramlás alatt más szervezetektől származó elsődleges dokumentumok létrehozását, átvételét, könyvelésre történő átvételét, feldolgozását és archívumba történő továbbítását kell érteni A vállalkozásnál a dokumentumáramlást az ütemterv szabályozza. A bizonylatkezelési ütemtervet a főkönyvelő állítja össze és a vezető írja alá.

A Ryazan Tea Factory LLC számviteli nyilvántartásában szereplő minden egyes dokumentumhoz megvan a saját mozgási útja, pl. a dokumentumfolyamat.

A Ryazan Tea Factory LLC-ben a munkafolyamat megszervezésének hátránya, hogy a cég alkalmazottai sok időt töltenek a szükséges adatok felkutatásával vagy a már meglévő dokumentumok rekonstruálásával; tudományos alapok munkafolyamat, szabályozási dokumentumok kezelése annak végrehajtásában.

Felhasznált irodalom jegyzéke

1. Barkhatnova A. A dokumentumok tárolásának feltételei és elvesztésük következményei // Pénzügyi újság. - 2004. - 44. sz.

2. Bertyakov A., Sumin A. Dokumentumfolyam automatizálás // Pénzügyi igazgató. - 2004. - №№ 7-8.

3. Számviteli (pénzügyi) kimutatások: Tankönyv. pótlék / Szerk. prof. V.D. Novodvorszkij. - M .: INFRA-M, 2003 .-- 254 p.

4. Kozlova E.P., Babchenko T.N., Galanina E.N. Számvitel a szervezetekben. - M., 2005 .-- 720 p.

5. Elgina E.B. Forrás dokumentumok. - M .: Status quo, 2004 .-- 452s.

6. Kondrakov N.P. Számvitel: Tankönyv. - M .: INFRA - M, 2004. - p. 645.

7. Kuznyecova T.V. A határidők ellenőrzése a titkár legfontosabb feladata // Titkárság 2000. №1. 3-5.

8. Kuznetsova T.V. "Irodai munka (menedzsment dokumentáció)" - M .: CJSC Intel-Sintez Business School, 2003.

9. Kuznyecova T.V. Titkárság. M .: ZAO Business School - Intel-Synthesis 2001 - 324 p.

10. Khramtsovskaya N.A. Mi az a "dokumentum"? / Irodai munka és dokumentumforgalom a vállalkozásnál / N7, 2004. július

11. Tumasyan R.Z. Számvitel: Tankönyv. 2. kiadás - M .: LLC "NITARALIANS", 2003.- 895s.

13. a szövetségi törvény 1995.02.20-án kelt 24-FZ "Az információról, informatizálásról és információvédelemről"

14. Szabályzat a számvitelről "A szervezet számviteli politikája" PBU 1/98. Jóváhagyva az RF Pénzügyminisztérium 98.12.09-i, 60n.

15. Szabályzat a számvitelről "A szervezet pénzügyi kimutatásai" PBU 4/99. Jóváhagyva az RF Pénzügyminisztérium 99. július 6-i, 43n.

16. Tipikus utasítások a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkára, az Oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálat 2000. november 27-i rendeletével jóváhagyva / 68. sz.

17. GOST R 51141-98 Irodai munka és archiválás Kifejezések és meghatározások (az Oroszországi Állami Szabvány 1998.02.27-i 28. sz. határozatával jóváhagyva)

Közzétéve az Allbest.ru oldalon

Hasonló dokumentumok

Az egészségügyi intézményben a vezetés dokumentációs támogatásának megszervezésének elméleti szempontjai. Az irodai munka és a munkafolyamat közötti különbségek. Nyugati irodai automatizálási rendszerek Oroszországban. A kórház dokumentációs forgalmának elemzése.

szakdolgozat, hozzáadva: 2013.01.06


Korszerű irodai automatizálási rendszerek elemzése a szervezésben és az elektronikus dokumentumkezelésben, osztályozásuk jellemzői. Az elektronikus dokumentumkezelés automatizálásának problémái. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének előnyei.

szakdolgozat, hozzáadva 2013.01.15


A Tyumen Régió Állategészségügyi Igazgatóságának tevékenységét szabályozó dokumentáció. Modern rendszer irodai munka. Az irodai munka és munkafolyamatok automatizálásának céljai és célkitűzései. Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek kiválasztása.

szakdolgozat, hozzáadva: 2013.11.27


A JSC Atomenergo szervezeti felépítése. A menedzsment dokumentációs támogatásának automatizálásának alapelvei. Irodaautomatizálási rendszerek funkciói és munkafolyamat. AtomDoc rendszerarchitektúra és elektronikus dokumentumstruktúra.

szakdolgozat, hozzáadva: 2013.01.29


Irodai munka és munkafolyamat automatizálása a vállalatnál. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek előnyei. Az elektronikus dokumentumkezelő szoftverek célja, típusai és főbb funkciói. Az ITIL és COBIT szabványok sajátosságai és filozófiája.

szakdolgozat hozzáadva 2016.02.05


Az irodai munkaszervezést szabályozó szabályozó dokumentumok elemzése. A menedzsment dokumentációs támogatásának szolgáltatásának felmérése a vállalkozásnál. Javaslatok kidolgozása a személyzeti osztály irodai munkájának automatizálására a "KADRY SB" LLC "ADSK" környezetében.

szakdolgozat, hozzáadva: 2011.12.12


Az irodai munka fogalma, jelentősége a vállalkozás tevékenységében, az automatizálás elvei, szerepe. A vezetői dokumentációs szolgálat feladatai. Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek megvalósításának technológiái, használt szoftverek.

szakdolgozat, hozzáadva 2015.10.01


Vezetési dokumentációs rendszer, helye a személyzetirányítási rendszerben. A JSC TsTD "Diascan" dokumentumfolyamának elemzése. Szervezeti és vezetői teljesítményterv a vezetői dokumentációs rendszer fejlesztésére.

szakdolgozat, hozzáadva: 2015.02.13


A dokumentáció értéke a vezetői tevékenységben. A dokumentumok egységesítése, szabványosítása, mint az elektronikus dokumentumkezelés alapja. A dokumentumkezelő rendszer hatása az egészségügyi intézmény hatékonyságára.

szakdolgozat, hozzáadva: 2013.12.19


A munkafolyamatok típusainak és funkcióinak tanulmányozása. A "Rajivsoyuz" LLC szervezet szervezeti és gazdasági jellemzői. A jelenlegi dokumentumkezelő rendszer elemzése. Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének folyamata a szervezet irányítási struktúrájába.

