Mikor írunk túl impozánsan, és mikor az utolsó mondatunk túlzottan és oda nem illően hivatalos? Natalya Tokar, az üzleti angol tanítási módszertan szerzője kifejezetten Marie Claire számára beszél arról, hogyan is működik az aláírás-hierarchia.

Amikor Németországban mesterképzésen tanultam, ugyanezt a kérdést tettem fel magamnak – hogyan kell helyesen befejezni egy német nyelvű levelet, amikor jelentkezem a rektornak, önéletrajzot küldök a munkáltatónak, vagy megkérdezem ismeretlen osztálytársakat, hogy mit kérdeztek. filmelmélet. Angolul tudtam, hogyan kell mindezt csinálni (úgy tűnt nekem), a német pedig egy új nyelv volt, amelyen sokkal jobban beszéltem, mint ahogy írtam. Valahányszor a Google "megmentett", aztán kiderült, hogy csak az emberekkel való kapcsolatomat rontotta el. Nem értettem, hogyan működik az aláírás-hierarchia. Amikor túl impozánsan írok, és amikor az utolsó mondatom a levélben túlzottan és nem megfelelően formális? Tudom, hogy sok ember számára, aki angolul kommunikál ügyfelekkel, partnerekkel, befektetőkkel, ez a hierarchia is érthetetlen. Mire gondolok? Nézzünk egy példát a betűk kezdésére.

név kérdés

Az általános hiba az, hogy egy kifejezést oroszul vesszőig lefordítanak. Például: „Helló, Mr. Péter!" vagy „Helló, Péter!” Az angol nem tesz vesszőt a megszólítások elé, és ritkán látni felkiáltójelet az üdvözlés végén, hacsak egy kebelbarát nem ír neked „Hey you!” vagy „Hey Mike!” stílusban.

A szokásos üzleti levelezés "Kedves" szóval kezdődik, és vesszővel végződik. Lehetséges lehetőségek: „Tisztelt Mr. Jones”, „Kedves James” vagy „Kedves barátaim”, ha követőkre, kollégákra vagy egy másik embercsoportra gondol. A „Tisztelt Hölgyem/ Uram” akkor javasolt, ha nincs mód egy olyan személy nevének megszerzésére, aki segíthet Önnek. Ha van ilyen lehetőség, de te nem éltél vele, akkor nagy valószínűséggel a kukába kerül a leveled. Ha motivációs levelet ír az önéletrajzához, és nem tudja annak a HR-esnek a nevét, aki fel fogja olvasni, vegye a fáradságot és tájékozódjon (a Google általában tájékozott, és készségesen segít). Ha VIP meghívókat küld egy konferenciára, ne hagyja személytelenül a „Kedves” szót. Az emberek szeretik, ha keresztnevükön hívják őket, és ez egy általánosan elfogadott norma, amely az emberhez való udvarias, figyelmes hozzáállást tükrözi.

A „baráti öleléstől” a „kapcsolatok” hideg medencéjéig

Ilyenkor általában felteszik a kérdést: Milyen néven nevezzem őket? "Mister" vagy csak "John"? "Kisasszony" vagy "Mrs"? Röviden, két szabály van:

1. Amikor nőket szólít meg, mindig írjon Ms (kisasszony) kifejezést, hogy elkerülje a konfliktus vagy a félreértés egy csöppet sem. Ez a kezelés bármilyen korú és bármilyen családi állapotú nő számára elfogadható.
2. Mindig úgy szólítsa meg az embert, ahogyan bemutatja magát. Ha Johnként mutatkozik be, küldje el neki a "Kedves János" szöveget. Ha John Smithként halt meg, akkor nem szükséges idő előtt lerövidíteni a távolságot és kihagyni a „Mister” szót. Kezdje a neki írt levelét ezzel: „Tisztelt Mr. Kovács". Ugyanez a szabály fordítva is működik. Ha az első levélben „Kedves János” stílusban köszönt, majd hirtelen úgy döntött, hogy nem kellett volna csak név szerint hívnia (végig a képviseleti vezetővel Kelet-Európa udvariasabbnak kell lenned), és legközelebb írd meg neki: „Tisztelt Mr. Smith”, hirtelen megjelölöd a távolságot. Néha komikusnak tűnik, néha pedig félreértést okozhat. Általában elhatárolódunk azoktól az emberektől, akikkel nem nagyon akarunk foglalkozni, vagy akik túllépték a hitelességünket.

Oroszul valahogy így nézne ki. Először azt írod: „Szia, Vasya!”, Barátságos hangon válaszol, és aláír: „Meghívlak ebédelni! Vasya". És a következő levelet Vasyának kezdi a következő szavakkal: „Kedves Vaszilij Olegovics!” Ti mit gondolnátok Vasya helyében? Valószínűleg Vasya úgy dönt, hogy valamit rosszul csinált vagy írt, mivel hirtelen felkérték, hogy hagyja el a „baráti ölelés” zónát, és ismét a „kapcsolatok” hideg medencéjébe küldték. János is így gondolja. Ezért, ha külföldiekkel dolgozik, figyeljen arra, hogyan mutatkoznak be az emberek, amikor találkoznak, és milyen aláírásokat adnak a leveleikhez.