Irodai munka(a GOST R-51141-98 "Irodai munka és levéltári üzlet. Kifejezések és meghatározások" szerint, az Orosz Föderáció állami szabványának 1998. február 27-i 28. számú rendeletével jóváhagyva - ez egy olyan tevékenységi ág, amely a hivatalos dokumentumokkal végzett munka dokumentálása és szervezése. A dokumentumokkal végzett munka dokumentálásának és szervezésének kérdéseit lefedő tevékenységek a vezetői cselekvések végrehajtása során. Így az irodai munka két elválaszthatatlanul összefüggő összetevőből áll (1.1. ábra):

• - dokumentáció - információk rögzítése különböző adathordozókon a megállapított szabályok szerint;
• - a dokumentumokkal végzett munka megszervezése, amely a munkafolyamat megszervezéséből, a dokumentumok tárolásából és felhasználásából áll a vállalkozás jelenlegi tevékenysége során.

1.1. ábra. Komponensek kommunikációja az irodai munkában

Ezért meg tudjuk különböztetni két rész irodai munkavégzés: tevékenységek dokumentálása és hivatalos dokumentumokkal való munkaszervezés.

A gyakorlatban a szervezetnek egységes eljárást kell kialakítania a dokumentumok elkészítésére és a velük való együttműködésre. A dokumentumokkal való munkavégzés szabályai egy adott vállalkozásnál az irodai munka rendszere, amely a következők kombinációja: a dokumentumok feldolgozására vonatkozó általánosan elfogadott elvek és egy adott vállalkozás dokumentumaival való munkavégzés technikái.

A modern szervezetekben a következők vannak funkciókat irodai munka:

- bejegyzés dokumentumok, egy dokumentum egy meghatározott időpontban történő létrehozásának vagy átvételének megerősítése a regisztrációs űrlapon történő beírásával, számozással és a dokumentumra vonatkozó alapvető adatok rögzítésével, amely lehetővé teszi a szervezet összes dokumentumának adatbázis létrehozását. utólagos ellenőrzéshez és információs és referenciamunkához. A definícióból következik, hogy a nyilvántartásba vétel mindenekelőtt jogerőt ad egy dokumentumnak. Ha az átvett dokumentumot nem iktatják, az átvétel tényét nem igazolják vissza, akkor a szervezet felelősséget nem vállal érte. Minden könyvelést, lebonyolítást és referencia célú felhasználást igénylő (adminisztratív, tervezési, beszámolási, számviteli, statisztikai, számviteli, pénzügyi stb.), mind a szervezeten belül létrejött és felhasznált, mind más szervezeteknek megküldött dokumentum regisztrációköteles; felettes, beosztott és egyéb szervezetektől és személyektől.

De vannak nem iktatott dokumentumok is, amelyek általában: reklám- és gratuláló levelek, meghívók, szemináriumok, értekezletek és konferenciák programjai, nyomtatott kiadványok, „személyesen” feliratú csomagok, szabályozó dokumentumok másolatai, állami szervek határozatai, végzései stb.

- egyeztetés dokumentumok, a legfontosabb tevékenységi területeken hozott döntések kidolgozásának, helyes végrehajtásának és végrehajtásának biztosítását célzó intézkedéscsomag. A jóváhagyás során szükséges a döntéshozatalt befolyásoló jogi, gazdasági és pénzügyi tényezők átfogó elemzése, minimalizálása. lehetséges kockázatokatés biztosítja a határozat végrehajtását. A jóváhagyás fő jellemzője az iratok mozgásának ideje és útvonala, pl. a munkafolyamat egyik jele.

Jelenleg a koordinációnak három jellemzője van.

Először is: a szervezetben megállapított szabályoknak megfelelően teljesen elkészített és kivitelezett dokumentumtervezetet kell jóváhagyásra megküldeni.

Másodszor: a vezetői döntést kidolgozó dokumentum kidolgozója felelős egy meghatározott típusú vagy dokumentumtípusú projekt jóváhagyási folyamatának lebonyolításáért, azaz az eljárás és az általános jóváhagyási feltételek betartásának ellenőrzéséért, figyelembe véve a a koordináló osztályok észrevételei és azok tükrözése a projekt szövegében.

Harmadszor: a jóváhagyási eljárásban részt vevő alosztály az irattervezetet értékelve, az alosztályra vonatkozó szabályzatban megállapított tárgykörében és kijelölt feladatkörében észrevételeket, javaslatokat tesz. Ezek az észrevételek és javaslatok, és így a projekttel kapcsolatos szakértői vélemények kötelezőek.

• - végrehajtás ellenőrzése dokumentumok, az egyik legfontosabb funkciója, amelynek célja a dokumentumok időszerű és minőségi lebonyolításának elősegítése, a szerkezeti részlegek, kirendeltségek, konkrét munkatársak tevékenységének felméréséhez szükséges elemző információk átvételének biztosítása. Megkülönböztetni:
• - a kérdés megoldásának, a parancs végrehajtásának érdemi ellenőrzése;
• - a megbízás időzítésének ellenőrzése.

A megbízás végrehajtásának érdemi ellenőrzését, a kérdés megoldását a vezető (szervezet vagy szerkezeti egység) vagy erre felhatalmazott személyek végzik. Az ellenőrzés lényegében annak felmérése, hogy a probléma helyesen, sikeresen és teljes mértékben megoldott-e.

A dokumentumok lebonyolítási határidejének ellenőrzését a szervezetben a vezetői dokumentációt támogató szolgálat részét képező alosztály vagy kontrollcsoport, illetve titkár végzi. A dokumentumok lebonyolítási határidejének ellenőrzése aktuális és megelőző jellegűre osztható.

- végrehajtás vagy mostanában egyre gyakrabban az alkotás Adatbázis, meghatározza, hogy egy adott dokumentum mely munkaszakaszban van, és mely dokumentumokban találhatók az adott kérdéssel kapcsolatos információk.