Egyszerűen a legjobb

Most az aláírásokról. Sok lehetőség van, és mindegyik jelent valamit. Mit jelent például a „legjobb” szó? Ugyanebben a Mastersben volt egy amerikai professzorunk, aki mindig így fejezte be az e-mailjeit: „legjobb, Susan”. Akkoriban számomra ez egy teljesen új illemszabály volt az angol nyelvben, amit, ahogy nekem úgy tűnt, nagyon jól tudtam.

Kiderült, hogy ez a legbiztonságosabb módja az üzleti levelek befejezésének. Az árnyékhierarchia így néz ki:

"Minden jót kívánok, Susan", "Minden jót, Susan" és "A legjobbakat, Susan"

Az első lehetőség a leghivatalosabb. Fokozatosan haladsz a harmadik lehetőség felé. Ha a holnapi projekt megbeszélésekor, hogy ki és hogyan fogja bemutatni a projektet, már 25-ször váltott levelet egymással, akkor hülyeség minden alkalommal azt írni, hogy „minden jót kívánok”. Már a "legjobb" is felesleges lesz. A legutóbbi számokban a Bloomberg azt írta, hogy manapság az emberek az e-maileket inkább szöveges üzenetként kezelik, különösen, ha a levelezés valós időben történik. Vagyis azonnal válaszol valamilyen probléma megoldására. Teljesen elfogadható az ilyen levelek köszönés és udvarias búcsú nélkül hagyása.

Különösen az olyan szolgáltatások térnyerésével, mint a Slack, az e-mailek egyre inkább szöveges üzenetekké válnak: az emberek nem köszönnek vagy búcsúznak, hanem rögtön a lényegre térnek. Amikor azonban levelet írunk egy potenciális ügyfélnek, partnernek vagy munkáltatónak, az etikett szabályai továbbra is érvényesek. Nem köszönni és nem búcsúzni először (sőt másodszor is) attól, akinek írsz, akkor is udvariatlanság.

Üdvözlettel vagy legmelegebb üdvözlettel

A levélben való elválás legkedveltebb változata az orosz nyelvterületen a „üdvözlettel”. Minden vele kezdődik, főleg ha hideg levélről van szó, és még életében nem találkozott a címzettel. Ez a lehetőség azt jelenti, hogy udvarias vagy, de tartsd a távolságot. Személytelen, és nem fejez ki semmilyen kapcsolatot a beszélgetőpartnerrel. Később az emberek „kedves üdvözletre” váltanak, jelezve ezzel, hogy nagyobb a bizalom a kapcsolatban. A "meleg üdvözlet" vagy a "legmelegebb üdvözlet" túlságosan "meleg" búcsú lehet, ha a felszerelések szállításának lehetőségeiről beszél. Leggyakrabban az emberek gyorsan csak „üdvözlettel” váltanak, és minden alkalomra hagyják. Ugyanez a Bloomberg azt írja, hogy az „üdvözlet” és a „legjobb” a két legsemlegesebb, és ezért a legnépszerűbb módja a betűk befejezésének.

Mi lesz a többivel? Az „őszintén” valóban „őszinte”, vagy a „búcsúzás” szándékosan formális módja? A "cheers" akkor megfelelő, ha egy céges buliról fotókat osztunk meg, vagy lehet ilyeneket írni egy ügyfélnek? Mindenesetre az írásmódja tükrözi a beszélgetőpartnerhez való hozzáállását. Sőt, különböző nyelvi egységek sokféle kapcsolatot létesíthet vagy megszilárdíthat az emberek között. A külföldi ügyfelekkel, befektetőkkel és menedzserekkel való kommunikáció valós gyakorlatának következtetéseit osztom meg Önnel. Érdeklődhet olyan kiadványokban is, mint az Inc., a Business Insider, a Bloomberg, vagy megkérdezheti Will Schwalbét, a KÜLDÉS: Miért e-maileznek olyan rosszul és hogyan tegyük jobban című bestseller társszerzőjét. Nagyon hasonló ajánlásokat adnak.

Tehát nézzük meg az egyes opciókat külön-külön.

"Tisztelettel"- valószínűleg a legelavultabb és leghivatalosabb verzió. Mély tiszteletét fejezi ki a beszélgetőpartner iránt. A kifejezés meglehetősen elfogadható a Közel-Kelet és a Közel-Kelet országaiban, de ritka a nyugati kultúrában, és csak akkor használatos, ha a levelet a „Tisztelt Uram” szavakkal kezdte.

"Üdvözlettel" vagy Tisztelettel jó lehetőség, ha különösen udvariasnak kell lenni, de semmi több. Itt nincs "melegség" vagy "őszinteség". Így fejezi be a levelet az ügyvéd, aki akkor is kiad egy elképzelhetetlen számlát, vagy akivel üzleti nézeteltérésed van, de érdemes továbbra is együttműködni és szakmai távolságot tartani. Így lehet és kell befejezni egy lehetséges munkáltatóhoz intézett kísérőlevelet. Így töltenek fel egy keresztnévvel kezdődő levelet („Kedves John” / „Kedves Mr. Jones”).

Egy árnyalat: "Üdvözlettel" igazán tükrözheti az ember iránti áhítatos és őszinte hozzáállását, ha levelet ír rokonának, családtagjának vagy nagyon közeli barátjának. De mivel ez a rovat az üzleti kommunikációnak szól, pontosan arra fogok koncentrálni, hogy holnap mire lehet szüksége az irodában.

Legjobb- a legbiztonságosabb és legnépszerűbb lehetőség a fuvarozók közötti üzleti levelezésben angolul. Ha kétségei vannak, írja be ezt a négy betűt, egy vesszőt és a nevét.

Kösz- szintén biztonságos, de unalmas lehetőség. Az emberek mindenhol azt mondják, hogy „köszönöm”, még akkor is, ha valójában nem köszönnek meg semmit, ezért akkor használja, ha valóban „köszönöm” akar lenni. Adjon hozzá egy felkiáltójelet – „Köszönöm!”, jelezve, hogy nem írja automatikusan ezt a szót.

"Nagyon köszönöm"- ezt jó lehetőség ha valaki segített, vagy megígérte, hogy segít, és őszintén szeretné kifejezni háláját. Máskor képletesnek és őszintétlennek tűnik.

TTYL, TAFN stb. Tehát ne írj, bármennyire is szeretnéd kimutatni, hogy ismered ezeket a rövidítéseket. TTYL ("később beszélünk") vagy TAFN ("egyelőre ennyi"). Az ilyen lehetőségek nem professzionálisak, és megzavarhatják beszélgetőpartnerét, aki nem ismeri őket, vagy nem szokott ehhez a kommunikációs stílushoz (az Outlook még mindig nem egy hírnök).

"Várom". Akkor érdemes ezt a kifejezést használni, ha valóban hamarosan találkozik valakivel, Skype-on találkozik, vagy telefonos változtatásokat követően megbeszél egy projektet. Más esetekben jobb, ha nem használja.

"Hamarosan beszélj veled" / "Hamarosan beszélj"- az első lehetőség formálisabb, a második - egyszerűbb. Akkor kell őket használni, ha valóban hamarosan beszélni szeretne ezzel a személlyel. Ellenkező esetben nem őszinte, és nem szolgálja a beszélgetőpartnerrel való kapcsolatának javítását.

"Hamarosan"- így írnak, amikor nem adtak meg minden információt a levélben, és megígérik, hogy írnak egy másodikat - kiegészítésekkel és egyéb kérdésekre adott válaszokkal. Ha nem fogod ezt megtenni, jobb, ha megpróbálsz mindent egyszerre leírni, mint olyan embernek bélyegezni, aki mondja és nem. Keveset ígérj, sokat teljesíts.

"XX"- ezt a lehetőséget óvatosan kell használni, és jobb, ha nem saját maga kezdeményezi. Egyáltalán nem használom üzleti levelezésben. Számos szakértő egyetért velem. Van azonban olyan vélemény is, hogy bizonyos helyzetekben ez az aláírás megfelelő. Például az "Alisa X" egy lehetőség barátságos, de még mindig professzionális jegyzetekre vagy levelekre, ha ezek a "barátságok" már kialakultak. Ha nem, ne kísértsd a sorsot, és ne húzz először két keresztet. Ez azt jelenti, hogy "csók".

puszi- ez a lehetőség teljesen elfogadhatatlan, és azt jelenti, hogy "csókolom és ölelem". Mentse el közeli barátainak és bárkinek, akivel flörtölni szeretne.

Egészségére- olyan opció, amely jelzi egy amerikainak, hogy nagy valószínűséggel Angliából vagy Ausztráliából származik, vagy úgy tesz, mintha ezekkel az országokkal rokon lenne. Az Egyesült Államokban rendkívül ritkán használnak ilyen aláírást. A szakértők azt javasolják, hogy tedd fel magadnak a kérdést: „Kimondanád ezt a szót hangosan egy másik ember arcába?”, és ha nem, akkor ne használd aláírásként.

["A neved"]- ha csak a nevével fejezi be a levelet, ez egy meglehetősen "hideg" és "éles" módja a búcsúnak. Mégis érdemes hozzátenni valamit, mielőtt emlékezteti az illetőt, hogy mi a neve, és ezzel demonstrálja az együttműködéséhez való hozzáállását – a jelenben vagy a potenciálisan.

Első kezdőbetű (pl. „A”)- egyesek az aláírásban nem a teljes nevet írják, hanem csak egy betűt. Ha emlékszel, a cikk elején tisztáztam, hogy a levelek aláírásának módja határozza meg, hogy miként lépnek kapcsolatba Önnel. Ha valaki egy „W” betűt tesz a végére, nehéz megmondani, mit jelent. Hogyan lehet kapcsolatba lépni vele? Will vagy William? Vagy Wolfgang? Volt egy vicces tapasztalatom az Airbnb-vel. Lefoglaltam egy apartmant, és a tulajdonos egy "E" betűvel írta alá a leveleit. Nagyon kínos volt számomra minden következő betűt „Hello E” szavakkal kezdeni, de nem volt más lehetőségem. Amikor találkoztunk, kiderült, hogy ez egy lány, egy japán nő, és tényleg ez a neve - "én". Japánul ezt a nevet hieroglifákkal ábrázolják, de a lány inkább nem bonyolítja az emberek életét – angolul egy betűbe írja a nevét, és kéri, hogy így szólítsák meg.