Az irodai munka fő funkciója az információs és dokumentációs erőforrások teljes készletének birtoklása. És mindenekelőtt ennek a konkrét feladatnak az elvégzése érdekében a dokumentumok minden adatát regisztrációs űrlapokon rögzítik.

- archív tárhely, az irodai munkafolyamat végső funkcióját jelenti. És ez a végrehajtott dokumentumok levéltári tárolásra való előkészítésében nyilvánul meg. A szervezet irodai munka során keletkezett dokumentumai a jövőben vagy hosszú távú irattári tárolásra maradnak, vagy rövid ideig tárolják, majd megsemmisítésre kerülnek. A kivitelezett dokumentumok levéltári tárolásra és felhasználásra történő előkészítése magában foglalja: az iratok tudományos és gyakorlati értékének vizsgálatát (értékelését); esetek listája; ügyek nyilvántartása; állandó és hosszú távú tárolásra szolgáló dokumentumok leírása; biztonságuk biztosítása; ügyek átadása az intézmény irattárába, azaz a tanszéki irattárba.

Az irodai munka kiterjed az iratkezelő gyakorlati tevékenységére minden olyan személyre, aki üzleti tevékenysége során okiratot készít vagy használ. Az irodai munka a szervezetben a következőket foglalja magában feladatokat:

• - irányelvek vagy szabványok elfogadása az iratkezelés területén;
• - a felelősség/jogosultság megosztása a dokumentumkezeléssel kapcsolatban;
• - eljárások, iránymutatások kialakítása/terjesztése;
• - számos irodai munkával, irathasználattal kapcsolatos szolgáltatás nyújtása;
• - az iratkezelés integrálása az üzleti rendszerekbe.

Az iratkezelés lehetővé teszi a szervezet információs erőforrásának létrehozását, amely támogatja a nyomon követési és az egyéni vezetői döntéseket, valamint elszámoltathatóságot biztosít minden érintett felé.

A szervezet tevékenységét, vezetői döntéseit támogató információforrás az, amely a dokumentumkezelés és az irodai munka közötti kapocs.

Most figyelembe kell venni a dokumentumokkal való munka néhány formáját.

Mára három gyakorlatot fejlesztettek ki munkaszervezési formák dokumentumokkal bármilyen adminisztratív apparátusban - központosított, decentralizált és vegyes.

Központosított forma magában foglalja az összes technológiai művelet koncentrálását a dokumentumokkal való munkavégzésre egy szakosodott szerkezeti egység (iroda, általános osztály) vagy egy alkalmazott (az intézmény titkára) hatáskörébe.

Ezen az osztályon (vagy ezen alkalmazott által) a dokumentumok feldolgozásának teljes technológiai ciklusát végzik a beérkezésüktől vagy létrehozásuktól az archívumba való elküldésig: beérkező dokumentumok fogadása és feldolgozása, nyilvántartása, végrehajtás ellenőrzése, hivatkozás és információs munka, dokumentumok rendszerezése és tárolása, iratok - iratok küldése, iratok feldolgozása az irattárba történő átadásukhoz.

Az egyes műveletek központosítása a dokumentumok feldolgozására az irodai munka megszervezésének legracionálisabb formája, mivel lehetővé teszi a dokumentumok feldolgozási költségeinek csökkentését, a szolgáltatási dolgozók munkaszervezésének javítását, a termelési munkát az egyes dolgozók specializációja és felcserélhetősége miatt, hatékonyan használja az irodai berendezéseket, megvalósítsa a dokumentációbiztonság szervezeti és módszertani útmutatásának egységét.

A dokumentumokkal való munka teljes központosítása azonban csak kisméretű intézményekben lehetséges, amelyek munkafolyamat-mennyisége legfeljebb évi 10 ezer dokumentum.

Decentralizált forma a dokumentumszolgáltató szervezet a központosított szolgáltatás szöges ellentéte. Egy szervezet minden egyes strukturális egysége létrehozza a saját szolgáltatását a dokumentumokkal való munkavégzéshez, amelyben az adott szervezeti egység dokumentumainak létrehozására, tárolására és rendszerezésére vonatkozó teljes műveleti ciklus önállóan történik. Ez a forma jellemző azokra a szervezetekre, intézményekre, amelyek apparátusa földrajzilag szétszórt, valamint azokra a szervezetekre, intézményekre jellemző, amelyekben a tevékenységek dokumentálása sajátos jellemzőkkel bír (például információvédelmi szempontok vagy a szerkezeti egységek tevékenységének függetlensége alapján). ).

Vegyes forma a dokumentumokkal való munka megszervezése - a leggyakoribb. Ugyanakkor a műveletek egy része (leggyakrabban a bejövő és kimenő iratok fogadása, feldolgozása, nyilvántartása, a határidők ellenőrzése, előállítás, sokszorosítás, irattári tárolás) a központi irodai munkában összpontosul. Az egyes szerkezeti egységekben (osztályokon, irodákban, részlegeken) pedig dokumentumok létrehozása (nyomtatása), rendszerezése, fájlok tárolása, előzetes archiválása történik.

A vegyes forma egy változata a dokumentumokkal végzett munka olyan megszervezése, amelyben ugyanazt a technológiai funkciót (például dokumentumok nyilvántartását vagy végrehajtásuk ellenőrzését) hajtják végre egyes dokumentumok tömbjei központilag az irodában, mások pedig - decentralizált szerkezeti felosztásokban. Az irattömbök felosztása hagyományos (kézi) munkamódszerek alkalmazása esetén a címzés szempontja szerint történik - ha az iratot a szervezet vezetõségének címezték, akkor azt a hivatalban nyilvántartásba veszik, ha a a szerkezeti egység vezetése, majd ebben az egységben. Leggyakrabban a belső dokumentumokat szerkezeti részlegekben veszik nyilvántartásba - létrehozásuk helyén. Például a számviteli osztályon - számviteli bizonylatok, a személyzeti osztályon - a személyzetre vonatkozó dokumentumok stb.

A legújabb számítástechnikai technológiák alkalmazása, a faxok, fax-modem számítógépek megléte lehetővé teszi a beérkező dokumentumok fogadásának és nyilvántartásának megszervezését, végrehajtásuk ellenőrzését, információs és referenciamunkát szerkezeti felosztásokban.