Belefáradt a „Tisztelettel az Öné”-be, és valami újat szeretne? A MediaDigger csapata, egy olyan platform, amely automatizálja a névjegyek adatbázisának tárolását, és lehetővé teszi tömeges, személyre szabott levelek küldését azon keresztül, olyan alternatív aláírásokat készített, amelyek segítségével befejezheti e-mailjeit. Végül is, bármi is legyen, az e-mail továbbra is a fő út üzleti kommunikáció:

1. Tisztelettel- A klasszikusok szerelmeseinek. A legbiztonságosabb lehetőség.

2. Tisztelettel- Ebben van valami, de nem mindenki engedhet meg magának egy ilyen aláírást. Egy bizonyos módon kell lenni és kinézni.

3. Üdvözlettel– Valamivel kevésbé formális és üzleti levélben alkalmazható.

4. Csak írjon be egy nevet- Egészen alkalmas, különösen olyan esetekben, amikor aktív levélváltás van.

5. Az Ön kezdőbetűi- Szintén elfogadható, de felvetődik a kérdés, miért nem lehetett csak úgy teljes egészében leírni a nevét, és marad egy kellemetlen utóíz.

6. Legyen szép napod- Az utolsó levélnek, amikor nem vár mást a beszélgetőpartnertől a nap folyamán, ez teljesen megfelelő.

7. Szép hetet- Ugyanaz, mint a „jó napot”, csak akkor, ha a héten már nem kommunikálsz.

8. Üdvözlettel– A „respectfully” angol változata. A legbiztonságosabb az üzleti kommunikációhoz. Néhány oroszul beszélő csak ezt az aláírást használja. Elvileg ez elfogadható, de ha sokat kommunikálsz külföldiekkel és ezt mindenki tudja. Különben kicsit furcsán néz ki.

9. Üdvözlettel- Ugyanaz, mint üdvözlettel, de egy kicsit kevésbé formális.

10. Baráti üdvözlettel„Soha nem láttam ilyet, de hallottam róla. Azt szeretném mondani, hogy a 70-es évekből telefonáltak és kérték, hogy adják vissza nekik az aláírást.

11. Hamarosan találkozunk- Abban az esetben, ha megállapodtak abban, hogy a közeljövőben találkoznak, és hangsúlyozzák, hogy emlékszel rá.

12. Sok sikert a kemény munkához!- Egy ilyen aláírás akkor használható, ha valakinek segíteni próbált (vagy nem sikerült), és megpróbálja valahogy felvidítani a beszélgetőpartnert.

13. Iphone-ról küldve- Valahogy megmagyarázhatod, hogy miért lehetnek elírási hibák a levélben, de úgy tűnhet, hogy a telefonmodelledet mutogatod.

14. Okostelefonról küldve– Biztonságosabb, mint az „Iphone-ról küldve”: a beszélgetőpartner megérti, hogy telefonról írtál, és az automatikus javító elgépelhet, miközben te nem kérkedsz a telefonoddal.

15. Köszönöm a figyelmet- Ezt a kifejezést jobb hagyni azoknak, akik megpróbálnak eladni neked valamit.

16. Köszönöm- Ha igazán hálás vagy, akkor megteheted. De nem szabad minden ilyen levelet aláírni, amikor utasítást adsz valakinek. Rendezett hangot ad.

17. Tökéletes tisztelettel Azoknak, akik szeretnek kitűnni. Kicsit romantikus.

18. Kérjük, gondoljon a természetre, mielőtt kinyomtatja ezt a levelet.„Először is ne hibáztass senkit. Másodszor, ez a felirat néha hosszabb lehet, mint maga a levél szövege. Harmadszor: nyomtat most más is betűket?

19. Szervizre kész– Hmmm. Egyszerűen nem.

20. Szeretettel- Kedves és elfogadható, ha már régóta ismeritek egymást.

21. Sok szerencsét- Megfelelőbb, ha nem számít arra, hogy a közeljövőben kommunikáljon valakivel.

22. Csókolózz erősen- Alkalmas rokonok és szerettei számára.

23. Atyai gyengédséggel- Megteheti, de csak akkor, ha valóban apa vagy, és csak megtanulta, mi az internet.

24. Örökre a tied- Jobb, ha elindul az anyakönyvi hivatalba.

25. Szép hétvégét- Ezt általában azok írják, akik szorgalmasan próbálják elrontani helyetted, pénteken a munkanap végén küldenek egy levelet, amelyben jelzik a tennivalókat. Általában lehetséges, de ha nem terhelsz valakit, különben szarkazmus árad belőle.

26. Szívélyes üdvözlet- Megengedhető abban az esetben, ha Ön korábban „elvtársnak” szólította egymást, mindenki más nem.

27. Engedelmes szolgád- Erősen bűzlik a toánkodástól, és nehéz elképzelni egy olyan helyzetet, ahol valóban helyénvaló lenne.

28. Őszintén odaadó önnek- Ugyanazok a problémák, mint az "Engedelmes szolgád".

29. Várja a további gyümölcsöző együttműködést- Kicsit hosszú, de elfogadható például az első betűhöz, ha idegennek ír.

30. Csók- Ha írsz a másik felednek, akkor az megengedett.

Tudsz több lehetőséget? Írjon nekünk a címre

Múlik az idő, minden változik, a technológiai fejlődés ugrásszerűen halad, de egy dolog még mindig változatlan. Távoli őseinkhez hasonlóan nekünk is szükségünk van az állandó információcserére. És bár most már könnyedén felhívhatjuk a kívánt beszélgetőpartnert, de néha ez nem lehetséges, és akkor leveleket kell írnunk. És annak érdekében, hogy a legkedvezőbb benyomást hagyja a címzettben, nagyon fontos az írott üzenet helyes összeállítása és helyes befejezése, amit nem mindenki tehet meg. Tehát most megpróbáljuk kitalálni, hogyan fejezzük be barátainak, rokonainak vagy üzleti partnereinek írt leveleit.

Ismert embereknek írt levelek elve

Mielőtt elkezdené foglalkozni az üzenet végével, fontos, hogy magát a levelet helyesen írja le, egy nagyon egyszerű szabályok. Amikor üzenetet küld barátoknak, rokonoknak, barátoknak, valójában nem is kell igazán gondolkodnia azon, hogy milyen legyen az Ön által írt mintalevél. Itt elég lesz egyszerűen feltételesen három részre osztani az üzenetet.

Az üzleti partnernek szóló üzenet viszont teljesen másképp van megírva. Először is, az üzenet stílusa szigorúan formális legyen, egyetlen hibát se tartalmazzon, a levélminta pedig hivatalos forrásból származzon. Azonban annak ellenére, hogy van különböző típusoküzleti levelezés és ezek számos jellemzője, bármilyen üzleti üzenethez hozzávetőleges tervet készíthet.

1. A címzett cég nevét tartalmazó hivatalos üzenet fejléce, amely tartalmazza a címzett személy vezetéknevét, utónevét, családnevét és beosztását, amely alatt a levél kelte és regisztrációs száma szerepel.
2. A levél címe és főszövege tömör, de minden szükséges információt tartalmaz.
3. Az üzenet vége, amelynek számos sajátos árnyalata van, tehát hogyan fejezzük be az üzleti levelet , később beszélünk, és a legvégén az üzenet elküldésének dátuma és a feladó aláírása - vezetékneve, keresztneve, családneve és beosztása.

A barátoknak vagy rokonoknak írt levél befejezése

Most itt az ideje, hogy részletesebben foglalkozzon azzal, hogyan kell pontosan befejeznie az üzenetet egy jól ismert vagy kedves személynek, hogy a legkedvezőbb benyomást keltse, és a beszélgetőpartner a lehető leghamarabb válaszoljon.

Mindenekelőtt egy barátnak, rokonnak, ill közeli személy figyelmesen olvassa el az üzenetét. Az üzenet elolvasása után valószínűleg szeretne még valamit hozzátenni, javítani vagy kiegészíteni, hogy a szöveg minél teljesebb és érthetőbb legyen. Ezt követően ajánlatos újra elolvasni a levelet, ami után már csak egyfajta "epilógus" hozzáadása a végére, tisztázva az üzenet fő gondolatát, és melegen elköszönünk tőle. a beszélgetőpartnered.

A hivatalos levél vége

Az üzleti levelezésben talán az üzenet befejezése játssza a legfontosabb szerepet. Éppen ezért az összeállításnál különös figyelmet kell fordítani arra, hogyan fejezzük be az üzleti levelet az etikett és a jó modor betartása érdekében. És az első dolog, mielőtt megírná az üzenet utolsó részét, újra el kell olvasnia a levelet, ki kell javítania az összes hibát, és helyesen kell formáznia, hogy a szöveg jól olvasható legyen, és fontos pontokat azonnal észrevehetőek voltak a vastag betűs kiemelés miatt.

Az ilyen előkészítés után folytathatja a levél végét. Ha több lapból áll, akkor a végén fontos egy pár bekezdésből álló összefoglalót készíteni az üzenetről, amelyben az üzenet legfontosabb pontjait kell tükrözni, hogy könnyebb legyen az üzenet a címzett megírja a választ. Ha kicsi a levél, akkor nincs szükség összefoglalóra, így a végén elég lesz csak elköszönni, tisztelettel megszólítva a beszélgetőpartnert, és aláírni.

Baráti vagy üzleti levelezés külföldivel

Századunkat határokat törlő időnek tekintjük. És ez nem véletlen, hiszen a telekommunikációs technológiák világában nem csak honfitársainkkal, hanem külföldiekkel is kommunikálhatunk. Azonban miután úgy döntött, hogy levelet kezd egy másik országból származó személlyel, először is fontos, hogy szabadon kommunikáljon anyanyelv, másodszor, hogy legalább egy kicsit ismerje a külföldiek mentalitását, harmadszor pedig tudja, hogyan fejezze be a leveleket úgy, hogy a beszélgetőpartner örömmel olvassa azokat. De mindegy, hogy melyik országból származik a levél címzettje, nem számít, milyen a levelezés - üzleti vagy baráti, nagyon fontos, hogy kölcsönösen udvariasak legyünk benne, mindenképpen üdvözöljük a beszélgetőpartnert, és udvariasan elbúcsúzunk tőle.