Az irodai munka kialakítása és szervezése során a munkavégzés szervezeti formája megválasztásának kérdése szabad. A hatályos állami szabályozási és módszertani dokumentumok nem szabályozzák a cégnél a dokumentumokkal való munkavégzés formáját. A dokumentumokkal végzett munka szervezeti formájának megválasztása minden esetben magának az irodai és vezetői szolgálatnak a kiváltsága marad. A probléma megoldása az irodai munka eredeti megszervezéséhez kapcsolódik. Magának a szervezetnek (vállalatnak) az átalakulásai kapcsán bekövetkező változásoktól függően a dokumentumfeldolgozási technológia korszerűsítésétől a dokumentumokkal végzett munka központosításának, decentralizáltságának mértéke is változik.

A papírmunka átgondolása után fel kell tárni a munkafolyamat egyes összetevőit.

Dokumentumfolyamat- ez az a tevékenység, amely az iratok vállalkozáson belüli mozgásának megszervezésére irányul, azok keletkezésétől vagy átvételétől a külső kiküldés vagy az archívumba történő benyújtás végrehajtásának befejezéséig. A gyakorlatban a dokumentumáramlás a szervezet irányítását támogató mechanizmus.

A dokumentumkezelés modern figyelembevételének relevanciája a dokumentumkezelésben annak lényegében rejlik. Egy központosított lényeg modern dokumentumáramlás, van információáramlások azokban a szervezetekben, amelyek kölcsönhatásba lépnek a környezetből származó információkkal (állam, társadalom, gazdasági társaságok stb.), és belső interakciót folytatnak végrehajtó szervei, strukturális részlegei, egyes alkalmazottai között.

Így kiemelhetünk néhányat a főbbek közül dokumentumkezelési funkciók:

• - kommunikatív a funkció információs belső és külső interakciót biztosít. A kommunikáció a legáltalánosabb értelemben egy üzenet továbbítását jelenti egy információforrástól a címzetthez egy meghatározott csatornán keresztül;
• - irányelv a funkció feladatok meghatározásával és végrehajtásuk nyomon követésével közvetlen irányítást biztosít;
• - könyvelés a funkció biztosítja a hitelesítő okiratok előírt formában történő rögzítését.
• - rögzítő a funkció regisztrálja a dokumentum létrehozásának, küldésének vagy fogadásának tényét. A dokumentumok helytelen végrehajtása (egyes részlet hiánya) rendkívül kedvezőtlen következményekkel járhat a szervezetre nézve.
• - irányító a funkció vezérli a dokumentumok végrehajtását, valamint nyomon követi azok keresését.

A dokumentumfolyamat jellemzői a mennyisége, amely alatt a szervezethez beérkezett és általa egy bizonyos időszakra létrehozott dokumentumok számát értjük. Ez a mutató fontos, kritériumként kell használni a munkafolyamat formájának (hagyományos, automatizált) megválasztásánál, és befolyásolja az irodai munka struktúráját és a létszámot is.

A dokumentum formái jelentik az összekötő láncszemet a dokumentumkezelésben (mint folytatólagos és kiegészítő tudományban) és a dokumentumkezelésben (mint a dokumentumkezelés egyik megalapozója).

A modern szervezetek vezetési folyamatai módszertanilag azonosak és tipikusak, aminek következtében a munkafolyamatban típusok különböztethetők meg. Így a munkafolyamatból kiemelve a konkrétabb, privát típusú munkafolyamatokat, amelyek bizonyos funkciókat látnak el egyértelműen meghatározott típusú dokumentum-orientált tevékenységekben.

Általános forma munkafolyamat minden modern szervezetre jellemző (1.2. ábra). Ez elsősorban a bennük alkalmazott irányítási modell egységességének, egységességének köszönhető. Ugyanaz az általános munkafolyamat többféle dokumentum-orientált eljárásra osztható, amelyeket külső, belső és támogató munkafolyamatoknak nevezünk.

1.2. ábra. A szervezet dokumentumfolyamata

A munkafolyamat-eljárások első két típusa a szervezettel kapcsolatos bejövő és kimenő információ. A munkafolyamat-szolgáltatás pedig mindenekelőtt az irodai munka, az indexképző osztályozó (ügynómenklatúra) szerinti dokumentumok ügyekké egyesítése eljárásaival, valamint a szabályozási és referencia információk kezelésével.

Privát kilátások A munkafolyamatok a munkafolyamat-rendszerek egy nagyobb csoportjában rejlenek, amelyeket bizonyos típusú tevékenységek támogatására terveztek, és amelyek vagy szerves részét képezhetik a szervezeti folyamatoknak, vagy teljesen hiányozhatnak.

Nincs értelme részletesen foglalkozni a magán dokumentumkezelő rendszerek sokféleségével, maradjunk még néhány felsorolásánál: irattári munka (levéltári dokumentumkezelési eljárások összessége); HR munkafolyamat (HR nyilvántartási eljárások); számviteli bizonylatok áramlása; titkos és bizalmas irodai munka; műszaki és technológiai dokumentumáramlás; a minőségirányítási rendszer dokumentumáramlása.

A dokumentumáramlás megszervezése bizonyos elveken, szabályokon alapuljon, biztosítva a dokumentumok haladéktalan, legrövidebb úton, minimális idő alatt történő áthaladását. A dokumentumkezelés ezen alapelvei a következők:

• - a dokumentumok fogadására, elsődleges feldolgozására és küldésére irányuló műveletek központosítása (ez azt jelenti, hogy a szervezethez minden kézbesítési móddal (levélben, faxon, e-mailben stb.) beérkezett és a szervezettől elküldött összes dokumentum az óvodai nevelésben kerül feldolgozásra. intézmény);
• - az áthaladási esetek számának maximális csökkentése és a nem üzleti szükségletből fakadó visszaküldés kizárása (egy dokumentum ilyen mozgása akkor tekinthető visszaküldhetőnek, ha belép abba a példányba, amelyben már feldolgozták );
• - bizonyos típusú dokumentumok továbbítása (dokumentumáthaladási sémák kidolgozása);
• - egyszeri iratnyilvántartás (a szervezetbe belépő és a szervezetben keletkezett iratok egy alkalommal kerülnek nyilvántartásba: bejövő - felvételkor, belső és kimenő - létrehozáskor; iratok nyilvántartása az intézmény óvodai nevelési-oktatási intézményének szolgáltatásában, ill. szerkezeti egységben);
• - az iratok előzetes mérlegelésének megszervezése (a szervezethez beérkezett dokumentumok kiosztása, a vezetőnek, helyetteseinek határozathozatalra megküldött és végrehajtásra közvetlenül az osztályoknak átadott dokumentumok esetében; az előzetes mérlegelést az óvodai nevelési intézmény szakembere végzi ( titkár-asszisztens vagy vezető asszisztens);
• - konkrét határozatok kiadása, a lehető legpontosabban meghatározva a végrehajtót, sorrendet, határidőt;
• - indokolatlan jóváhagyások kizárása, dokumentumok párhuzamos jóváhagyásának megszervezése több munkavállaló által egyidejűleg (dokumentumtervezet másolása vagy e-mailben történő egyidejű továbbítása minden érdekelt félnek);
• - a dokumentumok aláírási szintjének csökkenése.

Minden vállalkozás sikere a hozzáértő szervezetben rejlik. Mind a vezetőségnek, mind a többi alkalmazottnak tudnia kell, mi az irodai munka. Milyen jellemzői vannak, és milyen dokumentumokat tartanak fontosnak a szervezet tevékenységében?

Koncepció

Mi az irodai munka? Bármely cég, bármilyen tulajdonosi formával rendelkezik is, különféle értékpapírok alapján működik. Ezek parancsok, levelek, jegyzőkönyvek. Szervezeti és adminisztratív dokumentumoknak minősülnek. Az irodai munkát papírkészítési munkának nevezzük, amelyet az általánosan elfogadott szabványok szerint végeznek.

A vállalkozásoknál általában speciális alkalmazottak dolgoznak ezen a területen. Kisebb szervezetekben a titkári feladatok bármelyik dolgozóra hárulhatnak. Ha megfejti a fogalom lényegét (mi az irodai munka), akkor egyértelmű lesz a fogalom eredete. Ez a hivatalos információ megőrzése kézzelfogható adathordozón.

Ebben a folyamatban létrejön egy szervezeti és adminisztratív dokumentum, aminek köszönhetően egyértelmű következő lépések... Maga az irodai munka szó már régen megjelent, de csak a 20. század közepétől vált hivatalossá.

Az alapok

Van egy alap papírmunka és papírmunka kezdőknek. Nekik köszönhetően elsajátítható lesz minden típusú jogi személy megszervezése. Ez egy összetett folyamat, amely az osztály valamennyi dolgozóját érinti. Az egyik osztályon papírokat töltenek ki, készítenek, a másikon pedig mozgásukat figyelik.

Jelenleg az irodai munka egységes állami rendszere létezik, amelyben az e terület végrehajtására vonatkozó összes norma megtalálható. Fontos ellenőrizni az összes olyan szakaszt, amelyen a dokumentumoknak át kell menniük. Az állami szabványt is használják, amely felvázolja az ilyen munkák elvégzésének szabályait.

A dolgozatok kitöltésének egységesítéséhez az irodai munka és a kezdők munkafolyamatának alapjaira van szükség. Erre azért van szükség, hogy biztosítsák az információk összehasonlíthatóságát egy országban és a nemzetközi szférában. A szabványosításnak és az egységesítésnek köszönhetően nem lehet sok időt tölteni a jelentésekkel, mivel egyszerűsödik a papírok megismerésének eljárása. Példa erre egy űrlap a kellékekkel. Egyedi intézményre, országra vagy több állam számára készültek. A nyomtatványok a cég felelősségéről tanúskodnak. A tömegnyomtatás előtt ellenőrizni kell az adatok helyesírásának helyességét.

A dokumentumáramlás magában foglalja a termelési tevékenységekhez szükséges papírok kötelező regisztrációját. A munkavállaló műveltsége összefügg a dokumentumok helyes elosztásával, nyilvántartásával és csoportosításával. Most különféle szemináriumokat tartanak, ahol a szakma technikáiról és titkairól beszélnek. Igényes terület a HR irodai munka, mivel ezen a területen sok dokumentummal kell dolgozni.

Ez a terület hozzáértő szakembereket igényel. Az alapfokú végzettség mellett rendszeresen fejleszteniük kell képzettségüket, bizonyítványon kell részt venniük. Az alkalmazottaknak az analitikai területen is dolgozniuk kell. A munkatársak a személyzet személyes aktáit készítik, kiegészítik, pontosítják.

Fontos funkciójuk az értékpapírok jogi normáknak való megfelelésének ellenőrzése. A szakembereknek időben el kell küldeniük az elavult dokumentumokat az archívumba, ahol azokat a szükséges ideig, általában legalább 5 évig tárolják. Feladatkörébe tartozik a foglalkoztatáshoz használt kérdőívek kitöltése, az interjú megszervezéséhez szükséges kérdések elkészítése.

Irodai munka és dokumentumáramlás

Bármely vállalkozásnál hallhat olyan szavakat, mint az „irodai munka” és a „munkafolyamat”. Ami? Titkárok, levéltárosok, személyzeti osztály dolgozói vesznek részt ebben a munkában. A rögzítést információrögzítésnek, papír és elektronikus dokumentumok előállításának nevezzük.

A munkafolyamat fejlődik rajta. Ezt a fogalmat nevezik egy parancs mozgásának, egy levélnek a létrehozásától a végrehajtásig. A papírok az archívumba küldhetők vagy megsemmisíthetők. Létrehozásuk helyén a munkafolyamat külső és belső. A forrás határozza meg a parancs, utasítás, levél útját.

Szakasz

Az iratkezelés és a dokumentumkezelés saját szabályain alapul. Ezeket be kell tartani ahhoz, hogy a cég tevékenysége legális legyen. A belső munkafolyamat a következő szakaszok alapján történik:

• A dokumentumtervezet kivitelezése.
• Koordináció.
• A projekt aláírása.
• Dátum és szám hozzárendelése.
• Regisztráció és végrehajtás.
• Információközlés az előadókkal és az ellenőrzés.
• Az előírások betartása.
• Regisztráció és tárolás.
• Megsemmisítés vagy továbbítás az archívumba.