Az üzenet utolsó sorai

Üzenete végéhez közeledve nagyon fontos tudni, hogyan fejezze be leveleit egy utolsó mondattal, amely minden tiszteletét és együttérzését fejezi ki a beszélgetőpartner iránt.

Tehát egy barátnak, szeretett személynek vagy rokonnak írt levél utolsó sora így hangozhat:

• Szeretettel, (a neved).
• Remek hangulat!
• Találkozunk.
• Válaszra várva.
• Add át üdvözletemet mindenkinek.
• Hamarosan találkozunk.

De a hivatalos üzenetet tisztelettel kell írni a címzettnek szóló levél végére, minden ismerős nélkül. Tehát az üzleti üzenet írásának befejezése után a döntőbe kell írnia:

• Várom a gyümölcsöző együttműködést.
• Tisztelettel (teljes neve és beosztása a cégnél).
• Tisztelettel (teljes neve és beosztása a cégnél).
• Köszönjük, hogy elfogadta ajánlatunkat.
• Kérjük, a lehető leggyorsabban válaszoljon.
• Ha további információra kíváncsi, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot.

Az utolsó levél „trükkjei”.

Hogyan lehet növelni a döntő hatékonyságát és aktivitását?

Az aktív és érzelmes kifejezések utolsó levélben való használatának különböző lehetőségei különböző hatásokat válthatnak ki, és eltérő eredményekhez vezethetnek.

Nézd meg magad:

TANÁCS

Ha Önnek fontos, hogy a kezdeményezést levelezésben tartsa a címzettel/ügyféllel; ha fontos, hogy „tartsa az ujját a pulzuson”, és hozzájáruljon a kérdések dinamikus megoldásához, alaposan fontolja meg az utolsó levél aktív részét!

A levél végén olyan szöveggel kell végződnie, amely a címzett/ügyfél számára egyértelmű a következő lépésekkel kapcsolatban.

Ne hagyja, hogy az ügyfél egyedül találgassa, mit kell tennie, amikor megkapja a levelét. Ügyeljen arra, hogy közölje, milyen lépéseket vár el tőle, és mikor kell megtennie ezeket.

A döntő hatásos részének olyan információkat kell tartalmaznia, amelyek választ adnak a következő kérdésekre:

– Mi a következő lépés? és "Mikor kell ezt megtenni?"

A helyzettől függően módosítani kell a döntő kategorikusságának mértékét.

Tartson megfelelő arányt a finálé hatásos és imázs része között.

Ne feledje: a döntő képkomponense jól működik a pozitív érzelmi hangulat megteremtésében a kommunikáció során, de jelentősen csökkentheti a levél hatékonyságát, „elmoshatja” a célt, és „lassú” válaszra készteti a címzettet.

Tedd aktívabbá a döntőt, őrizd meg a kezdeményezést!

Konkrét helyzetek

Gyakran előfordul, hogy nagyon fontos, hogy tudjuk a címzett válaszát (az „igen” vagy „nem”) választ. A helyzet csiklandóssága ugyanakkor abban rejlik, hogy nincs jogunk jelezni és ragaszkodni a választ és annak időzítését. Egy ilyen jelzés helytelennek, idő előttinek, udvariatlannak és néha kifejezetten tolakodónak tűnhet.

Például egy levélben érdeklődik a címzettem a lehetőség iránt, hogy üzleti levelező képzést tarthasson beosztottjai számára. Válaszlevelemben részletesen ismertetem egy ilyen tréning lebonyolításának lehetőségét, ebből adódóan fontos számomra, hogy ne veszítsem el a címzettel folytatott párbeszéd fonalát, és megismerjem döntését. És fontos, hogy ezt a lehető legpontosabban tegyük. Hogyan?

Ilyen helyzetekben jól működik egy trükk, amelyet „Következő cselekvés jelzésének” neveztem.

A fogadás lényege: irányítsa a címzettet/ügyfelet egy olyan eseményre/cselekedetre, amely a válasz kézhezvétele után azonnal bekövetkezik.

Például: "Ivan Ivanovics, kérem, tudassa velem, mennyire érdekli az ajánlatom, és azonnal megegyezhetünk a képzés időpontjában és részleteiben."

A döntő változatai a későbbi akciók feltüntetésével:

– Írjon a döntéséről – és azonnal megkezdjük a dokumentumok feldolgozását.

"Amint megkapjuk Öntől a választ, készen állunk a módosított fizetési ütemezés elküldésére."

"Írja meg, hogy az elküldött lehetőségek közül melyik felel meg Önnek a legmegfelelőbbnek - azonnal küldök konkrét részletes tájékoztatást a regisztráció menetéről."

– Várom öntől a beszkennelt dokumentumokat – és azonnal kiadom a fizetési megbízást.

"Tájékoztasson minket a választott lehetőségről - és készen állunk arra, hogy elküldjük Önnek kereskedelmi ajánlatunkat."