A szakaszok tekintetében a külső munkafolyamat közel azonos, de némileg eltérő. A papírokat kívülről juttatják el a szervezethez. Ezeket felső és alsó vonalbeli cégek, leányvállalatok, hatóságok, bíróságok és állampolgárok bocsátják ki. Regisztrálni kell őket, ami megerősíti ellenőrzésüket. Ezt követi a velük való ismerkedés és a kivitelezés. Ha szükséges, válasz generálódik. Végül a papírt az archívumba küldik, vagy megsemmisítik.

Fajták

Vannak más típusú dokumentumfolyamatok is:

• Emelkedő - alkalmazottaktól a főnökökig.
• Felülről lefelé – a vezetőktől a személyzetig.
• Vízszintes - egyenlő pozíciókkal.

A papírok mozgását speciális folyóiratok rögzítik. ben kiadhatók különböző típusok, de most a legnépszerűbb az elektronikus dokumentumkezelés.

Pereskedés

Mi az a bírósági eljárás? A bírósági ügy más dokumentumokat és tárgyi bizonyítékokat tartalmaz. Köszönet neki megfelelő tárolásés a kiszorítás, a rendészeti rendszer a jogszabályoknak megfelelően működik.

A bírósági eljárás a szervezeti eljáráshoz képest nem önkéntes. Felhatalmazott személyek vezetik, munkájukat felügyelik. Ennek is vannak szakaszai, beleértve a papírok megsemmisítését is.

Titkár munka

Sok alkalmazott nem ismeri az irodai munka és a munkafolyamat alapjait. De a titkárnak szakmai feladatai vannak. Ezek a dolgozók a fő tevékenységüket a menedzsment dokumentációs támogatásán végzik.

Formáját és munkáját tekintve egy intézmény:

• Központosított - a titkárok egy osztályon helyezkednek el, és egy vezető szakembernek vannak alárendelve.
• Decentralizált - az alkalmazottak a vállalat részlegei között vannak elosztva, ezért főnökeiknek vannak alárendelve.
• Vegyes.

Az intézményben az iratáramlás alapelveit a titkárság formája határozza meg. Ezek az alkalmazottak felelősek a papírmunkáért.

Utasítás

Az irodai munka alapelvei rögzítik, hogy minden vállalkozásnak rendelkeznie kell egy normatív aktussal, amely szabályozza az iratok mozgását. A vállalkozás belső szabályzatát, amely a vezetőség megbízásán alapul, papírkezelési utasításnak nevezzük.

A papír határozatlan érvényű. Jelzi az irat eredetét, felsorolja azokat a pozíciókat, amelyek aláírása hivatalos. Az utasítás tervmintákat, nyomtatványokat, nyomtatványokat tartalmaz.

Nyilvántartás

Az irodai munka és a munkafolyamat alapjai a vállalatnál lehetővé teszik ennek a tevékenységnek a megfelelő elvégzését. Kis cégeknél ezt a munkát általában alkalmazottak vagy vezetők végzik. Ha az ilyen kötelezettség nem tekinthető közvetlennek a munkavállaló számára, és nem szerepel a munkaszerződésben, akkor utasítást kell kiadni az ilyen funkciók hozzáadására. A dokumentumnak ismertetnie kell a feladatokat, felelősségeket és a kompenzációt.

HR menedzsment alapelvei

Ha az intézmény legalább egy alkalmazottat foglalkoztat, akkor munkaügyi dokumentumokat kell készítenie. A személyzeti menedzsmentet az emberek tevékenységével kapcsolatos hivatalos papírok mozgásának biztosításának nevezik. A feladatokat a személyzeti osztály dolgozói látják el. Elfogadják, feldolgozzák és tárolják a papírokat.

Az ő felelősségük a bizalmasnak minősülő személyes adatok feldolgozása. A személyzeti munkafolyamatban fontos a titoktartás és a papírok tárolására vonatkozó szabályok betartása. Az irodai munka alapjai lehetővé teszik a cég embereinek munkájának hatékony testreszabását.

Bár a digitális technológiák jelenleg aktívan fejlődnek, a legtöbb szervezet gyakorlatilag nem alkalmaz munkafolyamat-optimalizálást. Ez magában foglalja a papíralapú levelezés és a rendszeres folyóiratok használatát. Ennek oka az innovációtól való vonakodás és a pénzhiány. De a menedzsmentnek figyelembe kell vennie, hogy az optimalizálás kis befektetéssel jelentős gazdasági hatást tesz lehetővé.

Tehát most már ismeri a papírmunka alapjait. Reméljük, hogy ez az információ hasznos volt az Ön számára.

Az üzleti siker nagymértékben függ a megfelelő szervezettől. A vezetők és a hétköznapi munkások egyaránt követik az irodai munkát. Milyen jellemzői vannak, milyen típusai vannak, és milyen szabályozó dokumentumokat kell figyelembe venni a dokumentumáramlás megszervezésénél?

Mi az irodai munka

Bármely szervezet tulajdonosi formától és jellemzőitől függetlenül sokféle papírt készít tevékenysége során. Ezek lehetnek parancsok, levelek és jegyzőkönyvek. Mindegyik a szervezeti és adminisztratív dokumentációra vonatkozik.

A papírmunka egy szervezet számára dokumentumok létrehozásának tevékenysége, amelyet bizonyos szabályok és követelmények szerint hajtanak végre. Leggyakrabban a vállalkozások speciális alkalmazottakat osztanak ki, akiket csak ezen a területen alkalmaznak. Kis cégeknél a titkári funkció szinte minden alkalmazotthoz rendelhető.

Ha megérted a terminológia lényegét (mi az irodai munka), akkor kiderül a szó eredete. Ez mindenekelőtt a hivatalos információ anyagi hordozójára való rögzítés. A folyamat során létrejön, amely további lépéseket indít el.

Maga az "irodai munka" kifejezés meglehetősen régen megjelent, de csak a múlt század közepén formalizálták, állami szintű szabályozási dokumentumokba foglalva.

Irodai munka és munkafolyamat – mi ez?

Egy szervezet nem létezhet jogszabályoktól függetlenül. Mindig van irodai munka és munkafolyamat. Mi ez, milyen jellemzői vannak a papírok átvitelének, hogyan kell helyesen elkészíteni őket? Ezeket a kérdéseket szakemberek: titkárok, levéltárosok, személyzeti osztály dolgozói oldják meg.