"Írja meg, melyik opció felel meg Önnek a legjobban - és azonnal részletesen elmondhatom a kártya kiállításának menetét."

Amikor a finálé aktív részével dolgozunk, ne feledkezzünk meg az érzelmi részről, mivel a pozitív érzelmek messze nem az utolsó dolog az üzleti kommunikációban.

Az indiai bölcsesség azt mondja: "Semmi sem bátorít úgy, mint egy kedves szó." A film hívószava pedig ezt visszhangozza: "A kedves szó is kellemes egy macskának." Miért ne fejezhetnénk be kedves szóval egy levelet tisztelt címzettünknek?

A finálé képi/érzelmi része

Az üzleti levél (és a levél egésze) fináléja méltóbbnak és professzionálisabbnak tűnik, ha álláspontunk bemutatásával együtt figyelünk címzettünk/ügyfelünk érdeklődésére és személyiségére.

KÉSZ KLÍSÉK (GYORSABB ÍRÁSHOZ)

Képes/érzelmi kifejezések lehetőségei az utolsó levélben:

Várjuk az együttműködést!

Örömmel működünk együtt Önnel!

Kérdéseire szívesen válaszolok.

Ha kérdése van, forduljon hozzánk bizalommal. Biztosan válaszolunk rájuk!

Ha kérdése van - írjon vagy hívjon. Biztosan válaszolunk!

Gyümölcsöző együttműködést várunk...

Mindig készen áll arra, hogy segítsen és válaszoljon kérdéseire.

Tisztelettel…

Tisztelettel…

Tisztelettel és a gyümölcsöző együttműködés reményében…

Őszintén remélem, hogy együttműködésünk pozitív és eredményes lesz.

Örömmel látjuk Önt is elégedett ügyfeleink között!

Köszönjük az együttműködést!

JEGYZET. FONTOS!

Amikor a döntő kép részével dolgozik, fontos megérteni, hogy a végső kifejezésnek összhangban kell lennie a levél tartalmával. Gyakran előfordul, hogy beírjuk a végső képkifejezést az aláírási blokkba - és sajnos nem mindig felel meg magának a levélnek a szemantikai kontextusának. Halott sablonná változik, amely nem tölti be eredeti célját, vagy (rosszabb) ellentmondani kezd a levél tartalmának.

Ennek megerősítése az alábbi levélben található.

Feladó: Ivanova Valentina

Elküldve: 2010. augusztus 26., csütörtök, 19:13

Címzett: Nyikolaj Petrovics

Tárgy: Megüresedett főkönyvelői állás

Jó estét, Nyikolaj Petrovics!

Az Ön szolgálatában lévő főkönyvelői állásra jelentkezők kiválasztásával kapcsolatban írok Önnek. Az állás több mint két hónapja nyitott. A helyzet meglehetősen nehéz.

Július végén találkozót tartottak Jekaterina Kozlovával, egy igazi és méltó jelölttel az üresedés betöltésére. Minden gyakorlati feladatot teljesített, átadtuk az Önök szolgálatába. A feladatok eredményeit még nem elemezték. Múlt hét elején további 2 db könyvelői állásra jelentkező kérdőívet és ezen jelöltek kérdéseire adott válaszait küldtük el Önnek. A helyzet ugyanaz – nincs válasz. Nyikolaj Petrovics, biztos vagyok benne, hogy nincs értelme folytatni a munkát ebben a szellemben.

Tájékoztatom, hogy a mai naptól a főkönyvelői állás megüresedése nem sürgős kategóriába kerül. Ez azt jelenti, hogy amennyiben a személyzeti osztályon kellően nagy számú aktuális betöltetlen állás van, akkor a főkönyvelői posztra maradandó jelölteket keresünk.

Jó hangulatotés további szép napot!

Valentina Ivanova

Emberi Erőforrások vezetője

TANÁCS

Ügyeljen arra, hogy az utolsó érzelmi kifejezés hangját korrelálja a levél fő tartalmával. A munka felgyorsítása érdekében tartsa kéznél a közhelyes kifejezések listáját.

A képi kifejezés univerzális változata a következő mondat: „Tisztelettel…”

Csak ez helyezhető el egy automatikus aláírási blokkba. Minden más képi kifejezés további figyelmet és a levél tartalmával való összehangolást igényel.

Figyelem! A levél végén kerülje el a hibákat a következő kifejezések használatában:

"Köszönjük megértését" / "Köszönjük megértését"

"Kösz a figyelmet"

"Minden jót!"

"Minden jót!

"Sok szerencsét!"

Vizsgáljuk meg részletesebben.

Utolsó mondat: "Köszönjük megértését!" / "Köszönjük megértését"

Ennek a kifejezésnek a bocsánatkérés szemantikai konnotációja van. Ezért csak olyan esetekben használja, amikor bocsánatot kell kérnie a címzetttől.

Lásd alább a betűlehetőségeket. Ügyeljen arra, hogy az utolsó mondat hogyan változtatja meg a levél jelentését.

Ne használja ezt a kifejezést olyan helyzetben, amikor hálát szeretne kifejezni egy közös munkáért. Ebben az esetben a kifejezések organikusabban hangzanak:

"Köszönjük az együttműködést!"

"Köszönjük a gyümölcsöző együttműködést!"