Az irodai munka magában foglalja az információk rögzítését tárgyi adathordozón, papír vagy elektronikus aktus elkészítését. Ennek alapján épül fel a szervezet dokumentumáramlása - egy megbízás vagy levél mozgása, a létrehozástól kezdve a végrehajtásig és az archívumba vagy megsemmisítésig.

Az alkalmazottakkal és a szervezet vezetésével kapcsolatos üzleti papírok létrehozásának helyétől függően a munkafolyamat külső és belső részekre oszlik. A megrendelés, utasítás, levél további elérési útja a forrástól függ.

A szervezet belső dokumentumáramlása a következő szakaszokból áll:

A külső munkafolyamat szakaszai általában hasonlóak, de vannak eltérések:

• A dokumentumok kívülről érkeznek a vállalkozáshoz. Ezek lehetnek magasabb és alacsonyabb szintű szervezetek, fiókok papírjai, hatósági rendeletek, bírósági végzések, állampolgári levelek.
• A szervezethez beérkezett összes üzleti papír hiba nélkül átesik a regisztrációs eljáráson. Megerősíti, hogy ellenőrzés alatt állnak.
• A következő szakasz a dokumentummal való munka, az utasítások megismertetése vagy végrehajtása.
• Ha szükséges, hivatalos választ adnak ki.
• Az utolsó szakasz a hosszú távú vagy irattári tárolásra való regisztráció és az esetleges megsemmisítés.

Ezenkívül a szervezet irányításával kapcsolatban a következő típusú munkafolyamatokat különböztetjük meg:

A dokumentum mozgásának minden szakaszát speciális naplókban kell rögzíteni. Többféle módon hajthatók végre:

• dokumentumok mozgatása;
• okmánykártyák;
• az elektronikus dokumentumkezelés a legelterjedtebb a szervezetek túlnyomó többségében.

A bírósági eljárások jellemzői

Sokan kíváncsiak, mi ez, és miben különbözik az általánostól. A bírósági ügy az iratok és a tárgyi bizonyítékok kissé eltérő halmaza. Megfelelő tárolása és mozgatása biztosítja a rendészeti rendszer munkájának átláthatóságát. A bírósági eljárás a szervezeti eljárástól eltérően nem lehet önkéntes. Felhatalmazott személyek végzik és szigorúan ellenőrzik. Számára minden szakasz normatívan és szigorúan meghatározott, egészen a pusztulásig.

Titkár funkciók

A cég alkalmazottainak többsége nagyon homályos elképzeléssel rendelkezik arról, hogy mi a papírmunka és a munkafolyamat. Egy titkár számára ez szakmai tevékenység.

A vállalkozás titkársága a munka formájának és jellemzőinek megfelelően látja el a fő funkciót, a vállalkozás irodai munkaszolgáltatásának megszervezése a következő típusokra oszlik:

• Központosított – minden titkár egy osztályon van, és a főjegyzőnek vagy a vezető titkárnak tesz jelentést.
• Decentralizált – a feladataikat ellátó titkárok és alkalmazottak a szervezeti egységek között szétszórtan helyezkednek el, és különböző főnökökhöz tartoznak.
• Vegyes - leggyakrabban nagy szervezetekben található meg.

A vállalati dokumentumáramlás jellemzői közvetlenül függenek attól, hogy milyen titkárságot fogadnak el.

Utasítás irodai munkához

A tulajdon méretétől és formájától függetlenül minden szervezetnek rendelkeznie kell az iratok mozgását szabályozó normatív aktussal. Mi az és hogyan kell összeállítani? Ez a kérdés nemcsak a titkárokat, hanem a vezetőket is aggasztja.

Az iratkezelési utasítás a szervezet korlátlan hatályú belső normatív aktusa, amelyet a vezetőség utasításával vagy végzésével hagynak jóvá. Leírta a dokumentum átadásának minden szakaszát, felsorolja azokat a beosztásokat, amelyek aláírása igazolhatja a hivatalos papírok hitelességét, megadja a regisztrációs példákat, nyomtatványokat és nyomtatványokat.

Nyilvántartás

Kis szervezetekben, ahol alacsony a munkafolyamat (évi 200-nál kevesebb), fel sem merül a kérdés, hogy mi az a nyilvántartás. Mindent maguk az alkalmazottak, vagy akár a vezető erőfeszítései döntenek el.

Ha a nyilvántartás-vezetési kötelezettségek nem közvetlenül a munkavállalóra vonatkoznak, és a munkaszerződése nem rögzíti, akkor rendeletet kell kiadni e funkciók kijelöléséről. V ez a dokumentum részletezni kell a további felelősségeket, felelősségeket és kompenzációkat.

A HR adminisztráció jellemzői

Ha legalább egy alkalmazott dolgozik a szervezetben, akkor munkaügyi dokumentumok készülnek. Az a kérdés, hogy mi a HR adminisztráció, különösen a kis létszámú vállalkozásokat érinti.

A HR adminisztráció a vállalkozás alkalmazottainak munkatevékenységével kapcsolatos konkrét dokumentumok mozgásának biztosítása. Általában ezeket a feladatokat egy speciális egység - a személyzeti osztály - alkalmazottai látják el. Feladataik közé tartozik a személyi dokumentáció átvétele, feldolgozása és tárolása. Beleértve a minősített személyes adatok feldolgozását.

A személyi munkafolyamatot általában az általánostól elkülönítve tartják, a titoktartási és tárolási jellemzők betartásával.

Az irodai munka optimalizálása

A digitális technológiák gyors fejlődése ellenére sok szervezet küzd a munkafolyamat optimalizálásával. Továbbra is a régi módon papíralapú levelezést folytatnak és vezetik a szokásos regisztrációs könyveket.

Ez két tényezőnek köszönhető:

• ellenállás a vállalat alkalmazottainak innovációival szemben;
• pénzhiány.

A vezetőknek emlékezniük kell arra, hogy a dokumentumáramlás optimalizálása jelentős befektetéssel érezhető gazdasági hatást fejt ki.