Ezenkívül ne használja ezt a kifejezést arra, hogy megköszönje a címzettnek az Ön információira fordított figyelmet, és kifejezze reményét, hogy minden világos számára. Ezekben az esetekben más lehetőségek is megfelelőek:

„Igyekeztem a lehető legpontosabban megfogalmazni a helyzet lényegét. Ha ugyanakkor néhány pont érthetetlen marad az Ön számára, kérem, jelezze, és részletesebben kifejtem”;

„Ha a küldött információkban nem egyértelmű pontok vannak, kérjük, jelezze felénk. Megteszem a szükséges megjegyzéseket”;

„Megpróbáltam a lehető legrészletesebben elmagyarázni a kérdés lényegét. Viszont ha van még kérdésed írj, szívesen válaszolok.

Befejező mondat: "Köszönöm a figyelmet"

Ennek a kifejezésnek a használatakor fontos megérteni a következőket. Csak üzleti helyzetben helyénvaló, amikor kifejezi köszönetét a kérésére/kérdésére adott válaszában Önre fordított figyelemért. Hangzásban és jelentésben helyesebb lenne egy ilyen helyzetben: „Köszönöm a rám fordított figyelmet.”

A "Köszönöm a figyelmet!" egyáltalán nem helyénvaló olyan helyzetben, amikor Ön egy üzleti levél kezdeményezője.

Miért? A lényeg a szemantikai szubtextusa. Általában a "Köszönöm a figyelmet" kifejezést használjuk, hogy megköszönjük azt a figyelmet, amelyet nem lehetett volna fordítani. (Tipikus példa egy ilyen helyzetre a mindennapi életben: információ a tévében az időjárás-előrejelzésről.)

Befejezve tájékoztató üzenetünket ezzel a kifejezéssel, két szemantikai jelentést közvetítünk:

1. „Hálás vagyok neked azért az időért, amit rám adtál, hiszen jogod volt nem hallgatni rám”;

2. "Viszlát" ("Köszönjük mindenkinek. Mindenki ingyenes").

Mindkét szemantikai jelentés szervetlen egy üzleti levél esetében.

Először is, nem helyénvaló ilyen kategorikusan elbúcsúzni az ügyféltől, nem hagyva okot és reményt a párbeszéd folytatására.

Másodszor, furcsa és helytelen olyan leveleket írni, amelyek relevanciájában nem biztos. Még ha ilyen levelet ír is, azt az információ hasznosságának és alkalmazhatóságának jelzésével kell befejeznie.

Összegzés: a "Köszönöm a figyelmet" kifejezés szervetlen az üzleti levél végén.

Ehelyett jobb a következő kifejezéseket használni:

„Őszintén remélem, hogy információink segíteni fognak…”

„Biztosak vagyunk abban, hogy ez az információ hasznos lesz…”

„Őszintén remélem, hogy az általam adott információ hasznos lesz / segít…”

Kifejezések a fináléban: „Minden jót!” / „Minden jót!”

Mindkét kifejezés az udvarias, de végső búcsú változata. Olyan helyzetekben megfelelőek, amikor érdekeltek vagyunk a párbeszéd befejezésében.

Ha jó vagy őszinte részvételi kívánságunkat szeretnénk kifejezni az ügyfélnek/címzettnek, akkor a „Minden jót!” és "Minden jót!" jobb lecserélni erre:

"Szép napot!"

"Jó hangulatot és szép napot!"

"Üdvözlettel..."

"Őszinte üdvözlettel..."

Befejező mondat: "Sok szerencsét!"

Ez a rövid kifejezés a levél végén két szemantikai konnotációt hordoz.

1. Kívánság a jövőbeni körülmények sikeres kombinációjára.

2. Annak jelzése, hogy a küldő címzett nem kapcsolódik ezekhez a körülményekhez („ez nélkülem, az én részvételem nélkül fog megtörténni”).

Döntse el saját maga, mennyire elfogadhatóak ezek a szemantikai összefüggések az ügyfelekkel/partnerekkel folytatott levelezésében.

Tehát tisztáztuk a kérdést az egyértelmű írás fő eszközével - a szerkezetével. Az áttekinthetőség alapja egyértelműen három figyelempont, köztük a levél fináléjának „trükkjei”.

Ez egy „szemantikai háromszög”, a levél egyfajta „szemantikai kerete”.

Most ebben a "keretben" kell elhelyeznünk a levél fő tartalmát. Úgy helyezze el, hogy címzettünk számára a lehető legnagyobb tisztaságot, gyorsaságot és kényelmet biztosítsa az olvasás és az észlelés terén. A Clarity eszközök segítenek ebben. Emlékeztessük őket.

1. A levél áttekinthető szerkezete (három figyelemponttal együtt) - ezt már elsajátítottuk.

A következővel pedig meg kell küzdenünk.

2. A levél térfogata, kényelmes az észleléshez.

3. Információk bemutatása a címzett számára rendkívül érthető logikában (5 x 5 alapelv).

4. A szöveg rendszerezésének, kifejezőképességének grafikus eszközei: bekezdések, címsorok, számozás.

5. A pályázat jellege (volumen és szerkezet).

Menjünk sorban.