A nyilvántartások vezetése általában a titkárt terheli. Ez a pozíció nem igényel speciális végzettséget, gyakran minimális munkatapasztalattal rendelkező jelentkezőket vesznek fel rá. De a dokumentumkezelés felelősségteljes és fontos üzlet, a vállalkozás sikeres működése nagyban függ annak pontosságától és helyességétől.

Az irodai munka lehet:

• általános - a társaság főtevékenységéhez kapcsolódóan,
• személyzet - a személyzeti osztály által karbantartott személyzeti dokumentációhoz,
• titkos - egyes állami struktúrákban megtalálható, és magatartási normákkal rendelkezik,
• elektronikus - amikor egy információt digitális formátumban továbbítanak.

Az irodai munka alapjait nem nehéz önállóan elsajátítani. Jobb a legfontosabb és legalapvetőbb dokumentummal kezdeni - az esetek nómenklatúrájával.

Az esetek nómenklatúrája

Ez egy olyan dokumentum, amely felsorolja a szervezet összes "esetét". Ebben az esetben az „ügy” azonos típusú vagy irányú üzleti papírok gyűjteményét jelenti.

A nómenklatúra egy olyan rendszer, amely lehetővé teszi egy vállalkozás dokumentálási tevékenységeinek elemzését. Összeállításához meg kell határoznia egy listát az összes rendelkezésre álló dokumentumfajtáról. Ezután egyesítse őket az utasítások szerint.Minden típushoz hozzá van rendelve egy szám - egy kód, amely több számból vagy betűből állhat, például szám, év vagy akár egy hónap megjelenése, ha a dokumentumok mennyisége jelentős.

Például: 01 / BU / 2017, ahol 01 a sorszám, BU a számviteli osztály, 2017 az év. Fel van tüntetve a tárolási idő és az irattárban az a hely is, amikor az ügyet ott adják át. A nómenklatúra bizonyos időszakra – egy évre, 3 évre vagy 5 évre – jóváhagyható, ha nem várható változás. Jóváhagyás előtt a nómenklatúra tartalmát az osztályvezetőknek munkájuk szempontjából ellenőrizniük kell.

A dokumentumok kényelmes archiválása, valamint az ügyek rendszerbe helyezése érdekében nómenklatúrát készítenek. Segít tömören felvázolni az irodai munka alapjait, tükrözi az üzleti papírok főbb típusait, figyelembe véve a vállalkozás sajátosságait. Általában táblázat formájában állítják össze - az ügy neve, kódja (száma), helye az archívumban, tárolási időszak. Célszerűbb az eseteket típusok, kiadványuk osztályai szerint csoportosítani.

Dokumentumtípusok a szervezetben

Az ügyek száma és a dokumentumok típusa közvetlenül összefügg a cég tevékenységének sajátosságaival. A munkafolyamatot gyakran blokkokra osztják, amelyeket a munkaterületek szakemberei végeznek. De van egy lista, ami minden cégre jellemző, legyen az kereskedelmi vagy állami:

Beérkező levelek - kívülről a szervezetbe beérkező - minden, ami postai úton, futárral érkezett, más szervezetek képviselői által személyesen kézbesítve.

Kimenő - a szervezettől küldött - minden más jogi személyeknek, valamint magánszemélyeknek címzett (válaszok, levelek, határozatok).

Belső - nem a szervezeten kívüli, a vállalkozás munkáját szabályozó (megrendelések, utasítások, szabályzatok, előírások stb.).

Típusonként főszabály szerint külön nyilvántartási naplót vezetnek, amelyben rögzítik a sorszámot, dátumot, nevet, honnan származott vagy hová küldték az iratot, valamint a felelős nevét.

Ha a napló nyilvántartásba veszi az alkalmazottak részére kiadott dokumentumokat, akkor aláírási mezőt hagynak a nyugtában. Valamint a naplóba feljegyzés is készíthető, mely esetben a nómenklatúra szerint másolatot adtak le tárolásra.

A szervezet emellett naplózhatja a belső üzleti utakat, elszámolhatja a kulcsok visszaadását, a munkahelyre érkezés időpontját, sőt a telefonhívásokat is. Néha a regisztrációs könyvek száma vezet egy napló létrehozásához. Mindez az igényektől és a vállalatnál meglévő gyakorlattól függ.

A tárakat számozni, összevarrni és le kell zárni, ez azért történik, hogy kizárjuk a lap cseréjének lehetőségét.

Nyilvántartás – az irodai munka és a munkafolyamat alapjai. A folyóiratok és ügyek száma a cég igényeitől és az összes dolgozat rögzítésének vágyától függ.

Szabályzat az iratkezelésről

Az ügyek nómenklatúrájának és a szükséges folyóiratok listájának kidolgozása után indokolt a szervezet munkafolyamatáról szóló Szabályzat elkészítése. Ez egy olyan rendelet, amely ismerteti az összes rendelkezésre álló papír összeállításának, továbbításának, archiválásának szabályait. Leírja az egyes dokumentációfolyamok eljárását, és meghatározza az egyik osztályról a másikra való átvitelének ütemtervét.

Nyilatkozatminta

A szabályozás segít elkerülni a félreértéseket, a felelősség áthárítását és a fontos üzleti papírok elvesztését. Minden adatfolyamhoz elő van írva egy útvonal - például: közzététel, jóváhagyás, regisztráció, elküldés a címzettnek, iktatás az archívumba.

Pecsétek és bélyegzők

Gyakran az újonnan érkezők, és nem csak ők, nem tudják eldönteni, hogy milyen esetekben van szükség egy szervezet pecsétjére, és melyik esetben nem. A válasz nagyon egyszerű: a kimenő nyomtatványokat pecséttel igazolják, mert pecsét megléte igazolja a levél eredetét. A belső papírok nem igényelnek nyomtatást ebben az esetben elegendő a kézikönyv aláírása.

A nyilvántartásba vétel után beérkező dokumentumokat átadják a vezetőnek, hogy döntést hozzon, és kijelölje a végrehajtásért vagy válaszadásért felelős személyt. Pecsétre sincs szükségük. A pecsétet és a bélyegzőt nem szabad összetéveszteni. A bélyegzők nagyon eltérőek lehetnek, a „Bejövő szám…”-tól a „Másolat helyes”-ig, és nincs jogi erejük. Ez csak egy segédeszköz a titkári munkához.